Im Rahmen der Seminarangebote der Graduiertenakademie der TU Braunschweig findet am 05.06.2023 und 06.06.2023 das Seminar "Microsoft Excel für Anwender*innen mit Vorkenntnissen" im Gitz statt.

Excel Aufbau - Pivot 800px

Sie lernen in diesem praxisorientierten IT-Kompakt-Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Excel aus dem Hause Microsoft. Durch die saubere und effiziente Nutzen von Grundtechniken optimiert man die tägliche Arbeit mit Excel und ist für die Vertiefung mit weiterführenden Techniken sehr gut vorbereitet.

Dieser Workshop richtet sich an alle, die bereits mit Excel gearbeitet haben und ihre grundlegenden bis mittleren Kenntnisse im Umgang mit diesem Programm vertiefen möchten. Insbesondere wird dabei auf folgende Aspekte eingegangen:

  • Große Tabellen effektiver nutzen und auswerten
  • Vermittlung einfacher sowie komplexer Funktionen
  • Formeln mit Logik, Bedingungen und Verzweigungen
  • Tabellen analysieren und filtern
  • DB-Funktionen (Datenbankfunktionen) kennenlernen
  • Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme nutzen
  • Einfache Makros aufzeichnen
  • Einführung in VBA - Automatisierungen und eigene Funktionen

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Gitz, HS 65.3
Zeiten: Mo., 05.06.2023 und Di., 06.06.2023; 09.00 - 16.00 Uhr
Infosite: Extra-Website zum Thema Excel (Trainer Joe Brandes)
Downloads: OneDrive (Trainer Joe Brandes)

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit ausführlichen Infos begleiten.
Und ebenfalls wie immer: nach dem Seminar ist vor dem Seminar!

Ihr Trainer Joe Brandes

 

Intro

Termine:

  • Montag, 05.06.2023, 09.00 - 16.00 Uhr
  • Dienstag, 06.06.2023, 09.00 - 16.00 Uhr

Intro:

  • Orientierungsphase
  • Teilnahme im Seminar quittieren
  • Pausen (in Online-Seminaren) - ungefährer Fahrplan für "Übungen + Pausen + Seminarende":
  • Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren

Hinweis auf Online-Resourcen und Tools

...für die weiteren Arbeiten in Excel-Seminaren bitte beachten:

Downloads

Falls wir in den Schulungen vorbereitete Trainingsunterlagen benötigen sollten, so werde ich diese über verschiedene Dateiablagen bereitstellen.

Kurzanleitung:
Bitte einfach Dokumente sauber markieren und auf eigenen Rechner downloaden!
Falls Ihr Browser keine Rückfrage zum Speicherort stellt, dann sollten sich die heruntergeladenen Dateien in Ihrem Benutzer-Ordner Downloads finden lassen. Die Dateien müssen beim Öffnen in Anwendungsprogrammen oft noch "aktiviert" werden, da sie aus Sicht Ihrer Anwendungen aus einer "unvertrauten Netzwerkquelle" stammen.

Trainer-Tools

Screenshots mit Windows Boardmitteln ( Win + Druck )
Anm.: die Screenshots der Seminartage finden Sie nach dem Seminar (gezippt) in der Dateiablage zum Seminar.

Bildschirmlupe mit Windows Boardmitteln ( Win + + ;weglegen der Lupe mit Win + ESC )
Anm.: Bildschirmlupen bzw. Vergrößerungen lassen sich in Online-Seminaren oft nicht optimal einsetzen!

Monitor(e) in Online-Seminar

Online-Seminaren kann man natürlich am Besten folgen, wenn man einen Monitor für die Darstellungen des Trainers (Anm.: bezeichne ich oft als "Beamer") und auf einem zweiten Monitor die eigenen Arbeiten und Übungen durchführen kann.

Für die Teilnahme an Online-Seminaren mit nur einem Monitor (Bildschirm) empfehle ich die effiziente Umschaltung von Fenstern durch Tastenkombinationen.

Tipp: die Tastenkombination Alt + Tab  (also die Alt- und dann die Tabulatortaste hinzudrücken) schaltet

  • bei gehaltener Alt-Taste mit TabTab , ... durch alle Fenster hindurch und
  • mit (kurz) Alt + Tab zwischen den letzten beiden Fenstern hin und her!

Noch effizienter lassen sich bei Windows die "Desktops" nutzen, mit denen man dann nach Wunsch die geöffneten Fenster auf verschiedene "Bildschirme - genannt: Desktops" verteilen kann. Auch diese Desktops lassen sich sehr effizient und schnell per Tastatur wechseln.

Linksammlung

(Kurzauflistung)

Seminarende

Bitte die Feedbackbögen (siehe Links per E-Mail) zum Seminarende für die Graduiertenakademie ausfüllen - Danke!

 

Excel Extrasite

Meine Ausarbeitungen im Rahmen meiner Excel-Seminare und Interessen finden Sie als RestructuredText Dokumente unter excel.joe-brandes.de.

Mal sehen wo die Reise mit dieser Unterlage hingeht...

Roter Faden

Diesen Begriff hört man in meinen Seminaren häufiger ;-). Gemeint ist hier: Das grundsätzliche Verständnis der fraglichen IT-Techniken. Am Besten gleich so, dass man auch nach einer Zeit ohne Beschäftigung mit diesen Techniken sehr schnell wieder in Fahrt kommt.

