• Microsoft Excel

Im Rahmen der Fortbildungen der VHS Wolfenbüttel und der Ostfalia findet vom 03.08. bis 06.08.2015 ein "Excel für Spezialisten" statt.

Alle an der Tabellenkalkulation Excel interessierten Nutzer lernen in diesem praxisorientierten Seminar weitergehende Techniken und den verbesserten Umgang mit der aktuellen Excel-Version kennen. Stichworte der Übungen sind:

• Pivot-Tabellen
• Excel clever nutzen
• Ihre Themen (eine DIN A4 Seite!)

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Bildungszentrum VHS WF, Raum Linux
Zeiten: Mo, 03.08.15 bis Do. 06.08.15 jeweils 08.30 - 15.00 Uhr

Wir werden das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

Montag - 03.08.15

Montag, 03.08.2015, 08.30 - 15.00 Uhr

• Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
• Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
  Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
  Shortcuts/Tastenkombinationen für Windows und Co auf diesem Portal
• Arbeitsoberfläche ab Excel 2007/2010/2013
  neues Design mit Ribbons ("Bändern")
  unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
• Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
  Excel 97-2003 Dateityp: *.xls
  Anzeige der Dateiendungen mittels Windows Explorer - Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen (nicht mehr) ausblenden
  Anm.: Anleitung bezieht sich auf Windows XP, bei Windows 7 siehe Organisieren - Ordner- und Suchoptionen
  Tabellenblattnahmen umbenennen
• Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
  Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
  Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
  Eingaben sauber mit Return beenden
  Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
  erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / *
• Zellen in Spalten und Zeilen
  Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
  Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
  in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
  schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
  Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden
• Automatisches Ausfüllen (Benutzerdefinierte Listen)
  von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
  Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
  Excel 2010/2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
• Tipps / Tricks
  Eingabe "erzwingen" mit einfachem Anführungszeichen;
  also: Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007 oder '24/07)
  manueller Zeilenumbruch innnerhalb Zelle mit Alt + Enter
  Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -),
  mehrere, unzusammenhängende Zellbereiche markieren mit Strg-Taste
  Zellbereich schnell und effizient markieren mit Umschalten + Strg + Cursor-Tasten (z.B. Rechts und Runter)
  Datum (aktuelles Systemdatum) manuell einfügen: Strg + .
• Benutzerdefinierte Zahlenformate
  am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
  Tipp für Datum in DIN-Darstellung: JJJJ-MM-TT formatiert Datum zu 2015-08-03
• Funktionen
  am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
  MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL(), ANZAHL2(), HEUTE(), JETZT()
  Einsatz des Funktionsassistenten (fx in Bearbeitungszeile) zum Analysieren von Funktionen, Aufrufen der Excel-Hilfe und in leeren Zeilen als Übersicht über die "offiziell" eingebauten und dokumentierten Funktionen
• Zellbezüge (relativ und absolut)
  relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln mit deren relativen Anpassungen
  absolute Zellbezüge mit Hinzufügen von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
  Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ vor Spalten-Buchstaben und Zeilen-Nummern
  Übung: gemischte relative/absolute Zellbezüge bei "kleinem 1-mai-1"
• Als Tabelle formatieren... (mehr als nur "schön designte" Tabellen)
  neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
  Tipps: Tabellen mit (in der Mappe) eindeutigem Bezeichner benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Menüband Tabellentools Entwurf - Gruppe Optionen für Tabellenformat - Kontrollkästchen Schaltfläche "Filter" bzw. komplett/allgemein mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi"; es lassen sich auch eigene Tabellenformatvorlagen erstellen
• Sortieren und Filtern
  nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte

• Absolute Zellbezüge
• 1 mal 1
• Als Tabelle formatieren...
• sprechende Formeln
• Erste Schritte
• Hilfe in Excel

