Office 2010
Ab dem 08.09.2014 findet an der KVHS Wolfenbüttel eine Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Stadt Wolfenbüttel statt. In Tagesseminaren mit teils gemischten Office-Schwerpunkten werden wir in praxisorientierten Seminaren auch den Umstieg von Office 2003 auf die aktuelle Office 2010 Techniken kennen lernen.
Hier die Rahmendaten:
Ort: KVHS Wolfenbüttel, Harzstraße 2-5, 38300 WF, Raum A 1.2 ("MacOS"); Donnerstag und Freitag Raum 1.9 ("Linux")
Zeiten: Mo, 08.09. bis Do, 11.09.14 (jeweils 08.30 - 15.30); Fr, 12.09.14 bis 12.30)
Anm.: genauere Themen und Zeiten im folgenden Beitrag
Ich wünsche viel Spaß und Erfolg
Ihr Trainer Joe Brandes
Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen
- Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auf vielfachen Wunsch auf diesem Infoportal bereitgestellt - Office Versionen
klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010 - Tipps/Infos zu 2010-Version:
klassisches Menü nachrüsten mit UBit Tool (Link)
Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut
Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Stadt Wolfenbüttel zum Thema "Office 2010"
Hier eine Kurzübersicht zu den Schwerpunkten der folgenden Woche. Bitte blättern Sie gerne auch durch die anderen Seminartage und lesen die dortigen Infos nach.
- Tag 1: Word (vormittags) - Excel (nachmittags)
- Tag 2: Excel (vormittags) - Word (nachmittags)
- Tag 3: Word (vormittags) - Excel (nachmittags - statt PowerPoint)
- Tag 4: Word (Raum 1.9 "Linux")
- Tag 5: Outlook (vormittags - bis 12.30h; Raum 1.9 "Linux")
Montag 08.09.14
Montag, 08.09.2014, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen (Tabellen, Fragen zu Makros in Dokumentvorlage siehe Donnerstag)
- Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Office Versionen
97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste) - Tipps/Infos zu 2010-Version:
Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - diese interaktiven Handbücher können auch heruntergeladen werden - Word
Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 11 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
Hinweis auf Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen); Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) - Manuelle Sonderzeichen
Bedingter Trennstrich (Strg + -), geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
Manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return), manueller Seitenwechsel (Strg + Return) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern - Kopf-/Fußzeilen
aktiviert; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt,
Extra-Tipp Seitennummerierungen/Dateiinfos: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite) und "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten), Dokumentname (FileName - inklusive Dateipfad) - Tabulatoren (TabStopps)
Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts - Tabellen
Einfügen Tabellen über gleichnamige Menüband; nutzen der vordefinierten Layouts; Feinschliff für Zeilen und Spalten mittels Markieren und Rechte Maustaste (Spalten/Zeilen einfügen/löschen; Zellen verbinden; Ausrihtungen in Zellen) - Einfache Wordformulare (benötigt Technik ab 2007)
Menüband Entwicklertools hinzufügen (Datei - Optionen - Menüband anpassen, rechte Seite)
beispielhaftes Einfügen von Kontrollkästchen und Bausteinkatalog Steuerelementen - Excel:
Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden - Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen - Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit - Zellbezüge (relativ)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln - Diagramme (Diagrammblatt auf Knopfdruck)
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur, siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
siehe auch: MIN(), MAX(), ANZAHL(), ANZAHL2()
Formeln anzeigen lassen: mittels Strg + # bzw. Ribbon Formeln - Formeln anzeigen - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit kWh: 0,00 "kWh" formatiert Zahl 15 zu 15,00 kWh - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Dienstag, 09.09.14
Dienstag, 09.09.2014, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
- Arbeitsoberfläche ab Excel 2007
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen - Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E); hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) - Tipps / Tricks
Eingabe "erzwingen" mit Anführungszeichen; manueller Zeilenumbruch in Zelle mit Alt + Enter
Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -), mehrere Zellbereiche markieren mit Strg-Taste - Automatisches Ausfüllen
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus, Benutzerdefinierte Listen (siehe Datei - Optionen - Erweitert und dann nach unten scrollen) - Tabellenblätter
Dimensioenen Spalten (XFD - 16.384) * Zeilen (1.048.576); Blätter umbenennen, Navigieren mit Cursor und Strg-Taste + Cursor - Kommentare
Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare - Zellformate
Nachkommastellen, Prozente, Währung vs. Buchhaltung (Ausrichtung beachten) - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
am Beispiel Datum: JJJJ-MM-TT für DIN-Datum 2013-09-05
Tipp für Zeiten: Zeiten mit mehr als 24 Stunden im Format [h]:mm - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), ANZAHL(), ANZAHL2()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe
Formeln anzeigen lassen: mittels Strg + # bzw. Ribbon Formeln - Formeln anzeigen
"unbekannte" Funktion DATEDIF() für volle Jahre berechnen aus zwei Datumszellen (Google Recherche Link aus Seminar) - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Umsatztabelle[Artikel 1])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi" - "Große Tabellen"
Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken - Excel-Optionen
ein kurzer Rundgang: Häufig verwendet (Design, Livevorschau, Benutzerdefinierte Listen), Formeln (automatische Berechnung), Dokumentprüfung, Speichern (Dateityp), Erweitert (Null-Darstellung, 1904 Datumswerte für Excel-Mappen von Apple-Systemen) - Word (Übersicht / Themen)
kurze Rekapitulation mit TN zu Themen des Montags - Abstimmen der Übungsthemen zu Word - Tabellen
Einfügen Tabellen über gleichnamige Menüband; nutzen der vordefinierten Layouts; Feinschliff für Zeilen und Spalten mittels Markieren und Rechte Maustaste (Spalten/Zeilen einfügen/löschen; Zellen verbinden; Ausrihtungen in Zellen) - Grafikobjekte
Einfügen und Formatieren von Bildern (Textfluss / Zeilenumbruch), Formen, Screenshots und SmartArts
Wichtig: bei vielen dieser Techniken benötigt man die neuen Dokumenttypen (*.docx) - OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch mein Hand-Out-Download zum Thema Excel der TU BS)
Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung; im GITZ funktionieren die automatischen Aktualisierungen unter den verknüpften Doks nicht: dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Mittwoch, 10.09.14
Mittwoch, 10.09.2014, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen: Word-Formulare und nachmittags Excel statt PowerPoint
- Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Office Versionen
97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste) - Tipps/Infos zu 2010-Version:
Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - diese interaktiven Handbücher können auch heruntergeladen werden - Word
Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 11 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
Hinweis auf Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen); Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) - Manuelle Sonderzeichen
Bedingter Trennstrich (Strg + -), geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
Manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return), manueller Seitenwechsel (Strg + Return) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern - Kopf-/Fußzeilen
aktiviert; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt,
Extra-Tipp Seitennummerierungen/Dateiinfos: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite) und "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten), Dokumentname (FileName - inklusive Dateipfad) - Tabulatoren (TabStopps)
Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts - Tabellen
Einfügen Tabellen über gleichnamige Menüband; nutzen der vordefinierten Layouts; Feinschliff für Zeilen und Spalten mittels Markieren und Rechte Maustaste (Spalten/Zeilen einfügen/löschen; Zellen verbinden; Ausrihtungen in Zellen) - Formular Platzhalter (Steuerelemente)
Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
1. Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente (*.docx *.docm Dateien nötig)
2. Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools)
3. ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
Bitte die Multifunktionsleiste „Entwicklertools“ einblenden! - Inhaltssteuerelemente - die neuen einfachen Formulare (ISE)
Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
Übungen mit Rich-Text, Bild, Bausteinkatalog (siehe AutoTexte mit Kategorien anlegen), Kombinationsfeld (hier auch Eingabe von nicht vorgegebenen Werten möglich), Listenfeld (nur vorgegebene Werte), Datumsauswahl (attraktiver Datumswähler), Kontrollkästchen (mit weitreichenden Gestaltungsmöglichkeiten
Gruppieren: durch das Gruppieren von Eingabebereichen findet ein automatischer "Schutz" der umgebenden Begleittexte statt
mit der Schaltfläche "Entwurfsmodus" lassen sich die Tags für die Inhaltssteuerelement (inkl. Gruppe) anzeigen
über die Schaltfläce "Eigenschaften" kann man die jeweiligen Konfigurationen vornehmen (diverse Bezeichner und Schutzmechanismen gegen das versehentliche Löschen der Tags und/oder Inhalte)
Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013 Dokumentformaten verarbeiten!
