Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 03.11.2022 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Word 2016 - Formatvorlagen" statt. Bitte beachten Sie gerne auch die anderen Beiträge zum Thema Word/Office auf diesem Info-Portal.
Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit den unterschiedlichen Vorlagen- und Formulartechniken in Microsoft Word.
Die Nutzung der Vorlagentechniken steigert die Effizienz bei der täglichen Arbeit mit Word:
- Dokumentvorlagen (neue Dokumente effizient erzeugen)
- Absatz- und Zeichenformatvorlagen (Gliederungen, Abschnitte)
- Professionelle Kopf- und Fußzeilen
- Referenzen (Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Index)
- Einfache Formulare
- Ihre Themen und Fragen
Hier die Rahmendaten zum Seminar:
Ort: Online per BigBlueButton
Zeiten: Do., 03.11.2022; 09.00 - 16.00 Uhr
Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes
Donnerstag, 03.11.2022, 09.00 - 16.00 Uhr
Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
Intro
Intro:
- Orientierungsphase
- Pausen (in Online-Seminaren) - ungefährer Fahrplan für "Übungen + Pausen + Seminarende":
09.00 - 10.30 | Pause | 10.40 - 12.00 | Mittagspause
12.30 - 13.40 | Pause | 13.50 - 14.50 | Pause | 15.00 - 15.55 | Feedback bis Seminarende 16.00 - Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
Hinweis auf Online-Resourcen und Tools
...für die weiteren Arbeiten in Excel-Seminaren... zu beachten: Temporärer Download-Ordner für TN im Seminar
Downloads
(Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes)
Anm.: temporäre Verfügbarkeit je nach Seminar - aber dann auch gerne noch nach den Seminaren inkl. Trainerdatei(en)!) auf Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes
Anleitung: bitte einfach Dokumente sauber markieren und mit Schaltfläche "Herunterladen" auf eigenen Rechner downloaden!
Falls Ihr Browser keine Rückfrage zum Speicherort stellt, dann sollten sich die heruntergeladenen Dateien in Ihrem Ordner Downloads finden lassen.
Trainer-Tools
Screenshots mit Windows Boardmitteln ( Win + Druck )
Anm.: die Screenshots der Seminartage finden Sie nach dem Seminar (gezippt) in der Dateiablage zum Seminar.
Bildschirmlupe mit Windows Boardmitteln ( Win + + ;weglegen der Lupe mit Win + ESC )
Anm.: Bildschirmlupen bzw. Vergrößerungen lassen sich in Online-Seminaren oft nicht optimal einsetzen!
Intro
Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen:
- Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
Microsoft Websites: Tastaturkurzbefehle in Windows oder für Word , Excel - andere Anwendungen lassen sich einfach finden.
PCSYS: eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auch (auf vielfachen Wunsch) auf diesem Infoportal bereitgestellt. - Office Versionen
klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 (Office 365 bzw. Microsoft 365)
Übersicht über aktuelle Office Versionen (Link) - Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen und Seminartagen
tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch immer ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut und zusätzliche Infos dargestellt!
Und meist lasse ich auch weitere Themen/Erläuterungen in den Tagesbeiträgen stehen (siehe z.B. Windows Erläuterungen), die ebenfalls Zusatzfinfos darstellen. - Screenshots:
da sich die Seminarthemen im Seminarrhythmus wiederholen bitte gerne auch die Screenshots der anderen Seminartage durchschauen.
Alle Tages-Screenshots (und Trainerdateien) werden gerne im Nachklang der Seminare digital bereitgestellt!
Roter Faden
Diesen Begriff hört man in meinen Seminaren häufiger ;-). Gemeint ist hier: Das grundsätzliche Verständnis der fraglichen IT-Techniken. Am Besten gleich so, dass man auch nach einer Zeit ohne Beschäftigung mit diesen Techniken sehr schnell wieder in Fahrt kommt.
Unter einem roten Faden versteht man ein Grundmotiv, einen leitenden Gedanken, einen Weg oder auch eine Richtlinie. „Etwas zieht sich wie ein roter Faden durch etwas“ bedeutet beispielsweise, dass man darin eine durchgehende Struktur oder ein Ziel erkennen kann.
Quelle: Wikipedia - Roter Faden
Monitor(e) in Online-Seminar
Online-Seminaren kann man natürlich am Besten folgen, wenn man einen Monitor für die Darstellungen des Trainers (Anm.: bezeichne ich oft als "Beamer") und auf einem zweiten Monitor die eigenen Arbeiten und Übungen durchführen kann.
Für die Teilnahme an Online-Seminaren mit nur einem Monitor (Bildschirm) empfehle ich die effiziente Umschaltung von Fenstern durch Tastenkombinationen.
