Adobe Acrobat X Pro
Im Rahmen der Mitarbeiterfortbildungen an der TU Braunschweig findet am 24.02.2014 ein Seminar zum Thema "PDF Formulare erstellen" statt. Mit den Adobe Acrobat Tools sollen die notwendigen Schritte zum Erstellen und Verfeinern elektronischer Formulare auf PDF-Basis erarbeitet werden.
Hier die Rahmendaten der Veranstaltung:
Ort: TU Braunschweig, Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommerstraße 65
Zeiten: Montag, 24.02.14; 09.00 - 16.00 Uhr
Unterlage zu Seminar: nach dem Seminar geht den Teilnehmern über den Veranstalter eine ausführliche PDF-Unterlage zu den Themen des Seminars zu - Status: Unterlage erstellt und bereits am 24.02. abends per Mail an Veranstalter gesendet
Ihr Trainer Joe Brandes
Montag, 24.02.2014
Montag, 24.02.2014, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphasen, TN-Themen/Seminar-Themen
Hinweis auf ausführliches PDF-Unterrichtsmaterial nach dem Seminar und Überarbeitung durch Trainer
Wichtig: Seminar um halben Tag gekürzt, aber trotzdem "alles versucht" ;-) - Adobe Software rund um PDF
Adobe Reader: kostenloser PDF-Leser und Formular-"Ausfüller" für nahezu alle Plattformen (Betriebssysteme)
Adobe Acrobat: kostenpflichtiger PDF-Experte von Adobe, Teil der Creative Suites, letzte Version in CS6: Acrobat X; als eigenständig Software bzw. in der Adobe Cloud (als Software-Miete) in Version XI
Hinweis und Vergleich der aktuellen Acrobat X Pro Version (Trainerrechner) mit der Seminarsoftware Acrobat 9 Pro
Übersicht zu Adobe Acrobat Versionen: Wikipedia Artikel
Zusatzprogramme erläutert: Distiller (PDF-Ersteller/Drucker), LiveCycleDesigner
Voreinstellungen (Programmoptionen) bei Adobe SW oft mit Strg + K - Erstellungsprozess PDF-Formulare (typischer Arbeitsablauf)
Vorlage erstellen (mit Word, OpenWriter, InDesign, ...)
Konvertierung nach PDF (z. B. Adobe Destiller oder PDF-Exporttechniken der Tools)
Umwandlung in ein Formular (hier beginnt die Arbeit von Adobe Acrobat)
Formularfelder anpassen / einfügen / konfigurieren
Formular speichern
Hinweis: für Speichernmöglichkeiten der PDF-Formulare durch Adobe Reader (vor Version XI) bitte die entsprechenden Aktivierungen durchführen - Übungsszenario für Seminartag
Memo-Notizen-Formular für "Hotline" der TU Braunschweig
Erstellungsprozess (s.o) exemplarisch durchgeführt und die automatischen Felderkennungen von Acrobat entdeckt und eingeschätzt
Einsatz aller Feldtypen und ihrer Grundeigenschaften, berechnete Felder (Multiplikation zweier Textfelder), Validierung von Werten
Umschalten zwischen Formularbearbeitung und Standardansicht Acrobat über entsprechende Werkzeug-Schaltflächen oder Menüpunkte - Tastenkombination: Umschalten + Strg + 7 - Formularfeldtypen
Textfelder: Eingabe von verschiedenen Zeichen mit Hilfe der Tastatur (auch Zahlen / Währung / Datum); Optimierung von mehrzeiligen Feldern unter Beachtung und Konfiguration von Zeichenlänge und Formatierungen (siehe Schriftgröße Auto)
Kontrollkästchen: aktiv / deaktiv - "ankreuzen"
Optionsfelder: Auswahl aus einer Gruppe von Möglichkeiten (Optionsgruppe)
Auswahllisten: Auswahl aus einer Liste von Elementen
DropDown-Listen: Kombination aus Textfeldern und Auswahllisten (inkl./exkl. Option eigene Eingabe möglich)
Schaltflächen (für Aktionen wie Formular löschen / zurücksetzen oder Drucken...)