Dienstag- 04.08.15

Dienstag, 04.08.2015, 08.30 - 15.00 Uhr

• Rekapitulationen, TN-Fragen (nhalte / Schwerpunkte / Tempo koordiniert)
• Formeln über Tabellenblätter (und sogar Arbeitsmappen) hinweg
  Beispiele durchgespielt und die Syntax beachtet: =SUMME('Werte und Co'!B3:B5)
  Tabellenblattnamen können sogar nachträglich geändert werden - aber möglichst vorher Gedanken machen und belassen
• Drag & Drop
  Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
  mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren
• Zwischenablage (Forts. Copy & Paste)
  Beim Einfügen ermöglicht Excel die Definition der Ziele: z.B. kann man also auch am Ziel nur reine Werte (statt Formeln) und ohne Formate einfügen
  Tipp: mittels Transponieren kann man eine Tabelle "drehen/wenden" - also Spalten und Zeilen getauscht
• WENN-Funktion
  Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
  Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
  Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
  Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)
• SVERWEIS Funktion
  verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
  mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
  =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E6 ; 2 )
  oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
  =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
  Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
  Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()
• Bedingte Formate
  neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010/2013: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate...
• Datum- und Uhrzeitformat
  Benutzerdefinierte Formate mittels T (Tage), M (Monate), J (Jahre); die Anzahl der Buchstaben definiert die Art der Darstellung für die Tage, Monate und Jahre; Beispiel für Monate (Januar): M ergibt 1 - MM ergibt 01 - MMM ergibt Jan. - MMMM ergibt Januar
  Datum nach DIN: JJJJ-MM-TT
  bei Uhrzeiten hh:mm oder h:mm für einstellige oder zweistellige Stunden
  mittels [h]:mm werden auch Ausgaben jenseits der 24:00 Raster ausgewiesen
  Tipp: Umrechnung der Uhrzeitzellen (z.B. E5) in Stunden mit = E5 * 24
  bei Minuten müssen noch die 60 Minuten pro Stunde berücksichtigt werden: = E5 * 24 * 60
  Funktionen: TAG(), STUNDE() und MINUTE() getestet
• Diagramme (Teil I)
  Umsatztabelle inklusive Spalten- und Zeilenbeschriftungen (Artikel, Monate) markiert und mittels Funktionstaste F11 ein "Schnelldiagramm" erstellt in Form eines neuen Diagrammblatts; Wechseln der X-Achse und Legendenzuordnung mittels neuem Ribbon Diagrammtools - Entwurf - Zeile/Spalte wechseln
  Übung mit Änderung der Styles des Diagramms (Füllungen, Schriften, Abstände); Diagramm lässt sich in Tabellenblatt verschieben und dort in Größe und Eigenschaft anpassen; beim Ausdruck auf die Aktivierung des Diagramms achten, falls Sie nur das Diagramm drucken wollen
• DB-Funktionen
  DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien(Queries)
  Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen; Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen
• Spezialfilter
  als zusätzliche Filterung der Datenbereiche (DB) haben wir über das Menüband Daten den Filter "Erweitert..." eingesetzt (klassischer Bezeichner: Spezialfilter)
  die Filterungen müssen beim Ändern der Kriterienbereiche manuell aktualisiert werden

• DBSUMME()
• Bedingte Formate
• WENN()
• Einfügen - Versionen
• Uhrzeiten verwalten
• Diagramme