Anm.: bei späterem Dokumentschutz (s.u.) lassen sich bestimmte ISE nicht mehr sauber nutzen (z.B. Bild, Bausteinkatalog) - Excel (statt PowerPoint)
die TN hatten sich als nachmittäglichen Schwerpunkt die Tabellenkalkulation statt der Präsentation PowerPoint gewünscht - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen - Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E); hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) - Tipps / Tricks
Eingabe "erzwingen" mit Anführungszeichen; manueller Zeilenumbruch in Zelle mit Alt + Enter
Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -), mehrere Zellbereiche markieren mit Strg-Taste - Automatisches Ausfüllen
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus, Benutzerdefinierte Listen (siehe Datei - Optionen - Erweitert und dann nach unten scrollen) - Tabellenblätter
Dimensioenen Spalten (XFD - 16.384) * Zeilen (1.048.576); Blätter umbenennen, Navigieren mit Cursor und Strg-Taste + Cursor - Zellformate
Nachkommastellen, Prozente, Währung vs. Buchhaltung (Ausrichtung beachten) - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(),MITTELWERT(), HEUTE(), WENN()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe
Formeln anzeigen lassen: mittels Strg + # bzw. Ribbon Formeln - Formeln anzeigen
"unbekannte" Funktion DATEDIF() für volle Jahre berechnen aus zwei Datumszellen (Google Recherche Link) - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Umsatztabelle[Artikel 1])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi" - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Donnerstag, 11.09.14
Donnerstag, 11.09.2014, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
Themenvorgaben: Textgestaltung: Spaltentexte, Nummerierungen, Aufzählungen, Gliederungen, Einbindung von Bildern/Grafiken, Formatvorlagen; Neu: Serienbriefe (Seriendruck) und Schnellbausteine -> Dokumentvorlage (mit und ohne Makros) - Themen der Tage Mo - Mi
Teilnehmer auf die Themen der Vortage des Seminarzyklus hingewiesen
Konzentration auf Themenvorgaben (s.o.) - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) - Manuelle Sonderzeichen
Bedingter Trennstrich (Strg + -), geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
Manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return), manueller Seitenwechsel (Strg + Return) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern - Tabulatoren (TabStopps)
Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts - Einfügen von
Bilder: Nutzen der Bildtools (Menüband) zum Einstellen Zeilenumbruch (Textfluss um Bild) und Rahmeneffekte
Symbole: Bereitstellung von "internationalen Sonderzeichen" wie Ó oder á - Spalten
Text für Spalten markieren und mittels Seitenlayout - Spalten gewünscht formatieren
bei Blocksätzen bitte auf saubere Silbentrennungen achten (s.o. Bedingter Trennstrich Strg + "-")
Technik: Word fügt fortlaufende Abschnittswechsel für die Spalten ein - Anzeige der Abschnitte in Titelleiste möglich - Tabellen
Einfügen Tabellen über gleichnamige Menüband; nutzen der vordefinierten Layouts; Feinschliff für Zeilen und Spalten mittels Markieren und Rechte Maustaste (Spalten/Zeilen einfügen/löschen; Zellen verbinden; Ausrihtungen in Zellen) - AutoTexte (siehe F3 und Alt + F3)
die Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3, Sichern in Dokumentvorlagen (Normal.dotm für Word)
Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der AutoText-Namen und Return (bzw. F3); Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Einstellungen - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
Tipp: bitte AutoTexte in Kategorien organisieren, dann lassen sich die erstellten Bausteine effektiver nutzen
in Ribbons: Menüband Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - AutoText - Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm)
die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates (Vorlagenordner):
Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Pfad ab AppData normaler Weise versteckt - Formular Platzhalter (Steuerelemente)
Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
1. Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente (*.docx, *.dotx, *.dotm, *.docm Dateien nötig)
2. Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools - also bis 2003 die Standardtechnik)
3. ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
Bitte die Multifunktionsleiste „Entwicklertools“ einblenden (Datei - Optionen - Menüband anpassen)! - Inhaltssteuerelemente - die neuen einfachen Formulare (ISE)
Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
Übungen mit Rich-Text, Bild, Bausteinkatalog (siehe AutoTexte mit Kategorien anlegen), Kombinationsfeld (hier auch Eingabe von nicht vorgegebenen Werten möglich), Listenfeld (nur vorgegebene Werte), Datumsauswahl (attraktiver Datumswähler), Kontrollkästchen (mit weitreichenden Gestaltungsmöglichkeiten
Gruppieren: durch das Gruppieren von Eingabebereichen findet ein automatischer "Schutz" der umgebenden Begleittexte statt
mit der Schaltfläche "Entwurfsmodus" lassen sich die Tags für die Inhaltssteuerelement (inkl. Gruppe) anzeigen
über die Schaltfläce "Eigenschaften" kann man die jeweiligen Konfigurationen vornehmen (diverse Bezeichner und Schutzmechanismen gegen das versehentliche Löschen der Tags und/oder Inhalte)
Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013 Dokumentformaten verarbeiten! - Seriendruck - Hauptdokumente und Datenquellen (Steuerdatei)
SD-Hauptdokumente-Typen: Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
SD-Assistenten über Ribbon Sendungen nutzen (Schritte 1 bis 3)
Datenquellen: Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, CSV-Dateien, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte - Serienbrief-Darstellung (Trainer) mit Excel-Tabelle:
Empfehlungen: in oberster Zeilen beginnen, Tabellen benennen
Seriendruckfelder einfügen: einzeln und per Addressblock bzw. Grußzeilen (besonders gut mit Outlook als Partner)
Serienbriefe erzeugen (Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten) über Sendungen - Gruppe Fertig stellen - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Freitag, 12.09.14
Freitag, 12.09.2014, 08.30 - 12.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
Themenvorgaben: Kontakte und Verteilerlisten, Terminverwaltung, Anlagen, Aufgaben - Hinweis auf Interaktives Handbuch zu Office Programmen; hier Office 2010 (Link)
- Ribbons - neue Oberfläche (Look & Feel)
Ein-/Ausblenden der Ribbons (Doppelklick); Gruppen mit kleinem Pfeil unten rechts für Dialogfenster, Steuerung über Tastatur (mittels Alt-Taste aktivieren); Ribbons dynamisch zur Programmnutzung, Ribbon Datei mit Drucken und Optionen - Optionen Outlook
Beispiele: Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden - Client-/Server Prinzip Dienst E-Mail
E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet)
Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit gemeinsam nutzbaren Kontakten, Terminkalender für Gruppen, Abwesenheitsnotiz, OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche) - Outlook.pst
die Outlook Datendatei - Windows 7 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien, Archivierung manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst), Komprimieren großer Datendateien möglich mit eigener Outlook-Komprimierung, bei Exchange zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Administratoren - E-Mail
Hinweis: Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"), Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc", bitte immer Betreff angeben, Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte) - Kalender
Termin angelegt und konfiguriert, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen; neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen..." - Kontakte
Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte (lassen sich bereinigen), Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder
Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien) - Tipp: Seriendruck mit Outlook als Datenquelle
Ribbon Sendungen - Seriendruck starten - Assistenten genutzt; Seriendruck-Hauptdokument mit Datenquelle "Outlook" verbinden; alternative Datenquellen: Word-Tabellen-Dok, Access-Tabelle, Outlook, andere Datenbanken
optimale Nutzung der Seriendruckfelder "Grußzeile" und "Adressblock" weil die Felder optimals und sauber zugeordnet werden - Tipp: AutoTexte (klassisch: Textbausteine)
gibt es in Word und Outlook in jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm vs. NormalEmail.dotm), Erstellen von Bausteinen: gewünschten Text schreiben und formatieren, markieren, Tastenkombination Alt + F3, Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden der Programme bedenken - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Vielen Dank für Ihr überaus positives Feedback zu unserer Seminarreihe - ich freue mich auf die kommenenden Seminare ab dem 22.09.14 bei der VHS Wolfenbüttel.
Ihr Trainer Joe Brandes