Unter einem roten Faden versteht man ein Grundmotiv, einen leitenden Gedanken, einen Weg oder auch eine Richtlinie. „Etwas zieht sich wie ein roter Faden durch etwas“ bedeutet beispielsweise, dass man darin eine durchgehende Struktur oder ein Ziel erkennen kann.

Quelle: Wikipedia - Roter Faden

Eine sehr grundsätzliche Erfahrung in der IT ist, dass sich natürlich die IT modernisiert. ABER: keine Entwicklergemeinschaft setzt sich dauernd hin und erfindet das Rad neu. Wir werden uns also erarbeiten, wie eine Technik tickt und dann profitieren wir einfach mal ein paar Jahrzehnte davon ;-).

Und los geht es ...

Basics

Zum Einstieg / Wiedereinstieg in die Excel-Praxis ein paar Erinnerungen...

Basics

Zellen können drei Inhalte aufnehmen:

Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="

Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben - Eingaben sauber mit Return beenden

Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe unten)

Zellen in Spalten und Zeilen

Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen; Bewegen mit Maus und Tastatur;

mit Strg und Cursortasten  Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"

mit Umschalten-Taste und Cursor wird markiert; Lässt sich kombinieren für effizientes Markieren großer Tabellenbereiche

in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen (alt in xls: 256 x 65.536)

schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten ändern, Spalten ein-/ausblenden

Zellbezüge (relativ und absolut)

Relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln mit (daher der Name) relativen Anpassungen der Zellbezüge.

Absolute Zellbezüge erhält man durch das Hinzufügen von  $ - Symbolen - so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert".
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 erhält man automatisch alle relativ/absolut Kombinationen von Spalten und Zeilen.

Relativ vs. Absolut 800px

Übung und Beispiel für gemischte relative/absolute Zellbezüge:
"kleines 1-Mal-1"  - Formel: =B$1 * $A2  zum Kopieren von Multiplikationen aus Spalten- (B$1) und Zeilen-Köpfen ($A2)

Zellen markieren

Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg -Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche

Automatisches Ausfüllen

... Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten (eigentlich ja "Kopieren")
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus

Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010 / 2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen

Tipp: bei Zahlen Startwert und Schrittweite dann 2 Zellen markieren und ziehen

Eingabetricks:

Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1-zu-1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen

Zellinhalte 800px

manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return Return

neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + + bzw. - einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)

Drag & Drop

Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren

Mit zusätzlich gehaltener Umschalten-Taste kann man an der Zielstelle einfügen lassen.

Neue Spalten/Zeilen/Zellen

Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + + einfügen bzw. Strg + - entfernen
Bei Bereichen erscheint ein zusätzliches Menü

Zellformate

Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit

 

Datum / Uhrzeit

Problem: Datum-/Uhrzeitzellen sind speziell formatierte Zahlenzellen und bei Uhrzeiten kann es keine negativen Zahlenwerte als Uhrzeitformat geben!
Zahleninhalte mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen

Keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)

Anm./Hilfe bei Apple/MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)

Benutzerdefinierte Zahlenformate

am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter"  formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter

Benutzerdef. Zahlenformate 800px

alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten

Format übertragen

über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" die Formate aus Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen
Tipp: mit Doppelklick behält man den Kopierpinsel bis man ESC drückt

Kommentare (bzw. Notizen bei neuem Excel)

Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare

in Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare (und Notizen) einstellen

DATEDIF()

(Beispiel für eine versteckte Funktionen in Excel)

Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link)

 

So viel zu den Topics und Übungen zum Thema "Excel" mit Seminarschwerpunkt Grundlagen.

 

Tabellen

Die Nutzung von Tabellen bzw. "Großen Tabellen" sollte effizient erfolgen.

Große Tabellen

Wir pflegen in unseren Excel-Seminaren seit vielen Jahren das Thema "Große Tabellen". Allerdings könnte man das Thema auch beschreiben mit "Wie gehe ich effizient mit den Excel-Tabellen um und welche Helferlein stellt mir Excel beiseite?!"

Im Einzelnen handelt es sich um die folgenden Techniken, die wir jeweils mit Übungen begleiten und nachvollziehen werden:

In Tabellenblatt navigieren

Hier seien die Tastenkombinationen zum effizienten bewegen und markieren in Erinnerung gebracht:

  • Strg + Cursor : an Tabellengrenzen springen
  • in Kombination mit Umschalten - Taste wird markiert

In Arbeitsbereich zoomen

Über die Oberflächen-Zoom- und Ansichtstools den Ausschnitt für die Arbeit optimieren. Insbesondere:

  • mit Strg + Maus-Rollrad manuell zoomen
  • nach Markieren eines Bereichs: Menüband Ansicht - Gruppe Zoom - Auswahl vergrößern

Tabellenfenster teilen

Mittels Menüband Ansicht - Gruppe Fenster - Teilen lässt sich ein Arbeitsblatt mit geteilten Fensterbereichen nach eigenen Wünschen mit Inhalten darstellen.

