Formulare in Word und PDF / TU BS / 20.02.2018

Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 20.02.2018 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 das Seminar "Formulare in Word und PDF" statt.

Mit Word kann man schnell und effizient Formulare mit Hilfe von Inhaltssteuerelementen (ISE) erstellen oder die klassischen Formulartechniken von Word nutzen.
Und mit Adobe Acrobat kann man PDF-Formulare für unterschiedliche Nutzungs-szenarien erzeugen und auswerten.

Wir werden in unserem Seminar die folgenden Themen praktisch erarbeiten:

Schnelle Word-Formulare mit Inhaltssteuerelementen (ISE)
Klassische Formulare mit Abschnitten und Dokumentvorlagen
PDF Formulare mit Adobe Acrobat
Übungen und Praxisbeispiele

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65, HS 65.3
Zeiten: Di, 20.02.18; 09.00 - 16.00 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

Dienstag, 20.02.2018, 09.00 - 16.00 Uhr

Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
Downloads (Anm.: temporär im Seminar!) auf Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes
Mustermappe PDF Standard (TU Braunschweig)
Hinweis auf Einhaltung der CD (Corporate Design) Standards der TU BS
Dokumentation: "Mustermappe PDF Standards 01.2016.pdf" (siehe Downloads OneDrive)
Formular Platzhalter (eine Übersicht)
Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
1. Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente - ISE (*.docx, *.dotx, *.dotm, *.docm - also die neuen Dateiformate nötig)
2. Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools - also bis 2003 die Standardtechnik)
3. ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
Praxistipp: bitte erst die Multifunktionsleiste / das Menüband (bzw. Multifunktionsleiste) „Entwicklertools“ einblenden (Datei - Optionen - Menüband anpassen)!
Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E) oder in den Anwendungen Word und Co:
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen; jeweils: bekannte Dateierweiterungen wieder einblenden lassen!
AutoTexte (hier als Zusatzinfo wegen Nutzung mit Bausteinkatalog-ISE; Tastenkombinationen: F3, Alt + F3)
die klassischen Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3,
Sichern in Dokumentvorlagen (Normal.dotm für Word oder auch in Ihren persönlichen Dokumentvorlagen/Kopfbögen)
Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der AutoText-Namen und Return (bzw. F3);
Tipp: Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Einstellungen - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
Tipp: bitte AutoTexte in Kategorien organisieren, dann lassen sich die erstellten Bausteine effektiver nutzen (siehe später auch ISE Bausteinkatalog)
in Menüband finden: Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - AutoText
Inhaltssteuerelemente - die neuen "einfachen" Formulare (ISE)
Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
Tipp: Nutzung von ISE für Datum in den Dokumenten und Dokumentenvorlagen
Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013/2016 Dokumentformaten (*.docx, *.dotx) sauber verarbeiten und speichern!
Übungen mit den anderen ISE: Kontrollkästchen, Bausteinkatalog (siehe AutoTexte), Kombinationsfeld
mittels Gruppieren werden die Bereiche "geschützt" und mit Tab nutzbar
durch den Entwurfmodus kann man die Tags/ISE sehen (eben auch die Gruppierung erkennen) und kann die Textbereiche wieder bearbeiten
Word - Klassische Formulare (mit Dokumentvorlagen, geschützten Abschnitten und Vorversionstools)
→ Dokumentvorlage vorbereiten (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung
Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen -> Eigenschaften (Link auf rechter Anzeigeseite) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung konfigurieren
→ Formularplatzhalter einfügen und konfigurieren (siehe Vorversionstools)
in Textgerüsten die gewünschten Platzhalter einfügen
→ Abschnitte einfügen (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche)
fortlaufende Abschnittswechsel ergen Dokumentbereiche (Abschnitte - siehe Statuszeile Word)
→ Dokument für Formular nutzen schützen (siehe Menüband Überprüfen - Gruppe: Schützen - Bearbeitung einschränken)
Bearbeitungseinschrankungen für Formulare konfigurieren - entsprechende Abschnitte konfigurieren
Adobe Acrobat (aktuell Teil der DC-Tools - Document Cloud; bzw. der CC - Creative Cloud)
Wikipedia-Artikel zu Acrobat (Link);
Adobe Reader: kostenloser PDF-Leser und Formular-"Ausfüller" für nahezu alle Plattformen (Betriebssysteme); kann auch Kommentare in PDFs einfügen
Adobe Acrobat: kostenpflichtiger PDF-Experte von Adobe, Teil der Creative Suites, letzte Version in CS6: Acrobat X;
als eigenständige Software (siehe Dauerlizenz) bzw. in der Adobe Cloud (als Software-Miete; SaaS - Software as a Service) in Version XI und aktuell Version DC (Document Cloud)
History der Versionen: 7, 8, 9, X (Versionen jeweils: Pro / Standard), XI, 2017 (als Dauerlizenz verfügbar), DC (Versionsnummer: 12)
aktuelle Versionen: https://acrobat.adobe.com/de/de/acrobat/pricing/compare-versions.html
und Preise: https://acrobat.adobe.com/de/de/landing/tt/pricing-individual.html
Zusatzprogramme erläutert: Distiller (PDF-Ersteller/Drucker bei Acrobat dabei), LiveCycleDesigner (PDF-Formularspezialist)
Voreinstellungen (Programmoptionen) bei Adobe Software oft mit Strg + K
Erstellungsprozess PDF-Formulare (typischer Arbeitsablauf)
Vorlage erstellen (mit Word, OpenWriter, InDesign, ...)
Konvertierung nach PDF (z. B. Adobe Destiller oder PDF-Exporttechniken der Tools)
Umwandlung in ein Formular (hier beginnt die Arbeit von Adobe Acrobat)