Tipp: die Tastenkombination Alt + Tab (also die Alt- und dann die Tabulatortaste hinzudrücken) schaltet
- bei gehaltener Alt-Taste mit Tab , Tab , ... durch alle Fenster hindurch und
- mit (kurz) Alt + Tab zwischen den letzten beiden Fenstern hin und her!
Noch effizienter lassen sich bei Windows die "Desktops" nutzen, mit denen man dann nach Wunsch die geöffneten Fenster auf verschiedene "Bildschirme - genannt: Desktops" verteilen kann. Auch diese Desktops lassen sich sehr effizient und schnell per Tastatur wechseln.
Linksammlung
(Kurzauflistung)
- Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung - Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
Anm.: für Kostenerstattung spezielles Formular verfügbar (s.a. Software-Kauf) - Falls wir zu den Logik-Funktionen wie WENN() kommen sollten:
Nassi-Shneiderman Diagramme zur Darstellung / Planung / Dokumentation
von blockorientierten, sauberen Logiken (Wiki-Link)
Seminarende
Bitte das Online-Seminar rechts oben (Drei-Punkte-Menü) über die Schaltfläche "Ausloggen" verlassen!
Anm.: sonst schmeißen Sie ALLE aus der Konferenz!
Word Basics
Arbeitsoberfläche ab Word 2016
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Anm.: diesen kleinen Pfeil brauchen wir dann später z.B. für die komplette Liste mit allen Formatvorlagen!
Ein paar Tipps & Tricks vorweg...
Effektives Markieren
- Wort (Doppelklick),
- Zeile (links neben Zeile),
- Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
- Satz (Strg + Klick in den Satz),
- Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung,
- Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) bzw. mit Strg Anfang Dokument und Ende Dokument
- Manuelle Markieren mit Tastatur mit Umschalten + Cursor
Vom "Groben ins Feine" arbeiten
Erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"; siehe Linker und Rechter Seitenrand)
... dann Absatzformate (mit Absatzformatvorlagen)
... dann Zeichenformate (individuelle Formate mit Zeichenformatvorlagen)
Also: vom Groben ins Feine überarbeiten und dann "Alles" in einer Dokumentvorlage (*.dotx) ablegen und nutzen!
Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link)
Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
Hinweis: 3. Symbol rechts daneben "Liste mit mehreren Ebenen" (Gruppierungen) vermeiden - später bei Formatvorlagen "Überschriften" nutzen!
Kopf-/Fußzeilen
aktiviert per Doppelklick; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt
weitere Einstellungen: 1. Seite, Gerade / Ungerade Seiten anders ergibt dann 3 individuelle Kopf-/Fußzeilen
mit Abschnitten/Abschnittswechsel (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche - Abschnitt-Variante
Tabulatoren (TabStopps)
Übung (siehe auch Kopf-/Fußzeilen)
eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt;
Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts
Tipps zu Farbschema & Designs
Enwurf freien Farbschemas mit Hilfe von Tool wie www.paletton.com (früher: colorschemedesigner.com) oder Kuler von Adobe Photoshop
Die TU Braunschweig besitzt ein festes CI / CD (Corporate Identity / Corporate Design), welches alle zu nutzenden Farben sauber vordefiniert!
Farben
Z.B. Farben aus dem TU BS CD;
Farben landen im Templates-Unterordner - Document Themes - Theme Colors als XML-Dateien:C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\Theme Colors\TUBS.xml
Designentwurf
Schriftart, Schriftgrößen, Farben
Planung und Entwurf mit Hilfe von Skizzen (Scribbles) und Dokumentation
Word Vorlagen
Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm)
... erläutert und Übungen
Die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder auch AutoTexten für die Dokumente!
Neue "Leere Dokumente" basieren auf Dokumentvorlage "Leeres Dokument" / Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner.
Pfad ab Kombination Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
Aktuelle Win10/Office 2016/Office 365: C:\Benutzer\UserName\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen (der neue Templates-Ordner!)
Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung und Nutzung.
Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen.
Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen -> Eigenschaften (Link auf rechter Anzeigeseite) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung konfigurieren
Absatz- und Zeichenformatvorlagen
Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" gemäß Dokument (siehe Ü1 bzw. Ü2 in Absätzen)
Anpassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern
Übung zu Formatvorlagen:
Standard: statt Calibri / 11pt / ändern auf Arial / 12pt und andere Abstände vor/nach dem Absatz
Überschrift 1 und 2: Arial, Schriftfarbe "Automatisch" oder eine der "Designfarben"; Farben bitte niemals manuell "anmischen"
Tipp: Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung ("Liste mit mehreren Ebenen") und dann auf eine Gliederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen
Es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen/Kapitelnummern versehen!
