• Microsoft Excel

Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet ab 08.10.2014 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Excel - Aufbau - Seminar" statt.

Alle an der Tabellenkalkulation Excel interessierten Nutzer lernen in diesem praxisorientierten Seminar weitergehende Techniken und den verbesserten Umgang mit der aktuellen Excel-Version kennen. Stichworte der Übungen sind „große Tabellen effektiv nutzen und auswerten“, „Zusammenarbeit mit anderen Office-Programmen“, „Formeln mit Bedingungen und Verzweigungen“ oder auch „Makros“.

Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mi, 08.10.14 - Do, 09.10.14; jeweils 09.00 - 16.00 Uhr

Wir werden das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

Mittwoch, 08.10.2014, 09.00 - 16.00 Uhr

• Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
• Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
  siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
  Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
  Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
  Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
  Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
• Arbeitsoberfläche ab Excel 2007/2010
  neues Design mit Ribbons ("Bändern")
  unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
• Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
  Excel 97-2003 Dateityp: *.xls
  Anzeige der Dateiendungen mittels Windows Explorer - Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen (nicht mehr) ausblenden
  Anm.: Anleitung bezieht sich auf Windows XP, bei Windows 7 siehe Organisieren - Ordner- und Suchoptionen
  Tabellenblattnahmen umbenennen
• Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
  Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
  Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
  Eingaben sauber mit Return beenden
  Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
• Zellen in Spalten und Zeilen
  Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
  Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
  in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
  schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
  Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden
• Automatisches Ausfüllen (Benutzerdefinierte Listen)
  von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
  Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
  Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
• neue Spalten/Zeilen
  Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
  bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
• Eingabetrick:
  Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
  so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
• Zellformate
  Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit
• Zellbezüge (relativ und absolut)
  relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
  absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
  Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $
  Übung mit gemischten relativen und absoluten Zellbezügen: 1 mal 1 (Formel =B$1*$A2)
• Funktionen
  am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
  MIN(), MAX(), MITTELWERT()
• Diagramme
  Umsatztabelle inklusive Spalten- und Zeilenbeschriftungen (Artikel, Monate) markiert und mittels Funktionstaste F11 ein "Schnelldiagramm" erstellt in Form eines neuen Diagrammblatts; Wechseln der X-Achse und Legendenzuordnung mittels neuem Ribbon Diagrammtools - Entwurf - Zeile/Spalte wechseln
  Hinweis: Diagramm lässt sich in Tabellenblatt verschieben und dort in Größe und Eigenschaft anpassen; beim Ausdruck auf die Aktivierung des Diagramms achten, falls Sie nur das Diagramm drucken wollen
• Als Tabelle formatieren...
  neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
  Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi"; es lassen sich eigene Tabellenformatvorlagen (siehe Übung "Blanko") erstellen
• Formeln über Tabellenblätter und sogar Arbeitsmappen hinweg
  Beispiele durchgespielt und die Syntax beachtet: =SUMME('Werte und Co'!B3:B5)
  Tabellenblattnamen können sogar nachträglich geändert werden - aber möglichst vorher Gedanken machen und belassen
  bei Verknüpfungen zu Arbeitsmappen muss man sich mehr Gedanken machen
• RUNDEN() Funktion
  mittels RUNDEN(C3/C4;2) wird ein Rechnungsergebnis sauber aus 2 Dezimalstellen gerundet (aus 3,3333333 wird 3,33000000); Tests mit Hilfe in Excel und Alternativen gefunden AUFRUNDEN(), ABRUNDEN()
• Zwischenablage (cleveres Copy & Paste)
  Beim Einfügen ermöglicht Excel die Definition der Ziele: z.B. kann man also auch am Ziel nur reine Werte (statt Formeln) und ohne Formate einfügen oder auch transponieren ("Tabelle um 90 Grad drehen") mittels "Inhalte einfügen..."
• Bedingte Formatierung
  neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formatierung
• WENN-Funktion
  Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung/Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
  Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
  Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen
  Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)
• SVERWEIS Funktion
  verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
  mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
  =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle!$A$2:$E6 ; 2 )
  Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
  Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()
  Vertiefungsübung: Mietwagenabrechnung mit Nutzung der Spalten 2 und 3 für Übernahmen in Formeln
• OLE (kurze Darstellung durch Trainer - Object Linking and Embedding - siehe auch Hand-Out)
  Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
  1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
  2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
  3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
  Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung; im GITZ funktionieren die automatischen Aktualisierungen unter den verknüpften Doks nicht: dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren

Donnerstag, 09.10.2014, 09.00 - 16.00 Uhr

• Rekapitulation, TN-Fragen
• Benutzerdefinierte Zahlenformate
  am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
  für Uhrzeit: [h]:mm (zeigt auch Format nach 24 Std.)
  für Datum: JJJJ-MM-TT (für 2014-10-09)
• Excel in der "Wolke" (Cloud)
  kostenloser Dienst (live.com mit E-Mail, Skype und Co) inklusive Skydrive (7/10 GB in der kostenlosen Variante)
  Excel als WebApp - also als Anwendung im Browser; Bereitstellung (Teilen) von Trainingsdateien
• Excel-Optionen
  ein kurzer Rundgang: Häufig verwendet (Design, Livevorschau, Benutzerdefinierte Listen), Formeln (automatische Berechnung), Dokumentprüfung, Speichern (Dateityp), Erweitert (Null-Darstellung, 1904 Datumswerte für Excel-Mappen von Apple-Systemen)
• Große Tabellen
  Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
  Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken
  Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
  Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
  Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
  Ansicht Seitenumbruch (Ribbon Ansicht oder Symbole unten rechts in Statuszeile) - Ändern der Umbrüche (Zeilen) per Maus; Hinweis: bei ein paar Seiten gute und schnelle Technik - bei vielen Seiten kein gutes "Werkzeug" (das geht dann eingentlich in Richtung Berichte von Datenbanken)
  Manuelles Festlegen der Druckbereiche mittels Ribbon Seitenlayout; Schnelle Ausdrucksoptimierung druch Hoch-/Querformat wechseln
  PDF generieren aus Excel mit Datei - Speichern und Senden
• Sortieren und Filtern
  nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder eine fortlaufende ID-Spalte
• DB-Funktionen
  DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen (Queries)
  Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile); Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen
• Pivot-Tabellen
  mittels Ribbon Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
  Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Ribbons für die Pivot-Konfiguration
  Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
  Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
  Hinzweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren (Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Ribbon Optionen der PivotTable-Tools
• DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)
  Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen; siehe Beilage bei den TN-Unterlagen
  Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link)
• Dokumentvorlagen (*.xltx bzw. *xltm)
  Arbeitsmappenvorlagen in Templateverzeichnis (oder dortigen Unterverzeichnissen)
  XP-System: Benutzerprofil\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates
  Windows 7: Benutzerprofil\AppData\Roaming\Microsoft\Templates)
• Makros (Übungen - Erste Gehversuche mit Makros über Aufzeichnung von Makros)
  Ribbon Ansicht - Makro - Makro aufzeichnen: Beispiel mit Transponieren von Tabellenbereichen
  Makro-Dialogfenster öffnen mittels Makro - Makros anzeigen (Tastenkombination ALT + F8)
  Vergabe von Tastenkombination und Symbol in Schnellzugriffsleiste (oben links)
  Tipp: nicht mit Maus Tabellenbereiche markieren, sondern mit Tastatur z.B. Umschalten + Strg + Cursortaste(n) Rechts und dann Runter
• Arbeitsmappen mit Makros als eigener Dateityp: *.xlsm
  beim Öffnen muss außerdem noch die Sicherheitswarnung beachtet werden, die dann überhaupt erst die "Aktivierung" der aktiven Inhalte - sprich unsere Makros - ermöglicht. Ohne diese Aktivierung sind die Makros nicht nutzbar!
• Makros (Zusatzinfos - Konfiguration/Sicherheit; Vorlagen nutzen)
  Konfiguration über Excel-Optionen - Vertrauensstellungscenter - Einstellungen für Vertrauensstellungscenter
  Hier: Einstellungen für Makros (möglichst unverändert lassen); Vertrauenswürdige Speicherorte
  Tipp: bei den "Vertrauenswürdigen Speicherorten" finden Sie auch Ihre Verzeichnisse für Benutzer und Templates! Speicherorte auf Netzwerkressourcen müssen noch extra erlaubt werden
  Tastenkombinationen: ALT+F8 öffnet Makro-Dialogfenster; ALT+F11 öffnet Visual-Basic-Editor
• VBA-Editor nutzen (siehe Alt + F11; z.B. für die nachfolgenden Codes)
  manuelles Einfügen von SUB Routinen (Makros) oder PUBLIC FUNCTION (neue eigene Funktionen; Beispiel: NettoMwst)
  Codes für Makro-Darstellungen durch Trainer am Nachmittag:
  
  

  'Mit dieser Prozedur, werden alle markierten Zellen summiert.
  'Diese Prozedur einfach in ein Modul einfügen und los gehts.
  
  Sub Selection_Summe()
      Dim Zelle As Range
      For Each Zelle In Selection
          If Zelle.Value <> "" And IsNumeric(Zelle.Value) Then
              Summe = Summe + Zelle.Value
          End If
      Next Zelle
      MsgBox "Das Ergebnis lautet: " & Summe, vbInformation
  End Sub
  

  
  

  Public Function BruttoMwst(Betrag, Optional SteuerSatz As Single = 0.19) 
  'Quelle: Helmut Pirklbauer 
  Dim Brutto As Double 
  Brutto = Betrag * (1 + SteuerSatz) 
  BruttoMwst = Excel.Application.Round(Brutto, 2) 
  End Function 
  

• TN-Bescheinigungen, Feedback-Bögen, Letzte Fragen

Vielen Dank für Ihre freundlichen und positiven Feedbackbögen - viel Spaß weiter mit Excel wünscht Ihnen
Ihr Trainer Joe Brandes