Teilen und Fixieren 800px

Zeilen und/oder Spalten fixieren

Bei langen Tabellen kann man hier die gewünschten Kopfbereiche "festhalten / fixieren", damit man beim Scrollen immer die Tabellenkopfbeschriftungen erhält.

Einstellung mittels Menüband Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster fixieren. Für die Standardwahl "Fenster fixieren" bitte vorher Zelle markieren an der links/oberhalb fixiert wird.

Fenster Fixieren 800px

Menüband Ansicht - hier: Aufhebung einer Fixierung

Tipp: die "als Tabelle definierten" Bereiche zeigen dieses Verhalten automatisch und tragen ihre Spaltenköpfe in die Standardspalten des Tabellenblatts ein.

Ausdruck optimieren

Bei größeren Tabellenblättern sollte man sich die Ausdrucksgestaltung über die Druckoptionen von Excel genauer anschauen.

ausdruck optimieren

Als Tabelle formatieren...

neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen;
unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen
außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen:
=SUMME(KassenbuchSep[Eingang])  

Als Tabelle formatieren 800px

Tipps:

  • Tabellen sauber benennen
  • Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter
  • Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln
  • eine Spalte mit Reihenfolge der Eingabe einpflegen (z.B. "Laufende Nr"),
    damit sich eine stetige Reihenfolge bewusst erzeugen lassen kann

Anm.: bei Filterung reagieren die Standardsummen nicht -> wir brauchen spezielle Summenfunktionen (s. DBSUMME)

Sortieren und Filtern
nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist;
Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte

Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!)

Bedingte Formatierung

neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010:

  • Datenbalken
  • Farbskalen
  • Symbolsätze

bedingte Formatierung 800px

Alle Formate lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate...

Hinweis: alle vordefinierten Regeln (z.B. "Top 10 Werte" oder "Obere 10%") lassen sich auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Auch die grafischen Formatierungen können auf die eigenen gewünschten Intervalle konfiguriert werden.

Arbeitsmappenvorlagen

Datentypen: *.xltx bzw. *.xltm

Sammeln von Inhalten, Funktionen oder auch Makros in einer Mappe und bereitstellen als Template
Über neue Mappe - Meine Vorlagen lassen sich dann die Mappen inkl. der aktiven Elemente nutzen

Arbeitsmappenvorlagen mittels "Speichern unter..." und Dateityp Excel-Vorlage *.xltx  in passenden Vorlagenordner des Office-Users speichern.
Vorlagen für Mappen mit Makros natürlich mit *.xltm  speichern!

Vorlagen 800px

Standardordner: 
C:\Users\benutzername\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen   
Anm.: im Windows Explorer einfach deutschen Ordner "Dokumente" aufsuchen...

Die Vorlagen über Menüband Datei - Neu - Rubrik: Persönlich aufrufen/nutzen.

Speicherort für Vorlagen in Vorgänger-Windows/Office:
..\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 

Tipp: Unterordner im Templates-Ordner des Office lassen Registerkarten für Meine Vorlagen entstehen!

Funcs (DB...)

Excel beinhaltet Hunderte von Funktionen gruppiert nach verschiedenen Kategorien.

Funktionen

Standardfunktionen(Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur)

  • SUMME()
  • ANZAHL()
  • ANZAHL2()
  • MIN()
  • MAX()
  • MITTELWERT()
  • HEUTE()

Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter oder Online-Hilfe

WENN()

Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung/Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe

Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (→ 10 Zuweisungen)

Funcs verschachtelt 800pxNutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen).

SVERWEIS()

verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)  
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )  

Sverweis 800px

oder mit Tabellen: (Technik: Als Tabelle formatieren...)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )  

Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()

TEILERGEBNIS-Funktion

mit dieser besonderen "Funktionssammlung" lässt sich eine gefilterte Tabelle jetzt sofort auswerten:
=TEILERGEBNIS( 9 ; BestellungenSep[Bestellungen] )   
hier definiert die "9" die Funktionalität "Summe erstellen"

Teilergebnis 800px

alternativ: 1 für Mittelwert, ... (siehe Hilfe zur Funktion TEILERGEBNIS)

DB-Funktionen

DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien (Queries)
Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen;

DB-Funktionen 800px

Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
DB-Funktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ...

KGRÖSSTE (engl.: LARGE)

Weil diese Funktion gerade in einem anderen Seminar zum Einsatz kam, will ich sie hier kurz vorstellen. Außerdem wurde die Funktion auf der Infosite mit englischem Namen dargestellt, sodass es auch von Interesse ist, die Übersetzungen (ins Deutsche) parat zu haben.

Aufgabe: Ermittle immer die 3 größten Werte einer Spalte!

kgroeszte 800px

Für die "Übersetzung" des Originals =IF(B4>=LARGE($B$4:$B$10;3);B4;"") kann man neben einer allgemeinen Internetrecherche auch zum Excel-Translator greifen.

excel translator 800px

Und schon erhält man mit dem Übersetzer die "deutsche Formel":   =WENN(B4>=KGRÖSSTE($B$4:$B$10;3);B4;"") !

Pivot

Für den Einstieg - und das Verständnis  - zu Pivot-Techniken sollte man sich noch einmal die Datenbankfunktionen ansehen.

Pivot-Tabellen

Mittels Menüband Einfügen

Pivot erstellen 800px

Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."

Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
Hinweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren
(Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Menüband Optionen der PivotTable-Tools)

Pivot 800px

mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich

Es lassen sich Datenschnitt (oder auch Zeitachsen) einfügen (Menüband PivotTable-Tools - Optionen - Gruppe Sortieren und Filtern) - so lassen sich weitere attraktive Filterungen durchführen

Datenschnitt Zeitachse 800px

Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich:

Pivot Table gruppiert 800px

Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Zuweisungen und nicht als relative (oder gar absolute) Zellbezüge (z.B. H19) übernommen. So passen die Zellen immer - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat! Beispiel:
=PIVOTDATENZUORDNEN("Gehalt";$A$3;"Abteilung";"IT")  

Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung!

PivotChart:

Pivot Chart 800px

Beziehungen

Mit Pivot kann man auch Daten aus mehreren Tabellen zusammenfassen und auswerten (siehe Beziehungen)

Pivot Beziehungen 800px

Measures

Und es lassen sich auch berechnete Spalten erstellen (siehe Measure).

Pivot Measure 800px

 

Makros + VBA

Arbeitsmappen mit Makros

... eigener Dateityp: *.xlsm (bzw. *.xltm für Vorlagen)

Beim Öffnen muss außerdem noch die Sicherheitswarnung beachtet werden, die dann überhaupt erst die "Aktivierung" der aktiven Inhalte - sprich unsere Makros - ermöglicht. Ohne diese Aktivierung sind die Makros (aktive Inhalte) nicht nutzbar!

Version Dateiformate
Excel 97-2003 xls - das klassische Excel-Sheet (Arbeitsmappen)
xlt - die passenden Vorlagen (engl.: Templates)
Excel 2007 / 2010 / ... xlsx - XML basiertes Dokumentformat (ohne Makros)
xltx - die passenden Vorlagen
xlsm - XML basierte Mappen inkl. Makros
xltm - die passenden Vorlagen inkl. Makros
xlsb - spezielles Binärformat (siehe PERSONAL.xlsb)

Arbeitsmappenvorlagen (*.xltm)

Sammeln von Inhalten, Funktionen oder auch Makros in einer Mappe und bereitstellen als Template
Über neue Mappe - Meine Vorlagen lassen sich dann die Mappen inkl. der aktiven Elemente nutzen

Arbeitsmappenvorlagen einfach mittels "Speichern unter..." und Dateityp *.xltx  in passenden Vorlagenordner des Office-Users speichern.
Vorlagen für Mappen mit Makros natürlich mit *.xltm  speichern!

Aktueller Standardordner: C:\Users\benutzername\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen   
Anm.: im Windows Explorer einfach deutschen Ordner "Dokumente" aufsuchen...
Die Vorlagen über Menüband Datei - Neu - Rubrik: Persönlich aufrufen/nutzen.

Speicherort für Vorlagen in Vorgänger-Windows/Office:
..\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 

Tipp: Unterordner im Templates-Ordner des Office lassen Registerkarten für Meine Vorlagen entstehen!

PERSONAL.XLSB: Excel kennt auch "Persönliche Makro-Arbeitsmappen":
..\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART\PERSONAL.XLSB  (siehe also Benutzerprofil)

Einfache Erstellung der PERSONAL.XLSB: Makro erstellen mit "Makro speichern in: Persönliche Makroarbeitsmappe"

Danach lässt sich diese Technik über den VBA-Editor - Projektexplorer verwalten (Code hinzufügen/hinkopieren).

Makros

... Erste Gehversuche mit VBA-Techniken über Aufzeichnungen von Makros

An dieser Stelle sei auf die Seminare mit entsprechendem Schwerpunkt "Excel - Makros" verwiesen (also ohne weitere Vertiefungen in VBA).

Tastenkombinationen:

  • ALT + F8 öffnet Makro-Dialogfenster
  • ALT + F11 öffnet Visual-Basic-Editor

Erinnerung: Menüband Entwicklertools einblenden!

Makros - Sicherheit

Konfiguration über Excel-Optionen - Vertrauensstellungscenter - Einstellungen für Vertrauensstellungscenter
Hier: Einstellungen für Makros (möglichst unverändert lassen); Vertrauenswürdige Speicherorte
alternativ erreichbar über Schaltfläche "Makrosicherheit" im Menüband Entwicklertools

Bei Laufwerkspfaden im Netzwerk (UNC Pfade - Universal Naming Convention) muss extra ein Kontrollkästchen für diese Nutzung aktiviert werden

Tipp: bei den "Vertrauenswürdigen Speicherorten" finden Sie auch Ihre Verzeichnisse für Benutzer und Templates (siehe PERSONAL.xlsb in Ordner .\XLSTART ) !
Und wieder: Speicherorte auf Netzwerkressourcen müssen noch extra erlaubt werden.

VBA-Editor nutzen

... siehe Alt + F11

Manuelles Einfügen von Sub Routinen (Makros) oder Function (neue eigene Funktionen; Beispiel: NettoMwst)

Wichtig: falls noch keine Struktur "Module" im Projekt-Explorer vorhanden ist, dann bitte mittels Einfügen - Module diese notwendige Struktur erstellen

Mit individuellen Modulen lassen sich die VBA-Codes besser und effizienter organisieren!