Mittwoch - 05.08.15

Mittwoch, 05.08.2015, 08.30 - 15.00 Uhr

• Rekapitulationen, TN-Fragen
• Formeln zwischen Arbeitsmappen
  technisch: Verknüpfungen zwischen Mappen; wichtig: die Infos/Konfigurationen für die Verknüpfungen werden mit absoluten Pfaden definiert'
  beispielhafte (einfache) Formel: = 'D:\excel-ostfalia\[mappe.xlsx]datenblatt'!$B$
  Vor- und Nachteile der Technik diskutiert und getestet (z.B. verknüpfte Mappe verschoben/gelöscht)
• Nachbereitung der Übungen zu DB-Funktionen und Spezialfilter
  zur Vorbereitung der...
• ...Pivot-Tabellen (Übungen und Erläuterungen siehe Herdt Skript "ex2013f_bu")
  mittels Ribbon Einfügen - PivotTable; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
  mit 2013 stehen auch automatische Erstellungsmechanismen zur Verfügung (siehe Herdt-Skript Kapitel 8 / 9)
  Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Ribbons für die Pivot-Konfiguration
  Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
  Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
  Neu: Datenschnitte und Zeitachse
  Funktion PIVOTDATENZUORDNEN() für die intelligente Übernahmen von Werten aus Pivot-Tabellenzellen
  Gruppieren von Zeilen und Spalten nach Nummerischen Werten und Datumsbereichen (Quartale, Monate)
  Drill-Down (Doppelklick auf PT-Zellen zeigt die Details)
  Berechnete Felder - Übung: Neues Feld berechnet mit 8%-iger Aktualisierung (Hinweis auf mögliches Skript-"Missverständnis")
  Berichtsfilterseiten automatisch anzeigen lassen (Berichtsfilter z.B. Verkäufernummern 1 bis 3 erstellt auf einen Klick drei Detaill-Tabellenblätter!)
  Hinzweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren (Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Ribbon Optionen der PivotTable-Tools
  Auswertung von externer Datenquelle am Beispiel einer Data-Query (Datenabfrage) von Microsoft Query Tool (*.dqy) für eine Access-Datenbank (*.accdb)
• Diagramme / Vorlagen (Forts.)
  Erstellen von Diagramm-Vorlagen mittels "Als Vorlage speichern" aus dem Kontextmenü zum Diagramm; Tipp: Standardverzeichnis für die Vorlagen (Templates\Charts) übernehmen, damit Office/Excel die Vorlagen in dem Dialog Vorlagen beim "Diagrammtyp ändern" auch gleich anbietet
  Übung zu Verbunddiagrammen mit Sekundärachse - wichtig: die Änderung des Diagrammtyps der Sekundärachsen-Reihen über neuen (Kontext-)Menüpunkt für die Einzel-Reihen
• OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch Hand-Outs für Excel auf diesem Portal - Download unten)
  hier beispielhaft mit PowerPoint und Excel- beliebige Programme in Kombination möglich
  Excel-Tabellenbereich über die Zwischenablage in PowerPointfolie:
  1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt einfache "Tabelle"
  2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel-Objekt - Doppelklick bearbeitet Objekt mit Excel
  3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel-Objekt - Doppeilklick bearbeitet Orginal-Objekt
  Tipp: funktionieren die automatischen Aktualisierungen unter den verknüpften Doks nicht: dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren

• Pivot Gruppieren
• Verbunddiagramm
• OLE
• neue Optionen
• Verknüpfungen
• Datenschnitte