Digitale Signatur - Felder positionieren
Raster nutzen (siehe Strg + U) / am Raster ausrichten; Hilfslinien mit Maus aus Linealen ziehen und zurücklegen
Mehrer Felder mittels Umschalten bzw. Strg auswählen und über Rechte Maustasten dann Ausrichten, Verteilen, Zentrieren oder Größen anpassen
Felder können im Druck unsichtbar werden; Felder können erforderlich gekennzeichnet werden
Achtung: kopierte Felder (Strg C / Strg V) sind Klone (enthalten also automatisch identische Inhalte! - "Textbearbeitung" mit Acrobat 9 / X
mittels Symbolleiste "Erweiterte Bearbeitung" Zugriff auf das TouchUp Werkzeug zum Textbearbeiten der importierten Word-Texte
mittels der "Schreibmaschine" eigene Texte (Textobjekte) erstellen und positionieren
Acrobat X: alles zentral über 3 Schaltflächen rechts über Kategorie "Inhalt" erreichbar - Adobe LiveCycle Designer
der PDF Formularprofi - kurze Darstellung der Version ES2 (ist in CS6 integriert und mit Acrobat X Pro kombiniert)
Nutzung von Formularvorlagen mit meist Geschäftsschwerpunkten Rechnungen, Listen,...
Beispiel: Datumsfelder mit Auswahllisten mit Datumwechsler - Exportformate mit Adobe Acrobat
Durchführen mittels Menü Formulare - Verwalten - Exportieren; Dateiformate: *.fdf, *.xfdf, *.xml und *.txt
umgekehrt Importieren (inkl. *.pdf) für die Auswertung in einer Tabelle (einem Bericht.csv) - Formulare verteilen und auswerten
a) manuell mit Acrobat: "Formulardaten verwalten" und dann in CSV-Datei (oder XML-Datei) exportieren
b) mittels "Formular verteilen"; Adobe-ID nötig für die Nutzung der Online-Technik "Workspaces für Acrobat.com"
c) mittels Online-Plattform "FormCentral"; Kostenübersicht siehe Link zu Adobe
Hinweis: CSV-Daten lassen sich mit Excel einlesen - aber gerne auch mit alternativen Tools wie OpenCalc oder auch Datenbanken (siehe Access, MySQL, ...) - Formularfeldtypen (komplettiert)
Button (Schaltflächen) - Übungen: mit Button Formular zurücksetzen oder Drucken (später dann JavaScript)
Auswahlliste - meist nicht optimal durch User nutzbar (Aktivierung / Deaktivierungen mittels Strg) - Atuelles Datum in Textfeld (JavaScript 1)
siehe Codeschnippsel in diesem Beitrag; Register Berechnung - Benutzerdef. Berechnungsskript - DropDown-Listenauswahl steuert Inhalte von Textfeldern (JavaScript 2 - nicht in Übung durchgeführt)
siehe Codeschnippsel in diesem Beitrag; benutzerdefiniertes Format in DropDown setzt Textfelder zurück oder ruft Funktion (SetFieldValues) zum Füllen der Textfelder auf; JavaScript für Dokument enthält Array (Anordnung) mit Fülldaten und die Füllfunktion SetFieldValues - Drucken (Schaltfläche) wenn Formular "komplett" ausgefüllt (JavaScript 3)
siehe Codeschnippsel in diesem Beitrag; Aktion für Schaltfläche mit "JavaScript ausführen"; Grundskript funktioniert mit allen Standardformularen kann aber nicht die Optionsfeld-Gruppen bewerten/auswerten; eigentlicher Funktionsaufruf für das Drucken app.doc.print() - Hinweis auf PowerPräsentation mit dem "Roten Faden"; Links auf vorletzter Folie:
Übersicht Adobe Acrobat Versionen http://de.wikipedia.org/wiki/Adobe_Acrobat
RRZN Elektronische Formulare erstellen http://www.rrzn.uni-hannover.de/pdfform.html
Creating PDF Forms for Government Ted Padova (100 MB Multimedia-PDF); http://www.tedpadova.com/
Herdt Skript (zu Acrobat X und auch XI) Adobe Acrobat X, PDF-Dokumente erstellen und publizieren; Birgit Szuba; Mai 2011 http://www.herdt.de/artikel/ACROX/Adobe-Acrobat-X/
Videotrainings Video2Brain; Link: http://www.video2brain.com/de/search.htm?search_entry=acrobat
Adobe Acrobat X in der Druckvorstufe; PDF-Formulare mit Acrobat X und dem LifeCycle Designer - Letzte Fragen, TN-Bescheinigungen, Feedbackbögen
Code Schnippsel (Snippets)
Ein paar JavaScript Beispiele für Lösungen in PDF-Formularen:
Die Nutzung der Snippets wird im Seminar verdeutlicht und gezeigt...
