Office 2010
Ab dem 19.01.2016 findet an der VHS Wolfenbüttel eine weitere Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen des LK Wolfenbüttel statt. In vier Tagesseminaren mit Office-Schwerpunkten werden wir in praxisorientierten Seminaren die Techniken des aktuellen Office 2010 kennen lernen.
Hier die Rahmendaten:
Ort: VHS Wolfenbüttel, Harzstraße 2-5, 38300 WF, Raum 1.9 ("Linux")
Zeiten: Di, 19.01. bis Do, 21.01.16 (jeweils 08.30 - 15.30);
und am Fr, 22.01.16; 08.30 bis 12.30)
Anm.: genauere Themen und Zeiten im folgenden Beitrag
Ich wünsche viel Spaß und Erfolg
Ihr Trainer Joe Brandes
Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen
- Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auf vielfachen Wunsch auf diesem Infoportal bereitgestellt - Office Versionen
klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013 (Office 365)
Übersicht über aktuelle Office Versionen (Link) - Tipps/Infos zu 2010-Version:
klassisches Menü nachrüsten mit UBit Tool (Link)
Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut
- Screenshots: da sich die Seminarthemen im Seminarrhytmus wiederholen bitte gerne auch die Screenshots der anderen Seminartage durchschauen
Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen des LK Wolfenbüttel zum Thema "Office 2010"
Hier eine Kurzübersicht zu den Schwerpunkten der folgenden Woche. Bitte blättern Sie gerne auch durch die anderen Seminartage und lesen die dortigen Infos nach.
- Tag 1: Excel 2010
Arbeiten mit Formeln und Funktionen, Verknüpfungen, Formaten; Diagramme - Tag 2: Word 2010
Kopf- und Fußzeilen, Arbeiten mit Spalten, Abschnitten und Seitenformaten, Arbeiten mit Vorlagen und Formatvorlagen - Tag 3: Excel 2010
Grundlagen: Tabellen anlegen, formatieren, gestalten, Einfache Berechnungen - Tag 4: Outlook 2010
Kontakte und Verteilerlisten, Terminverwaltung, Anlagen, Aufgaben
Dienstag, 19.01.16
Dienstag, 19.01.2016, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase,
Excel 2010: Arbeiten mit Formeln und Funktionen, Verknüpfungen, Formaten; Diagramme
TN-Themen - Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Windows Bedienung / FenstermanagementHinweise auf Tastenkombinationen und Fenstermanagement Übungen
Favoriten im Windows Explorer (Win + E) nutzen - Office Versionen
97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
seit Word 2007 (2010, 2013, 2016): neues Format .docx, .xlsx für Excel (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..." (Tipp Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste über kleinen Pfeil rechts - z.B. Standardsymbol "Seitenansicht und Drucken")
PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü) - Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt) - Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur (.\Templates\Charts), siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten - Formeln zwischen Arbeitsmappen (Verknüpfungen)
Anm.: vorher Formeln über Tabellenblätter hinweg - z.B. =SUMME('Werte und Co'!B3:B5)
bei Formeln über Arbeitsmappen hinweg handelt es sich technisch um Verknüpfungen zwischen Mappen;
wichtig: die Infos/Konfigurationen für die Verknüpfungen werden mit absoluten Pfaden definiert'
beispielhafte (einfache) Formel: = 'D:\excel-daten\[mappe.xlsx]datenblatt'!$B$5
Vor- und Nachteile der Technik diskutiert und ausgetestet (z.B. verknüpfte Mappe verschieben/löschen/per Mail empfangen) - Große Tabellen (hier auch Ausdrucksgestaltung)
Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken (Anm. Begriffe sowohl "einfrieren" als auch "fixieren")
Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
Ansicht Seitenumbruch (Ribbon Ansicht oder Symbole unten rechts in Statuszeile) - Ändern der Umbrüche (Zeilen) per Maus; Hinweis: bei ein paar Seiten gute und schnelle Technik - bei vielen Seiten kein gutes "Werkzeug" (das geht dann eingentlich in Richtung Berichte von Datenbanken)
Manuelles Festlegen der Druckbereiche mittels Ribbon Seitenlayout; Schnelle Ausdrucksoptimierung durch Hoch-/Querformat wechseln - Kommentare
Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare
in Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare einstellen - Gruppieren / Gliedern von Tabellen
Übung mit Gliederungen mittels Menüband Daten - Gruppe Gliederung
Wenn die Daten optimal aufbereitet werden (Summen, Additionen) ist sogar "AutoGliederung" möglich - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi" - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
AutoGliederung
Als Tabelle formatieren
Zahlenformate
Diagramm-Vorlage
Verknüpfung
Absoluter Zellbezug
Mittwoch, 20.01.16
Mittwoch, 20.01.2016, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase,
Word 2010: Kopf- und Fußzeilen, Arbeiten mit Spalten, Abschnitten und Seitenformaten, Arbeiten mit Vorlagen und Formatvorlagen
TN-Themen - Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Office Versionen
97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
seit Word 2007 (2010, 2013, 2016): neues Format .docx, .xlsx für Excel (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..." (Tipp Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste über kleinen Pfeil rechts)
PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen - Word
Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) - Manuelle Sonderzeichen
Bedingter Trennstrich (Strg + -),
geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
Manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return; zur Erinnerung: Return alleine gibt immer neuen Absatz!),
manueller Seitenwechsel (Strg + Return) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern - Sonderzeichen
spezielle Zeichen über Menüband Einfügen - Symbol: dort findet man Sonderzeichen wie Ø oder auch mit Spezialschriften wie Webding, Wingdings besondere Textgrafiken (in Übung: Mailsymbol, Websymbol) - Spaltenlayout
hier: Texte fließen über Spalten - Menüband Seitenlayout - Spalten; man erhält fortlaufende Abschnittswechsel für diesen speziellen Bereich
beste Darstellung im Blocksatz - Empfehlung: Silbentrennung (neben Symbol für Spalten) auf Automatisch stellen; für manuelle Silbentrennungen bitte immer Strg + Bindestrich nutzen (nicht den einfachen Bindestrich!) - Tabulatoren (TabStopps)
Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts - Tabellen
mittels Menüband Einfügen integrieren; eigene Tabellentools (neue Menübänder bei aktivierter Tabelle)
Tipp: mit Tab durch die Zellen springen, dann erhält man nach letzter Zelle auch automaisch eine neue Zeile
komplette Tabelle löschen: über Symbol oben links Tabelle markieren und dann über Rechte Maus (oder das Menüband für Tabellen) Tabelle löschen
