Im Rechenzentrum der TU Braunschweig (heute GITZ) fand vom 10. bis 13. November 2008 ein Seminar "Professioneller Seriendruck mit WORD, EXCEL und ACCESS" im Rahmen der Mitarbeiterfortbildung der ZFW (Zentralstelle für Weiterbildung) statt.

Im Seminar behandelte "Rote Fäden" der Bearbeitung will ich an dieser Stelle gerne zum Nachlesen präsentieren ...

Seriendruck allgemein:

Seriendrucke bestehen aus 2 Dokumenten

• Seriendruck-Hauptdokument
• Datenquelle

Typen für Seriendruck-Hauptdokumente:

• Briefe
• Etiketten
• Umschläge
• Mails
• Faxe

Datenquellen:

• Word-Tabelle
  Anmerkung: unbedingt in 1. Zeile beginnen; äußerst unhandlich für die Einsicht der Daten, einziger Vorteil: Datenmaske kann bearbeitet werden (in Praxis vernachlässigbar und Gefahr von inkonsistenten Dateninhalten!)
• Excel-Tabelle
  Anmerkung: auch hier möglichst ganze Tabelle oben beginnen, Notlösung Namen für Tabellenbereiche vergeben
• Access-Datenbank-Tabelle
  Anmerkung: die beste Lösung, da hier eine echte Verwaltung von Datensätzen (engl. Records) besteht.
  Über Berichte gibt es hier auch effektive Ausgaben für unsere Steuerdateien (-> Listen)
• Outlook-Kontakte
  Anmerkung: Anbindung an den Kontakte-Ordner der PST-Datei von Outlook (Persönlicher Ordner), in Firmen oft die beste Lösung für mulitfunktionale Lösungen (E-Mail, gemeinsame Kontakte – ggf. sogar über Exchange/Sharepoint-Server von Microsoft, Seriendrucke über Microsoft Office, Import/Export)
  Empfehlung: Verbindung mit Kontakten am Besten über den Assistenten des Seriendrucks (Menü Extras – Briefe und Sendungen -> Serienbrieferstellung…)
• Anbindung an Profi-Datenbanken über ODBC-Schnittstellen:
  Anmerkung: ODBC (Open Database Connectivity – Offene Datenbank Schnittstellentechnik), hier können Sie sich mit professionellen Datenbanken wie dem Microsoft SQL Server verbinden (konnektieren), dabei kann auch die Art (lesen, schreiben, …) genauestens spezifiziert werden; nur für „große“ Lösungen interessant

Anschriftenfelder - Din 5008 und Din 676

Einfügen – Textfeld…
Daten: von Seite gemessen: links 2,4 cm oben 4,5 cm; Dimensionen: 8,5 cm breit 4 cm hoch

Etiketten

Nach der Einstellung „Etiketten“ für das Seriendruck-Hauptdok einfach wieder mit einer gewünschten Datenquelle verbinden.
Dann aber bitte über Extras – Briefe und Sendungen -> Serienbrieferstellung über den rechten Assistenten im Aufgabenbereich arbeiten. In Schritt 3 von 6 lassen sich dann über die Schaltfläche „Alle Etiketten aktualisieren“ die Etiketten vervielfachen!

Auto-Text oder auch Textbausteine

Auto-Text erstellen:
gewünschte Passage erstellen und formatieren - sauber markieren und ALT-F3 aufrufen - Namen für Textbaustein vergeben; auf diese Weise auch bestehende Textbausteine ändern!

Auto-Text einfügen:
Textbaustein-Namen tippen und mit F3 ausführen/einfügen lassen

Feldfunktionen

Feldfunktion ein-/ausblenden mit ALT-F9
Feldfunktion manuell eingeben mit STRG-F9
Feldfunktion aktualisieren mit F9 (gesamtes Dok: vorher STRG-A für Alles Markieren!)

Tipp für richtiges Datum:
Schalter hinzufügen, z.B. MERGEFIELD "Geburtstag" \@"dd.MM.yy"