- Aktuelles Datum (JavaScript 1)
eine beispielhafte Lösung - es gibt auch Lösungen über JS auf Seitenebene, ... (Vorschlag: mal Googeln)
hier wichtig: der Name "txtMemoDatum" muss dem Namen des Datumsfeldes entsprechen!
var datumsfeld = this.getField("txtMemoDatum");
var jetzt = new Date();
var tag = jetzt.getDate();
var monat = jetzt.getMonth() +1;
var jahr = jetzt.getFullYear();
datumsfeld.value = tag+"."+monat+"."+jahr;
- Kombinationsfeld ändert automatisch Textfeld (JavaScript 2 - Kurzurl zu Themenseite)
die Auswahl aus einer DropDown-Liste füllt gleich andere Textfelder mit Inhalten
// DropDown - Format - Benutzerdef. Tasteneingabeskript:
if( event.willCommit )
{
if(event.value == " ")
this.resetForm(["DeptContact","DeptEmail","DeptNumber"]);
else
SetFieldValues(event.value);
}
// JS for the Document
var DeptData = { Accounting:{ contact: "Steala Damuni",
email: "accounting(at)mycomp.com",
deptnum: "cmp1234" },
Engineering:{ contact: "Frank N. Stien",
email: "engineering(at)mycomp.com",
deptnum: "eng1234" },
Marketing :{ contact: "Shelly Oughtbuks",
email: "marketing(at)mycomp.com",
deptnum: "mkt1234" },
ITSupport:{ contact: "Goah Wei",
email: "it(at)mycomp.com",
deptnum: "its1234" }};
function SetFieldValues(cDeptName)
{
this.getField("DeptContact").value = DeptData[cDeptName].contact;
this.getField("DeptEmail").value = DeptData[cDeptName].email;
this.getField("DeptNumber").value = DeptData[cDeptName].deptnum;
}
- Drucken "wenn komplett" ausgefüllt (JavaScript 3 - Kurzurl zu Themenseite/Forumsdiskussion)
ein Button wird mit der Überprüfung hinterlegt, ob "alle" Felder ausgefüllt worden sind und öffnet erst dann den Druckdialog
kontrollieren();
function kontrollieren()
{
var feld;
feld=""
for (var i=0;i<this.numFields;i++)
{
var fName=this.getNthFieldName(i);
var f=this.getField(fName);
if ((f.type != "button") && (f.value.length<1) && (f.RequiredLevel != 1))
{
feld=feld + fName + "\n";
}
}
if (feld==""){
app.doc.print();
}
else
{app.alert("Bitte füllen sie vor dem Drucken alle Pflichtfelder aus.\nFehlende Felder:\n\n" + feld);
}
}
Anm.: dieses JS kann noch keine Optionsgruppen sauber überprüfen! Im nächsten JS allerdings führt eine Variable für die Optionsgruppe in die Richtung, wie man das weiter überprüfen könnte! Für das Drucken muss mit dem folgenden Code in der Optionsgruppe "Ja" ausgewählt sein, sonst Druckt nichts!
kontrollieren();
function kontrollieren()
{
var option1;
option1 = getField("grpProblemloesung").valueAsString;
var feld;
feld="";
for (var i=0;i<this.numFields;i++)
{
var fName=this.getNthFieldName(i);
var f=this.getField(fName);
if ((f.type != "button") && (f.value.length<1) && (f.RequiredLevel != 1))
{
feld=feld + fName + "\n";
}
}
if ((feld=="") && (option1 == "optProblemloesungJa")){
app.doc.print();
}
else
{app.alert("Bitte füllen sie vor dem Drucken alle Pflichtfelder aus.\nFehlende Felder:\n\n" + feld);
}
}
Vielen Dank für Ihr freundliches Feedback in den Evalutationsbögen und das Klopfen am Ende des Seminartags.
Ihr Trainer Joe Brandes