• Office 2010

Vom 18. bis 19. Mai 2016 führen wir für die Graduiertenakademie der TU Braunschweig einen Grundkurs für die Tabellenkalkulation Excel durch.

Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Excel aus dem Hause Microsoft:

• Aufbereiten von Zahlen, Texten und Formeln
• Erstellen von eigenen Formeln
• Eingebaute Funktionen, Funktionen kombinieren
• Diagramme und Zeichenobjekte
• Daten konsolidieren (sortieren, filtern, gruppieren)
• Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65, Raum 65.3 (001)
Zeiten: Mi., 18.05.16 bis Do. 19.05.16;  09.00 - 16.00 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

Mittwoch, 18.05.2016, 09.00 - 16.00 Uhr

• Orientierungsphase, TN-Themen, Zeiten/Pausenregelungen
  Hinweis auf Hand-Out (Download folgt)
• Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365
  neues Design mit Ribbons ("Bändern")
  unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
  Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!)
• Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
  Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
  Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
  Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
  Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
• Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
  Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
  Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal
  Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Graduiertenakademie
  Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
  Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
• Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
  Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
  Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
  Eingaben sauber mit Return beenden
• Zellen in Spalten und Zeilen
  Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
  Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
  in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
  schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
• neue Spalten/Zeilen
  Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
  bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
  Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü)
• Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
  von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
  Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
  Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
  eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen
• Eingabetricks:
  Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
  so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
  manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
  neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
  Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)
• Drag & Drop
  Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
  mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren
• Zellformate
  Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit
• Benutzerdefinierte Zahlenformate
  am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
  alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
  einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten
• Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
  Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
  effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur, siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten
  Standardordner Templates: C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 
  Hinweis: im Templates-Ordner auch Backup-würdige Dateien!
• Zellbezüge (relativ und absolut)
  relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
  absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
  Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Übung mit Prozentualem Umsatz
  (Standard-Übung gemischte Bezüge - heute nicht durchgeführt): gemischte relative/absolute Zellbezüge bei "kleinem 1-Mal-1" (Formel: =B$1 * $A2 )
• Funktionen
  am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
  ANZAHL(), ANZAHL2(), MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
  Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe
• Als Tabelle formatieren...
  neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
  Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln,
  Tipp (auch allgemein): Formate entferen mit "Radiergummi"

• Funktionen
• Datum - Uhrzeit
• Als Tabelle formatieren
• Absoluter Zellbezug
• Hilfe
• Diagrammvorlage

Donnerstag, 19.05.2016, 09.00 - 16.00 Uhr

• Rekapitulation, TN-Fragen
• Forts. Absolute Zellbezüge bzw. gemischte Zellbezüge
  Übung: gemischte relative/absolute Zellbezüge bei "kleinem 1-Mal-1" (Formel: =B$1 * $A2 )
• WENN-Funktion
  Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
  Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
  Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
  Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)
• SVERWEIS Funktion
  verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
  mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
  =SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)
  =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
  oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
  =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
  Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
  Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()
• Zeichnen-Objekte, SmartArt-Objekte
  Übungen: Ausrichten, Gruppieren, Text kombinieren
  Tipp: mit Umschalten-Taste Proportionen erhalten und Kreise/Quadrate/gerade Linien erzeugen
• OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch mein Hand-Out-Download zum Thema Excel der TU BS)
  Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
  1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
  2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
  3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
  Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung; im GITZ funktionieren die automatischen Aktualisierungen unter den verknüpften Doks nicht: dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren
• "Arbeitszeitauswertung" - kombinierte Übung mit Datum/Uhrzeit und WENN-Funktion
  Anm.: negative Zellen (Zahlen kleiner 0) lassen sich nicht in Uhrzeit-Format darstellen -> Einsatz von WENN-Funktion
  Tipp: Formatierung von Uhrzeitformaten mit Darstellungen von Zeiten jenseits 24-Stunden-Format mittels [h]:mm (h also in eckigen Klammern beim benutzerdefinierten Format
• Bedingte Formatierung
  neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate...
• Kommentare
  Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
  in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare
  in Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare einstellen
• Sortieren und Filtern
  nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
  Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!)
• DB-Funktionen
  DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien(Queries)
  Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen;
  Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
  DB-Funtktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ...
  weitere Vertiefungen dieser Techniken führen dann zu Pivot-Tabellen
• Gruppieren / Gliedern von Tabellen (AutoGliederung)
  Übung mit Gliederungen mittels Menüband Daten - Gruppe Gliederung
  Wenn die Daten optimal aufbereitet werden (Summen, Additionen) ist sogar "AutoGliederung" möglich
• Makros "101" (kurze Trainerdarstellung und TN-Übungen zum Thema Makros über Aufzeichnungen - Link zu Seminar "Makros MS Office / TU BS")
  Hinweis auf Menüband Entwicklertools - muss über Datei - Optionen erst eingeblendet werden
  Übung: (z.B.) Ribbon Ansicht - Makro - Makro aufzeichnen: Beispiel mit Transponieren von Tabellenbereichen
  Makro-Dialogfenster öffnen mittels Makro - Makros anzeigen (Tastenkombination ALT + F8)
  Vergabe von Tastenkombination und Symbol in Schnellzugriffsleiste (oben links)
  Tipp: nicht mit Maus Tabellenbereiche markieren, sondern mit Tastatur z.B. Umschalten + Strg + Cursortaste(n) Rechts und dann Runter
  Arbeitsmappen mit Makros - eigener Dateityp: *.xlsm (bzw. *.xltm für Vorlagen)
  beim Öffnen muss außerdem noch die Sicherheitswarnung beachtet werden, die dann überhaupt erst die "Aktivierung" der aktiven Inhalte - sprich unsere Makros - ermöglicht. Ohne diese Aktivierung sind die Makros nicht nutzbar!
• TN-Bescheinigungen, Feedbackbögen, letzte Fragen

• gemischte Zellbezüge
• richtig einfügen
• Sekundäre Achse
• Zeichenobjekte - SmartArt
• Zeiterfassung
• Gliedern - Gruppieren

Ihr Trainer Joe Brandes