Microsoft Excel
Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet ab 08.02.2016 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Excel - Aufbau - Seminar" statt.
Alle an der Tabellenkalkulation Excel interessierten Nutzer lernen in diesem praxisorientierten Seminar weitergehende Techniken und den verbesserten Umgang mit der aktuellen Excel-Version kennen. Stichworte der Übungen sind:
- Große Tabellen effektiver nutzen und auswerten
- Zusammenarbeit mit anderen Office-Programmen
- Funktionen mit erweiterten Fähigkeiten
- „Unbekannte“ Funktionen
- Formeln mit Bedingungen und Verzweigungen
- Daten analysieren, konsolidieren, filtern
Hier die Rahmendaten zum Seminar:
Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mo, 08.02.16 - Di, 09.02.16; jeweils 09.00 - 16.00 Uhr
Wir werden das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes
Montag, 08.02.2016, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
- Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007/2010
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen - Hilfe
über Funktionsassistent "fx" in Bearbeitungszeile Hilfe für Zellen mit Formeln und Funktionen nachrecherchieren
Hilfe lässt sich sonst auch über Symbol (oben rechts) bzw. Funktionstaste F1 aufrufen - Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls
Anzeige der Dateiendungen mittels Windows Explorer - Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen (nicht mehr) ausblenden
Anm.: Anleitung bezieht sich auf Windows XP, bei Windows 7 siehe Organisieren - Ordner- und Suchoptionen
Tabellenblattnahmen umbenennen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / * - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden - Zellen markieren
Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche - Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010 / 2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren"
Tipp: bei Zahlen Startwert und Schrittweite dann 2 Zellen markieren und ziehen - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt) - Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren - neue Spalten/Zeilen
Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü - Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL, ANZAHL2, HEUTE()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 werden automatische $ vergeben für Spalten und/oder Zeilen
Übung: gemischte relative/absolute Zellbezüge bei "kleinem 1-Mal-1" (Formel: =B$1 * $A2 ) - Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
Diagramme reagieren auf Änderungen an den Daten für das Diagramm
effektive neue Diagrammvorlagen möglich (Übungen hierzu später);
Beachten:neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format)
erste einfache Anpassungen mit Hilfe von Layout und Formatvorlagen
Austauschen von X-Achse und Legende mit Hilfe von Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln" - Zwischenablage (Forts. Copy & Paste)
Beim Einfügen ermöglicht Excel die Definition der Ziele:
z.B. kann man also auch am Ziel nur reine Werte (statt Formeln) und ohne Formate einfügen
Tipp: mittels Transponieren kann man eine Tabelle "drehen/wenden" - also Spalten und Zeilen getauscht - WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen) - SVERWEIS Funktion
verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS() - Übung "Kassenbuch"
die klassische Aufbereitung von Daten im oberen Bereich einer TabelleProblem: Summen-Zellbereiche werden nicht automatisch erweitert, wenn neue Zeilen (Werte) unten angefügt werden
Beachten: Excel gibt Hinweis (grünes Dreieck an Formelzellen / Summen), dass angrenzende Zellen aufgenommen werden könnten
Trick: zusätzliche leere (farbig hervorgehobene) Zeile mit in Zellbereiche aufnehmen lassen und neue Zeilen mit Hilfe von Einfügen erzeugen; dadurch werden die neuen Zellen in die Zellbereiche "reingeschnitten" und die Zellbereiche für die Summen erweitert
Nachteil: geht so nicht automatisch! - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(KassenbuchJan[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln - Übungen zu "moderner Variante Kassenbuch"
Tabellenarbeitsblätter kopieren mit Maus (plus Strg-Taste) oder über Kontext-Menü Rechte Maus)
Kassenbuch über mehrere Monate (Formeln über Tabellenblätter hinweg ='Kassenbuch Oktober'!F3) hinweg
Wichtig: nach der Eingabe und Komplettierung der Formel (siehe Bearbeitungszeile - neben fx) nicht mehr mit der Maus auf die Ursprungstabelle zurück, sonder wie üblich die Formel sauber mit Return abschließen!