Übung: Nutzen der neuen, feinen Layouts für Tabellen bzw. "Blindtabellen" - also ohne Rahmenformate - Vom "Groben ins Feine" arbeiten
bitte erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten") -> dann Absatzformate -> dann Zeichenformate
also vom Groben ins Feine überarbeiten - Absatz- und Zeichenformatvorlagen
Übung zu den Formatvorlagen: Erstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen"Standard", "Überschrift 1" und "Überschrift 2"
Anspassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage auswählen - Ändern
Übungen: andere Schriftart/Schriftfarbe und größerer Abstand nach dem Absatz für "Überschrift 1"
Tipp: Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung (nicht Aufzählungen oder Nummerierungen!) und dann auf eine Glederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen; es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen versehen! - Verweise (Menüband) - Inhaltsverzeichnis einfügen...
für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)
Tipp zu Bildern und Tabellen: über Rechte Maus Beschriftungen für die Bilder erstellt und danach ein komplettes Abbildungsverzeichnis eingefügt!
Hinweis: bei Tabellen muss diese Tabelle erst sauber markiert werden über Marker links oben an TabelleDokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt, einfach Word - Templates Pfad im Speichern unter.. Dialog
Übung: Bearbeiten / Erstellen der vorbereiteten Dokumente in die eigenen Template-Ordner
Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung
Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
Tipp Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu müssen die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen -> Eigenschaften (Link Rechts) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfasssung konfiguriert werden - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Bilder einfügen
Abschnittswechsel
Formate für neue Doks
Formatvorlage
Inhaltsverzeichnis
Dokumentvorlage
Donnerstag, 21.01.16
Donnerstag, 21.01.2016, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase,
Excel 2010: Grundlagen: Tabellen anlegen, formatieren, gestalten, Einfache Berechnungen
TN-Themen - Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Office Versionen
97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
seit Word 2007 (2010, 2013, 2016): neues Format .docx, .xlsx für Excel (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..." (Tipp Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste über kleinen Pfeil rechts)
PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü) - Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)
Zeilenumbruch in Zelle manuell mit Alt + Return erzeugen - Drag & Drop (Tipp)
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren - neue Spalten/Zeilen
Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü für individuelles Einfügen von Zellen/Zeilen/Spalten - Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit kg: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
Tipp: Tausenderpunkte (einfache Lösung) mit 0.000,00 "kg" - Format übertragen
über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" die Formate aus Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(KassenbuchOkt[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln,
Tipp: Formate entferen mit "Radiergummi" - WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen) - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
WENN()
Text Zahl Formeln
Funktionen
Hilfe Funktionsassistent
Absoluter Zellbezug
Als Tabelle formatieren
Freitag, 22.01.16
Freitag, 22.01.2016, 08.30 - 12.30 Uhr
- Orientierungsphase,
Outlook 2010: Kontakte und Verteilerlisten, Terminverwaltung, Anlagen, Aufgaben
TN-Themen - Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Office Versionen
97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
seit Word 2007 (2010, 2013, 2016): neues Format .docx, .xlsx für Excel (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..." (Tipp Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste über kleinen Pfeil rechts)
PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen - Client-/Server Prinzip Dienst E-Mail
E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet)
Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit gemeinsam nutzbaren Kontakten, Terminkalender für Gruppen, Abwesenheitsnotiz, OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
- Outlook.pst (Lokale Struktur)
die Outlook Datendatei - Windows 7 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien, Archivierung manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst), Komprimieren großer Datendateien möglich mit eigener Outlook-Komprimierung, bei Exchange zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Administratoren - E-Mail
Hinweis: Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"), Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc" (Blind Carbon Copy - Tipp: für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz bereitstellen), Betreff: bitte immer angeben, Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte); Suchordner (Übung: schnell alle ungelesenen Mails anzeigen lassen) - Kontakte
Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte (lassen sich bereinigen), Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder
Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien) - Tipp: AutoTexte (klassisch: Textbausteine - nicht im Seminar behandelt!)
gibt es in Word und Outlook in jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm vs. NormalEmail.dotm),
Erstellen von Bausteinen: gewünschten Text schreiben und formatieren, markieren, Tastenkombination Alt + F3, Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden der Programme bedenken
Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder anch kompletten Namen F3 - Kalender
Termin angelegt und konfiguriert, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen;
Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen..."; Hinweis auf Online-Kalender mit Endung ics; Kalender per Mail versendet - Optionen Outlook
siehe Menüband Datei - Optionen:
Beispiele: Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen; hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ... - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Kontaktgruppe
Signatur
Regel
Kontakt
Kalender (inkl. Aufgaben)
Sendeverhalten
Vielen Dank für Ihr überaus freundliches Feedback und (vor Allem am Freitag) lautes Klopfen zum Endes der Seminare
Ihr Trainer Joe Brandes