Übungen: Eigene neue Formatvorlagen für Absätze und Zeichen erstellt.
Tipp für Kopieren von Texten aus Websites oder PDFs:
Entfernen von Formatierungen über die Zwischenablage → in einfachste Texteditoren (z.B. mit Editor - Notepad von Windows) einfügen → dann erst zu Word kopieren!
Word Verweise
Verweise (Menüband)
für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)
Hinweis: auf Aktualisierung der Feldfunktionen vor dem Drucken (oder automatisch beim Drucken) achten!
Feldfunktionen
Übungen: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für
- "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
- "SectionPages (Seitenanzahl pro Abschnitt - Feldkategorie: Nummerierung; wichtig für Seriendruck-Dokumente)
- "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
- "FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
- "StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)
Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste
Anzeigen der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus
Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)
TN-Frage "Rechnen in Word": siehe Anleitungen wie Link 1 , Link 2 , Link 3 (Anm.: nur eine kleine Auswahl)
Index
Umsetzungen mit Symbolen/Icons und per Tastenkombinationen
Bilder - Bildbeschriftungen
... Menüband Einfügen - Grafik
mit Hilfe von Textumbruch (Rechte Maus oder Menübänder) den Textfluss um die Bilder konfiguriert und die Bilder mit Schnellformatvorlagen (Effekten / Rahmungen / Schatten / Spiegelungen) versehen;
neuer Textumbruch: eng bei aktuellen Word-Varianten
Zeichnenelemente / Formen:
auch hier Tipps zum Zeichnen: Proportionen behalten mit Umschalten-Taste; direkt in Zeichnenelemente Text schreiben
SmartArts: neue intelligente "clevere Grafiken"
Beschriftungen:
Bildunterschriften per Kontextmenü hinzufügen und über Absatzformatvorlage Beschriftung auf eigene Formate anpassen.
Über Menüband Verweise lassen sich jetzt einfache Abbildungsverzeichnisse im Dokument einfügen.
Anm.: auch für Tabellen lassen sich Verzeichnisse erstellen.
Diverse Übungen mit diversen Verweistechniken
Word Formulare
Formular Platzhalter (eine Übersicht)
Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
- Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente - ISE (*.docx, *.dotx, *.dotm, *.docm - also die neuen Dateiformate nötig)
- Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools - also bis 2003 die Standardtechnik)
- ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
Praxistipp: bitte erst die Multifunktionsleiste / das Menüband (bzw. Multifunktionsleiste) Entwicklertools einblenden (Datei - Optionen - Menüband anpassen)!
Erinnerung: Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E) oder in den Anwendungen Word und Co:
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Inhaltssteuerelemente - die neuen einfachen Formulare (ISE)
Übersicht bei Microsoft Office Online
Tipp: Nutzung von ISE für Datum in den Dokumenten und Dokumentenvorlagen
Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013/2016 Dokumentformaten (*.docx, *.dotx) sauber verarbeiten und speichern!
Übungen mit den anderen ISE: Kontrollkästchen, Bausteinkatalog (siehe AutoTexte), Kombinationsfeld
mittels Gruppieren werden die Bereiche "geschützt" und mit Tab nutzbar
Durch den Entwurfmodus kann man die Tags/ISE sehen (eben auch die Gruppierung erkennen) und kann die Textbereiche wieder bearbeiten.
Word - Klassische Formulare
(Technisch: mit Dokumentvorlagen, geschützten Abschnitten und Vorversionstools - Microsoft Online Infos zu Forms)
Dokumentvorlage vorbereiten (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung
Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen -> Eigenschaften (Link auf rechter Anzeigeseite) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung konfigurieren
Vorgehensweise Word-Forms
- Formularplatzhalter einfügen und konfigurieren (siehe Vorversionstools)
in Textgerüsten die gewünschten Platzhalter einfügen - Abschnitte einfügen (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche)
fortlaufende Abschnittswechsel ergeben Dokumentbereiche (Abschnitte - siehe Statuszeile Word) - Dokument für Formular nutzen schützen (siehe Menüband Überprüfen - Gruppe: Schützen - Bearbeitung einschränken)
Bearbeitungseinschrankungen für Formulare konfigurieren - entsprechende Abschnitte konfigurieren - Dann als Vorlagen speichern und nutzen
Formatvorlage Standard
Designfarben
Formatvorlagen
Seitenumbruch oberhalb
Inhaltsverzeichnis
Dokumentvorlagen
Ihr Trainer Joe Brandes