nutzen der Technik "Als Tabelle formatieren..." - DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)
Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link)
Als Tabelle formatieren
DATEDIF()
Relativ vs. Absolut
Erste Funktionen
Hilfe
WENN()
Dienstag, 09.02.2016, 09.00 - 16.00 Uhr
- Rekapitulation, TN-Themen
- Excel in der "Wolke" (Cloud)
kostenloser Dienst (live.com mit E-Mail, Skype und Co) inklusive Skydrive (15 GB in der kostenlosen Variante)
Excel als WebApp (aktuell: Excel Online) - also als Anwendung im Browser - Ausdruck gestalten (Allgemeines)
Vorarbeit: in der Schnellzugriffsleite (links oben) die Standardschaltfläche für "Seitenansicht und Drucken" bereitstellen
So kommt man noch schneller in Menüband Datei - Drucken
Grundkonfigurationen der Druckzentrale (z.B. Ausrichtung: Hochformat - Querfomat) direk auswählbar
Alternativ: Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"
Generell: komplettes Dialogfenster (klassisch) "Seite einrichten" in der Druckzentrale über gleichnamigen Link oder eben das Menüband Seitenlayout - Datei einrichten über den kleinen Pfeil der gleichnamigen Gruppe - Format übertragen
über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" die Formate aus Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen - Große Tabellen (hier auch Ausdrucksgestaltung)
Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken (Anm. Begriffe sowohl "einfrieren" als auch "fixieren")
Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
Ansicht Seitenumbruch (Ribbon Ansicht oder Symbole unten rechts in Statuszeile) - Ändern der Umbrüche (Zeilen) per Maus; Hinweis: bei ein paar Seiten gute und schnelle Technik - bei vielen Seiten kein gutes "Werkzeug" (das geht dann eingentlich in Richtung Berichte von Datenbanken)
Manuelles Festlegen der Druckbereiche mittels Ribbon Seitenlayout; Schnelle Ausdrucksoptimierung druch Hoch-/Querformat wechseln - Sortieren und Filtern
nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!) - DB-Funktionen
DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien(Queries)
Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen;
Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
DB-Funtktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ... - Pivot-Tabellen
mittels Menüband Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
Hinzweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren (Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Ribbon Optionen der PivotTable-Tools
mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich
Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich: zusätzlich Zeilen für "Firmenname" mit Feld "Ort" erweitert - also als 2. Zuordnung bei den "Zeilenbeschriftungen" hinzugefügt
Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Berechnungen und nicht als Zellbezüge (z.B. H19) übernommen, damit sie immer passen - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat! Beispiel:
=PIVOTDATENZUORDNEN("Summen" ; "$A$3 ; "Firmenname" ; "Klemm-Schließanlagen")
Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung! - Große Übung "Stundentzettel"
Effizientes Arbeiten mit Uhrzeiten und Formaten für eine Stundenzettel / Arbeitszeiten - Bedingte Formatierung
neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate... - Gruppieren / Gliedern von Tabellen (AutoGliederung)
Übung mit Gliederungen mittels Menüband Daten - Gruppe Gliederung
Wenn die Daten optimal aufbereitet werden (Summen, Additionen) ist sogar "AutoGliederung" möglich - Makros "101" (kurze Trainerdarstellung zum Thema Makros über Aufzeichnungen - Link zu Seminar "Makros MS Office / TU BS")
Ribbon Ansicht - Makro - Makro aufzeichnen: Beispiel mit Transponieren von Tabellenbereichen
Makro-Dialogfenster öffnen mittels Makro - Makros anzeigen (Tastenkombination ALT + F8)
Vergabe von Tastenkombination und Symbol in Schnellzugriffsleiste (oben links)
Tipp: nicht mit Maus Tabellenbereiche markieren, sondern mit Tastatur z.B. Umschalten + Strg + Cursortaste(n) Rechts und dann Runter
Hinweis auf Menüband Entwicklertools - muss über Datei - Optionen erst eingeblendet werden
Arbeitsmappen mit Makros - eigener Dateityp: *.xlsm (bzw. *.xltm für Vorlagen)
beim Öffnen muss außerdem noch die Sicherheitswarnung beachtet werden, die dann überhaupt erst die "Aktivierung" der aktiven Inhalte - sprich unsere Makros - ermöglicht. Ohne diese Aktivierung sind die Makros nicht nutzbar!
VBA-Editor nutzen (siehe Alt + F11; z.B. für die nachfolgenden Codes)
manuelles Einfügen von Sub Routinen (Makros) oder Function (neue eigene Funktionen; Beispiel: NettoMwst) - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Pivot
Pivot Diagramm
Uhrzeiten im Griff
Gliederung
Wiederholungszeilen
DBSUMMe()
Vielen Dank für Ihr freundliches Feedback zum Ende unseres Seminars und viel Spaß und Erfolg weiterhin mit Excel.
Ihr Trainer Joe Brandes