Manuelles (zeilenweise) Abarbeiten mit Funktionstaste F8

Aufruf der Hilfen zu VBA Befehlen und Aufruf F1

Manuelles (zeilenweise) Abarbeiten mit Strg + Leertaste

Mehrzeiliger Code mit " _" als Zeilenumbruch: {code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}' Über mehrere Zeilen mit Leertaste _ (in MsgBox Konstante vbLf)
Sub MsgBoxMehrzeiligAnzeigen()
MsgBox "Heute ist der " & Date & vbLf & _
"Es ist jetzt genau: " & Time & vbLf & _
"Sie sind der Anwender: " & Environ("username"), _
vbOKOnly, "Meldung"
End Sub{/code}Tipp: bei Code mit Vorgestellten Optionen bitte jeweils ein einzelnes Modul nutzen (siehe: Option Explicit )!

Debugging: bei Fehlern lässt sich im Editor der fragliche Quellcode begutachten und korrigieren.
Für eine weitere Excel/VBA-Nutzung muss man den Fehler beheben oder die Ausführung des Makros stoppen (Stopptaste im Editor).

Symbolleiste "Bearbeiten" einfügen lassen im VBA-Editor: Einzüge, Haltepunkte, Sub/Makro (F5), Kommentierungen

Einstellungen für Tab-Schrittweite (z.B. 2 statt 4 Leerzeichen), Schrift/Schriftgröße oder automatische "Option Explicit" für neue Module

Codeeingaben gerne in Small (kleinen Zeichen) und ohne Leerzeichen:{code lang:freebasic showtitle:false lines:false hidden:false}worksheets("Tabelle1").range("a1").value=100
' wird zu
Worksheets("Tabelle1").Range("a1").Value = 100 {/code}Aber: erstellten Code immer kontrollieren/checken!

Eigenschaften (F4)

Übung: Sichtbarkeiten von Tabellenblättern manipulieren

  • -1 – xlSheetVisible : Die Tabelle ist sichtbar.
  • 0 – xlSheetHidden : Die Tabelle ist ausgeblendet.
  • 2 – xlSheetVeryHidden : Die Tabelle ist sicher ausgeblendet, das heißt, der normale Anwender kann diese Tabelle nicht mehr einblenden.

Siehe auch: ScrollArea

VBA per Copy & Paste

Eine Idee für unsere Einführung in die Automatisierungen mit Makros und VBA-Code ist die praktische Umsetzung "quasi fertiger" VBA-Lösungen aus diversen Quellen:

  • Fachbücher
    siehe Herdt-Skript, VBA Buch Rheinwerk-Verlag (über 600 Beispiele), ...
  • Online-Recherchen
    neben der reinen Suche natürlich auch diverse Fachportale zu VBA

Hier mal ein Beispiel: Internet-Recherche mit "excel VBA tabellenblätter sortieren" ergibt aktuell mit Google gut 26.000 Suchergebnisse!

Darunter findet sich (z.B.) auch eines der erwähnten Portale rund um Excel:
https://www.excel-inside.de/vba-loesungen/datei/951-tabellenbl%C3%A4tter-alphabetisch-sortieren 

Und schon hat man ein "Copy & Paste" Beispiel für die Sortierung von Tabellenblättern{code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}Sub Sheets_alphabetisch_sortieren()
'** Dieses Makro sortiert die Blätter in alphabetischer Reihenfolge
'** Reihenfolge: Sonderzeichen, Ziffern, Buchstaben

'** Dimensionierung der Variablen
Dim intAnz As Integer
Dim a, b As Integer
Dim strSortKrit As String

'** Sortierreihenfolge festlegen
'** "<" = Aufsteigend von 0-9 und A-Z
'** ">" = Absteigend von Z-A und 9-0
strSortKrit = ">" 'Nach Bedarf anpassen!

'** Ermittlung Anzahl Tabellenblätter
intAnz = ActiveWorkbook.Worksheets.Count

'** Blätter nacheinander durchlaufen und sortieren
For a = 1 To intAnz
     For b = a To intAnz
         If strSortKrit = "<" Then
             If Worksheets(b).Name < Worksheets(a).Name Then
                 Worksheets(b).Move Before:=Worksheets(a)
             End If
         ElseIf strSortKrit = ">" Then
             If Worksheets(b).Name > Worksheets(a).Name Then
                 Worksheets(b).Move Before:=Worksheets(a)
             End If
         End If
    Next b
Next a

End Sub{/code}Den Code einfach in ein Modul Ihrer Wahl kopieren und austesten!

Und diese beispielhafte Suche kratzt nur an der Oberfläche der möglichen Umsetzungen - wie ich immer sage: "Das Rad wurde schon erfunden". Was in diesem Zusammenhang heißen soll, dass es bereits Lösungen für Ihre Probleme gibt. Es liegt an uns diese sauber mit Excel-Technik umsetzen zu können.