Formularfelder anpassen / einfügen / konfigurieren
Formular speichern
Hinweis:
für digitale Speichermöglichkeiten der PDF-Formulare durch Adobe Reader (Reader Versionen vor Version XI) mussten die entsprechenden Aktivierungen der Zusatztechniken durchgeführt werden - aktuelle Empfehlung: diese Zusatztechnik nicht mehr integrieren, sondern die Nutzer zur Verwendung neuer Readerversionen anhalten. (Grund: das ergäbe nochmals einen eigenen PDF-Typus)
Übungsszenario für Seminartag
Memo-Notizen-Formular für "Hotline" der TU Braunschweig wurden als Download vorbereitet (s. temporäres Onedrive)
Erstellungsprozess (s.o) exemplarisch durchgeführt und die automatischen Felderkennungen von Acrobat entdeckt und eingeschätzt
Einsatz aller Feldtypen und ihrer Grundeigenschaften,
berechnete Felder (Multiplikation zweier Textfelder),
Validierung von Werten möglich (nicht erlaubte Werte ablehnen)
Umschalten zwischen Formularbearbeitung und Standardansicht Acrobat über entsprechende Werkzeug-Schaltflächen
oder Menüpunkte - Tastenkombination: Umschalten + Strg + 7
Formularfeldtypen
Textfelder: Eingabe von verschiedenen Zeichen mit Hilfe der Tastatur (auch Zahlen / Währung / Datum);
Optimierung von mehrzeiligen Feldern unter Beachtung und Konfiguration von Zeichenlänge und Formatierungen (siehe Schriftgröße: Auto)
Kontrollkästchen: aktiv / deaktiv - "ankreuzen"
Optionsfelder: Auswahl aus einer Gruppe von Möglichkeiten (Optionsgruppe); beim Erstellen auf die automatische Zuweisung zu einer Gruppe achten und diese nutzen
Auswahllisten: Auswahl aus einer Liste von Elementen; bei Mehrfachauswahlen muss Nutzer hierfür die Strg-Taste kennen
DropDown-Listen: Kombination aus Textfeldern und Auswahllisten (inkl./exkl. Option eigene Eingabe möglich)
Schaltflächen: Buttons - für Aktionen wie Formular löschen / zurücksetzen oder Drucken...
Digitale Signatur (Formularnutzer "unterschreiben")
Felder positionieren
Raster nutzen (siehe Strg + U) / am Raster ausrichten;
Hilfslinien mit Maus aus Linealen ziehen und zurücklegen
Mehrer Felder mittels Umschalten bzw. Strg auswählen und über
Kontextmenü / Rechte Maustaste dann Ausrichten, Verteilen, Zentrieren oder Größen anpassen
Felder können im Druck unsichtbar werden; Felder können "als erforderlich" gekennzeichnet werden
Achtung: einfach nur kopierte Felder (Strg C / Strg V) sind Klone (enthalten also automatisch identische Inhalte!)
Formulare auswerten (Anm.: nur kurz durch Trainer gezeigt)
manuell mit Acrobat: "Formulardaten verwalten - Datendateien in Tabelle zusammenführen" und dann in CSV-Datei (oder XML-Datei) exportieren (Erklärung: CSV Comma Separated Value - Textdatei mit Trennern wie Semikolon oder |)
Hinweis: CSV-Daten lassen sich mit Excel einlesen - aber gerne auch mit alternativen Tools wie OpenCalc/LibreCalc oder auch Datenbanken (siehe Access, MySQL, ...); Problem bei Excel: Zahlenwerte wie 24.5 werden in Excel automatisch zu 24. Mai (hier: Punkt beachten bei 24.5 !)
JavaScript Beispiel (Anm.: nur kurz durch Trainer angesprochen)
für Lösungen in PDF-Formulare: Aktuelles Datum (mit JavaScript)
eine beispielhafte Lösung - es gibt auch Lösungen über JS auf Seitenebene, ... (Vorschlag: mal Googeln)
hier wichtig: der Name "txtMemoDatum" muss dem Namen des Datumsfeldes entsprechen!