Donnerstag - 06.08.15

Donnerstag, 06.08.2015, 08.30 - 15.00 Uhr

• Rekapitulationen, TN-Fragen
• TEILERGEBNIS()
  mit Optionsschaltfläche zu Tabellenbereich zeigen, sehr gute Technik für laufende/kumulierte Spalten
• Logische Funktionen / Textfunktionen
  UND(), ODER(), LINKS(), RECHTS(), TEIL();
• Weitere Funktionen
  RUNDEN() und die Alternaitven ABRUNDEN(), AUFRUNDEN()
• DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktion in Excel)
  Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
  Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differnz" führt z.B. zur Website
• "Große Tabellen" drucken
  Wiederholung: Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
  Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken
  Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken (Einrichten eines Symbols für die Schnellzugriffsleiste)
  Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
  Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren;
  Tipp: gerne direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
  Ansicht Seitenumbruch (Ribbon Ansicht oder Symbole unten rechts in Statuszeile) - Ändern der Umbrüche (Zeilen) per Maus; Hinweis: bei ein paar Seiten gute und schnelle Technik - bei vielen Seiten kein gutes "Werkzeug" (das geht dann eingentlich in Richtung Berichte von Datenbanken)
  Manuelles Festlegen der Druckbereiche mittels Ribbon Seitenlayout; Schnelle Ausdrucksoptimierung druch Hoch-/Querformat wechseln
  PDF generieren aus Excel mit Datei - Speichern und Senden
• Dokumentvorlagen (Dokumentformate *.xltx bzw. *xltm)
  Arbeitsmappenvorlagen in Templateverzeichnis (oder dortigen Unterverzeichnissen)
  XP-System: Benutzerprofil\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates
  Windows 7: Benutzerprofil\AppData\... - also C:\Users\Benutzername\AppData\...
  Windows 8 / Office 2013: Dokumente
  Tipp: Miniatur-Vorschaubilder aktivieren über Menüband Datei - Informationen - Schaltelement Eigenschaften - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung - Miniaturen speichern
• Formeln
  gleichnamiges Menüband enthält Einstellungen zur Formelanalyse (Spuren zu Vorgänger/Nachfolger)
  Verwaltung für die "Namen" - hier findet man auch die Tabellen (Als Tabelle formatieren...) wieder
  Trick: eigene Markierung mit Hilfe des Namensfenster (oben Links in Bearbeitungszeile) unter einem individuellen Namen festlegen
• Excel Optionen
  ein Rundgang durch Datei Optionen - Stichworte: Live Vorschau, Benutzername festlegen, 1904-Datumswerte, Menübänder, Schnellzugriffsleiste
• Makros (Erste Gehversuche mit Makros über Aufzeichnung von Makros)
  Ribbon Ansicht - Makro - Makro aufzeichnen: Beispiel mit Transponieren von Tabellenbereichen
  Makro-Dialogfenster öffnen mittels Makro - Makros anzeigen (Tastenkombination ALT + F8)
  Vergabe von Tastenkombination und Symbol in Schnellzugriffsleiste (oben links) möglich
  Tipp: nicht mit Maus Tabellenbereiche markieren, sondern mit Tastatur z.B. Umschalten + Strg + Cursortaste(n) Rechts und dann Runter
  Hinweis auf Menüband Entwicklertools - muss über Datei - Optionen erst eingeblendet werden
  Kurze Darstellung des VBA-Editors (Alt + F11) um ein Gefühl für die hinterlegte Skriptsprache "Visual Basic for Applications" zu bekommen
• Schützen von Formel-Zellen (hier: Blattschutz)
  über Zellen formatieren - Register Schutz
  Zellen, die noch geändert werden können sollen vom Schutz ausnehmen und dann über
  Ribbon Überprüfen - Blatt schützen den Schutz aktivieren/deaktivieren (meine Empfehlung: ohne Kennwort ;-)
• PowerPoint (ein sehr kleiner Exkurs auf besonderen Wunsch - im September dann mehr...)
  Stichworte: in Normalansicht nur Texte/Inhalte - in Folienmasteransicht nur Formate bearbeiten
  Designs und Farbkombinationen lassen sich separat erstellen und speichern
• OpenBook Galileo (neu: Rheinwerk Verlag): kostenloses Online-/Offline Buch zu Excel 2007 (Link zu Makro-Kapitel)
• Alternative Online-Quellen und Buch-Ressourcen (Erinnerung an Herdt-Skripte
• TN-Bescheinigungen, Feedback, Letzte Fragen

• Dateiformate
• TEILERGEBNIS()
• DATEDIF()
• Textfunktionen
• Formeln
• Seite einrichten

Vielen Dank für Ihr sehr freundlichen Feedback und Klopfen zum Ende unseres "heißen Seminars" (Außentemperaturen 35 Grad)
und Ihr Interesse und die Planung unserer nächsten Seminare (PowerPoint, ...) im September - wir sehen uns.
Ihr Trainer Joe Brandes