Eigene Funktionen mit VBA

Mit ein wenig function VBA-Code lassen sich eigene Funktionen deklarieren, die man dann in Excel wie die eingebauten Funktionen nutzen kann.{code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}Public Function NettoMwst(Betrag, Optional SteuerSatz As Single = 0.19)
'Quelle: Helmut Pirklbauer
Dim Netto As Double
Netto = Betrag / (1 + SteuerSatz)
NettoMwst = Excel.Application.Round(Netto, 4)
End Function{/code}Hinweis: diese functions müssen sich bis auf Weiteres in den Modulen von Arbeitsmappen befinden (Anm.: also nicht in der personal.xlsb - der persönlichen Arbeitsmappe).

 

TN-Bescheinigungen, Feedback-Bögen, Letzte Fragen

  • *.xlsm Dateityp*.xlsm Dateityp
  • SicherheitSicherheit
  • VBA-Editor HilfeVBA-Editor Hilfe
  • MsgBoxMsgBox
  • For - SchleifenFor - Schleifen
  • UserFormsUserForms

 

VBA

Vertiefungen zum Thema VBA Programmierung - eigentlich als eigenständiges Seminar!

Workbook_Open()

Routinen direkt beim Laden einer Arbeitsmappe automatisch ausführen lassen:{code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}Private Sub Workbook_Open()
'Dieses Ereignis wird beim Öffnen der Mappe ausgeführt
Tabelle1.Range("A1").Value = 100
'Die ScrollArea für Tabelle1 setzen
Tabelle1.ScrollArea = "A1:D10"
End Sub{/code}Wichtig: dieser Code gehört jetzt mal nicht in die Module, sondern sozusagen wortwörtlich zu "Diese Arbeitsmappe".

Tabellen ansprechen

... die Tabellennamen mit unterschiedlicher Ansprache ...

Die Tabellenblattnamen lassen sich ändern in der Blattansicht und über das Eigenschaftenfenster; z.B.:

  • Codename:
    Tabelle3 
  • Normaler Name: (hier: Objekt Worksheets nutzen)
    tbl_Daten

Empfehlung (bzw. häufig Best Practise): Codename ; wegen besserer Code/Syntaxcompletion, sicherer, weniger Pflegeaufwand!

Varianten zum Ansprechen eines Tabellenblatts:{code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}' Codename:
Tabelle3.Range("A1").Value = 100
' Vollqualifiziert mit Worksheets
Worksheets("tbl_Daten").Range("A4").Value = 10
' Vollqualifiziert mit Worksheets und Index
Worksheets(3).Range("A2").Value = 10
' teilweise qualifiziert - Sheets arbeitet auch mit Diagrammblättern
Sheets("tbl_Daten").Range("A5").Value = 10
' völlig ungenau/gefährlich
Range("A6").Value = 10{/code}Conclusio/Empfehlung: Tabellenblätter genau planen und strukturieren!

Direktfenster (Strg + G)

beispielhafte Direktaufrufe:
?Environ("username")  
?Environ("computername")   

Übung - Funktionsnamen im Englischen Original ermitteln:
Wie heißt die Funktion MITTELWERT() in Zelle A1?
?range("A1").Formula
=AVERAGE(D1:D8)

Tipp: Formel in Zelle eintragen: Tabelle3.Range("A1").Formula = "=AVERAGE(D1:D8)" 
Hinweis: FormulaLocal hat dann die länderspezifische Benennung!

Berechnungen (automatisch / manuell)

Anm.: SAP-Excel-Exports sind oft manuell eingestellt, sodass Excel diese Blätter nicht automatisch aktualisiert!

Aufrufe auch gerne auch im Direktfenster:
Application.Calculation=xlCalculationManual 
oder dann wieder:
Application.Calculation=xlCalculationAutomatic     

Debug Ausgaben

z.B. zur Laufzeitmessung:
Debug.Print "Start: " & Now    
....
Debug.Print "Ende: " & Now    
oder einfach manuell einen Wert / Variable ausgeben!

Objektorientierung

Excel-VBA-Objekte haben

  • Eigenschaften (Property - 80%) und
  • Methoden (Methods - 20%)

Übung/Test mit Objekt "Application"{code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}Sub UnterschiedMethodeUndEigenschaft()

With tbl_Matrix.Range("A1:D10")
' Eigenschaft
.Borders(xlInsideHorizontal).ColorIndex = 4
' Methode
.BorderAround Weight:=xlThick, ColorIndex:=3
End With

End Sub{/code}Beachte: Zuweisungen mit = und := 
Bitte auch an Code-Completion mit Strg + Leertaste denken und die automatischen Auswahllistenfelder nutzen.

Variablen

Deklarieren mit Dim ; Tipp: Sonderzeichen vermeiden

lowerCamelCase empfohlen: intBeispielVar   (Prefix empfohlen; hier: int für Integer-Variable)
Am Anfang der Sub-Routinen die Variablen deklarieren (lokale Variablen).

Beispielhafte Prefixes für die Datentypen:
bool Boolean , byte Byte , cur Currency , dtm Date , dec Decimal , dbl Double , int Integer , lng Long , obj Object , sng Single , str String , var Variant , rng Range , wkb Workbook

Speziell: Typ Enum 

Übersicht zu Variablentypen: (Beachten: VB weicht teils von VBA ab; z.B. decimal not supported, ...)