var datumsfeld = this.getField("txtMemoDatum");
var jetzt = new Date();
var tag = jetzt.getDate();
var monat = jetzt.getMonth() +1;
var jahr = jetzt.getFullYear();
datumsfeld.value = tag+"."+monat+"."+jahr;

Der Einbau von JavaSkript kann neben den gezeigten Bereichen in den Eigenschaften von Formularfeldern auch für das Gesamtdokument eingefügt - also genutzt - werden: siehe hierzu das Werkzeug "JavaScript" des Acrobat!
Anregungen mit anderen JS-Problemlösungen aus Seminaren an der TU BS:
Link: http://pcsystembetreuer.de/office-technik/225-pdf-formulare-tu-bs-24-02-14.html#code-schnippsel-snippets (s. z.B. Nachfrage "Drucken, wenn komplett")
Adobe PDF Formular Spezialsoftware: LiveCycle Designer ES
Spezialsoftware für PDF-Formulare; Assistent mit Vorlagen
Nutzung von Formularvorlagen mit meist Geschäftsschwerpunkten Rechnungen, Listen,...
Beispiel: Datumsfelder mit Auswahllisten und noch "besserem" Datumswechsler
Hinweis auf Trainer-PowerPräsentation mit dem "Roten Faden Acrobat Formulare"
Links auf vorletzter Folie: (auch aktuellere Veröffentlichungen verfügbar)
Übersicht Adobe Acrobat Versionen http://de.wikipedia.org/wiki/Adobe_Acrobat
RRZN Elektronische Formulare erstellen http://www.rrzn.uni-hannover.de/pdfform.html
Creating PDF Forms for Government Ted Padova (100 MB Multimedia-PDF); http://www.tedpadova.com/
Herdt Skript (zu Acrobat X und auch XI) Adobe Acrobat X, PDF-Dokumente erstellen und publizieren; Birgit Szuba; Mai 2011 https://shop.herdt.com/de/product/ACRODC2015
Videotrainings Video2Brain; Link: http://www.video2brain.com/de/search.htm?search_entry=acrobat
Adobe Acrobat X in der Druckvorstufe; PDF-Formulare mit Acrobat X und dem LifeCycle Designer
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