Beispielhafte Links:

Anm.: nur eine kleine Linkauswahl ohne Anspruch auf Vollständigkeit ;-)

Statische/Static Variablen   
bleiben nach Laufzeitende erhalten!{code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}Sub VariablenInhaltBleibtBestehen()
Static lngAufrufe As Long

lngAufrufe = lngAufrufe + 1
MsgBox "Makro wurde " & lngAufrufe & " Mal ausgeführt!"

End Sub{/code}Öffentliche/Public Variablen   Public dtmStartzeit As Date    sind auch über Modulgrenzen hinweg nutzbar!

Private/Private Variablen  Private strPasswort As String    sind nur in ihrem Modul verfügbar!

Konstanten

... sind schneller als Variablen!{code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}Const strArbeitsmappe as String = "Mappe1.xls"
Const dteStartDatum As Date = #1/1/2015#
Const strFehlermeldung as String = "Fehler beim Druck!"
Const sngMWST as Single = 1.19{/code}Auch hier: möglichst Typ definieren.

Textdateien einlesen

Übungen zu unterschiedlichen Varianten{code lang:freebasic showtitle:false lines:false hidden:false}....
Open ConstTxtDatei For Input As #1

Do Until EOF(1)
Line Input #1, strText
Debug.Print strText
Loop

Close #1
....
Open ConstTxtDatei For Input As #1
VarDat = Input$(LOF(1), 1)
Debug.Print VarDat
Close #1{/code}Zweite Variante ist schneller, da man keine VBA-Schleife (Loop) nutzt.

Kontrollstrukturen

Verwzeigungen

Inklusive Übungen und Beispielen

  • If ... End If   bzw.
  • If ... Then ... Else ... End If  bzw.  
  • IIf( Bedingung, Then, Else)  
  • Select Case ... Case(s) ... End Select   

Übungen / Beispiel-Codes für TN

Schleifen

  • For ... To ... Next  
  • For Each ... Next  
  • With ...  End With  
  • Do Until ... Loop  
  • Do While ... Loop  

Übungen / Beispiel-Codes für TN

UserForms

Hier mal zwei Beispiele für UserForms

Herdt-Taschenrechner

Einbau einer neuen Schaltfläche (CommandButton cmdMultiplikation) und Code für eine Multiplikationsfunktion des Taschenrechners

Für weitere vertiefende Beschäftigungen mit dem Thema "UserForms" hier eine beispielhafte Anleitung im Internet:

VBA Tutorials - Eingabemasken mit Excel (Link Übung Eingabemasken mit Excel)

Nutzung von UserForms: hier wichtig, dass die aktiven Elemente / VBA-Codes den Elementen des Formulars zugeordnet werden.

Das eigentliche Formular wird durch eine einfache Schaltfläche im Arbeitsblatt per Klick aufgerufen!
Beispiele für Sub / Prozeduren: cmdMulti_Click()  oder  txtZahl1_Exit()  
also immer der Name eines Form-Steuerelements und ein angehängtes Ereignis!

 

Buchempfehlung (VBA):

"VBA mit Excel", Bernd Held, (aktueller Link zur 4. Auflage)

Rheinwerk Verlag, 1016 Seiten, 4., aktualisierte und erweiterte Auflage 2019, gebunden
Rheinwerk Computing, ISBN 978-3-8362-7398-5
Anm.: Beispiele lassen sich downloaden, im Bundle erhältlich: +5,- € Aufschlag für DRM-freie PDF/EPUB/MOBI!

Bibliothek Makros / VBA

  • VBA mit Excel
  • VBA mit Excel
  • Excel-VBA-Referenz
  • Excel-VBA-Referenz
  • Excel Programmieren
  • Excel Programmieren
  • Excel-VBA
  • Excel-VBA
  • VBA-Programmierung Office
  • VBA-Programmierung Office
  • Formeln und Funktionen
  • Formeln und Funktionen
  

 

Und mit genügend VBA-Know-How lassen sich nahezu endlos Beispiele für den Einsatz von Makros und VBA im Netz finden.

 

 

EXTRAS

TOC:

  • Was-wäre-wenn Analysen
  • Excel 2016 - Neue Techniken
  • Diagramme

 

Was-wäre-wenn-Analysen

Link Übersicht zu Analysen: Support Microsoft Was-wäre-wenn-Analysen  

Excel selbst verfügt über drei unterschiedliche Ansätze für diese Analysen:

Szenarien 

Mit Hilfe des Szenario-Manager-Assistenten (siehe Menüband Daten) lassen sich verschieden Werte für Zellen festlegen, mit denen dann die Ergebnisse berechnet werden.

was wäre wenn 800px

Bild: Szenariobericht aus Übungen - Link zu Anleitung/Beispiel: Support Microsoft Szenarien  

Datentabellen 

Hier kann man einen Zellbereich mit unterschiedlichen Werten vorgeben und erhält entsprechende Antworten (Berechnungen) auf die eigenen Werte.

datentabelle 800px

Bild: Übung zu Datentabelle - Link zu Anleitung/Beispiel: Support Microsoft Datentabelle  

Zielwertsuche  

Alles "rückwärts": wir kennen das Ergebnis - bzw. geben dieses vor - und wollen den Wert / oder die nötigen entsprechenden Eingaben ermitteln.

Zielwertsuche 800px

Bild: Übung zu Zielwertsuche - Link zu Anleitung/Beispiel: Support Microsoft Zielwertsuche

Spätestens für die Zielwertsuche gibt es auch freie Tools oder Erweiterungen für Excel: siehe Stichworte Solver oder Solver-Add-Ins.

 

... eine Übersicht ohne Anspruch auf Vollständigkeit und für Ihre Recherchen im/nach dem Seminar ...

Excel 2016 - neue Techniken

Sechs neue Diagramm-Typen erleichtern die Darstellung von Daten, ohne diese erst umarbeiten zu müssen.

Das ist aber noch nicht alles. Hier ein paar Stichworte zu den neuen Techniken:

  • Schnellanalyse
  • Blitzvorschau
  • Datenschnitt universell einsetzbar
  • Empfohlene Pivot-Tabellen
  • Tabellen-Datenmodell mit Beziehungen
  • Power Pivot integriert
  • Externe Datenquellen
  • Zeitachse in Pivot-Auswertungen
  • Prognose
  • Überblick Diagramme
    • Histogramm
    • Pareto
    • Hierarchie (Treemap und Sunburst)
    • Wasserfall
    • Kastengrafik (Box and Whiskers)
    • Blasendiagramm
  • 3D-Karte

Aktualisierte und "neue" Techniken

Warum mal "neue" Techniken kursiv oder in Anführungszeichen? Manche der Neuerungen wurden auch schon vor 2016 eingeführt. Dabei manchmal sogar eher "still und heimlich", um die Techniken mal mit den Nutzern zu evaluieren.

Hier für den Anfang ein paar Techniken zum Nachschlagen:

Schnellanalyse

seit Excel 2013; Tipp: einfach mal Tabelle mit Daten markieren und dann auf Schnellauswahl-Werkzeug unten rechts klicken.

Links für Schnellanalyse:

Blitzvorschau

eine Option - also: Menüband Datei - Optionen - Registerkarte: Erweitert - Automatische Blitzvorschau; aktivieren mit Shortcut Strg + E

Links Blitzvorschau:

Datenschnitt - jetzt universell einsetzbar

Menüband Einfügen - Gruppe Filter - Datenschnitt; Datenschnitte gehören klassisch zu Pivot, können aber auch bei anderen Datenaufbereitungen genutzt werden
Vorbedingung: Tabellenbereiche "als Tabelle formatieren"

LInk Datenschnitt:

Empfohlene Pivot-Tabellen

einfach nur PivotTable mal schnell per Klick...
Anm.: wer meine Best Practices kennt - ich bin ja nicht so für die "1-Klick-Solutions" ;-)

Tabellen-Datenmodell mit Beziehungen zwischen "Tabellen"

Excel goes Database... geht in Richtung Power View mit Power BI (Business Intelligence) Tools
Power View muss(te) erst einmal als Schaltfläche angeboten und installiert (Silverlight) werden

Beispielhafte Anleitung für Aktivieren der Schaltfläche für "Power View":

Power Pivot integriert

Und wieder Datenbank-Profitechnik und BI: Leistungsstarke Datenanalyse und -Modellierung

LInks Power Pivot:

ganz ehrlich: eine Riesenbaustelle und absolute DB-/Excel-Profitechnik Richtung Big Data und BI!

Externe Datenquellen

ging schon immer... siehe Access-Tabellen, SQL-Connections, ...

Zeitachse in Pivot-Auswertungen

seit Excel 2013... Funktioniert wie die Technik der Datenschnitte
hier: PivotTable-Tools - Menüband Analysieren - Gruppe Filtern - Zeitachse einfügen

Prognose

seit Excel 2016 - Menüband Daten - Gruppe Prognosen - Prognoseblatt

Link Prognose:

 

Es folgen Direktlinks und Infos zu Diagramm-Techniken:

Histogramme

Daten nach Häufigkeit anzeigen lassen

Links Histogramm:

Excel Histogramm 800px

Pareto

eigentlich: sortiertes Histogramm

Link Pareto:

Excel Pareto 800px

 

Neuere Diagrammtypen

Sechs neue Diagramm-Typen ermöglichen weitere Darstellung von Daten

Überblick Diagramme:

 

Hierarchie-Diagramme

Treemap und Sunburst) - für Treemap und Sunburst (Beispieldaten)

Treemap

Excel Treemap 800px

Sunburst

Excel Sunburst 800px

 

Wasserfall

auch Brückendiagramme genannt

Excel Waterfall 800px

 

Kastengrafik

engl.: Box and Whiskers

Excel Box and Whiskers 800px

 

Andere erwähnenswerte Diagrammtechniken:

Blasendiagramm - eigentlich schon seit Excel 2007 (!)

3D-Karte - komplett neue 3D-/Visualisierungstechnik - sehr Performancehungrig!

Viel Spaß mit dieser Zusammenfassung und dem Auprobieren der "neuen" Techniken

 

Seminarende:

  • Letzte TN-Fragen
  • Feedback (siehe E-Mail der Graduiertenakademie)
  • TN-Bescheinigungen: über die Graduiertenakademie

 

Ihr Trainer Joe Brandes

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Sie finden auf dieser Seite - als auch auf meiner privaten Visitenkarte joe-brandes.de einige Hintergrundinformationen zu mir und meinem Background.
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