• Office 2010

Ab dem 18.03.2013  findet an der KVHS Wolfenbüttel eine Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Stadt Wolfenbüttel statt. In Tagesseminaren mit gemischten Office-Schwerpunkten werden wir in praxisorientierten Seminaren den Umstieg von Office 2003 auf die aktuelle Office Technik 2010 kennen lernen.

 Hier die Rahmendaten:

Ort: KVHS Wolfenbüttel, Harzstraße 2-5, 38300 WF, Raum A 1.9 ("Linux") und A 1.2 ("MacOS")
Zeiten: Mo, 18.03. bis Do, 28.03.13 (jeweils 08.30 - 15.30; Fr. bis 12.30)
Anm.: genauere Themen und Zeiten im folgenden Beitrag

Ich wünsche viel Spaß und Erfolg
Ihr Trainer Joe Brandes

Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen

• Office Versionen
  klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
  neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010
  
• Tipps/Infos zu 2010-Version:
  klassisches Menü nachrüsten mit UBit Tool (Link)
  Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link)

Da sich die Inhalte unserer Schulungen teilweise in den Tagen wiederholen stöbern Sie bitte auch gerne in den Beiträgen zu den anderen Terminen.

 

Woche 1 ab 18.03.13

• Office 2010

Woche 1 der Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Stadt Wolfenbüttel zum Thema "Office 2010 Migration"

Hier eine Kurzübersicht zu den Schwerpunkten der ersten Woche. Bitte blättern Sie gerne auch durch die anderen Seminartage und lesen die dortigen Infos nach.

• Tag 1: Word (vormittags) - Excel (nachmittags)
• Tag 2: Excel (vormittags) - Word (nachmittags)
• Tag 3: Word (vormittags) - Excel (nachmittags)
• Tag 4: Outlook (vormittags)

Mo., 18.03.13

• Zahlenformatierung

Montag, 18.03.2013, 08.30 - 15.30 Uhr

• Orientierungsphase / TN-Themen; Word (vormittag) - Excel (nachmittag)
• Historie und Versionen 2007 / 2010 (s.o. und auch Hand-Out - Download)
• Einstellung Windows
  mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen; hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
  Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
• Office Versionen
  97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und  .xls (Excel)
  "Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
  2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx und mit Makros .docm, .xlsm;
  Templates: .dotx, .xltx (auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
  siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellstartleiste)
• Tipps/Infos zu 2010-Version:
  klassisches Menü nachrüsten mit UBit Tool (Link)
  Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - funktionieren aktuell anscheinend die Links nicht; können aber heruntergeladen und offline genutzt werden.
• Word
  Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
  Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden
• Effektives Markieren
  Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
  Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile); mit Strg zum Anfang / Ende Gesamtdokument springen
• Bilder (bzw. ClipArts)
  einfügen und positionieren (Textfluss), Proportionen beibehalten über Skalieren in Ecken
  eigenes Ribbon "Bildtools" für Grafikformatierungen
• Nummerierungen / Aufzählungen
  Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
• TN-Fragen: Access-Tabellen zu Excel Exportieren, Seriendruck (folgt), AutoTexte (s.u. nach Seminar)
• Seriendruck - Hauptdokumente und Datenquellen (Steuerdatei)
  SD-Hauptdokumente-Typen: Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
  Datenquellen: Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, CSV-Dateien, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte
• Serienbrief-Praxis mit Excel-Tabellen:
  Empfehlungen: in oberster Zeilen beginnen, Tabellen benennen
  Seriendruckfelder einfügen: einzeln und per Addressblock bzw. Grußzeilen
  Serienbriefe erzeugen (Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten)
• Lösung für Datumsproblem (englisches/amerkanisches Format: 08/30/2011)
  Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9 (oder natürlich mit Rechter Maustaste) - Formatschalter hinzufügen:
  {mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 30. August 2011
• Excel (Grundlagen)
  Eingaben von Texten, Zahlen, Formeln; Tipps und Tricks; Probleme bei Formeln
  Zahlenformate, Benuzterdefinierte Formate (0,00 "Liter"); relative vs. absolute Zelladressierung (Berechnung Proz. Umsätze)
• Funktionen (eine Übersicht)
  SUMME(), MITTELWERT(), MIN(), MAX()
• Automatisches Ausfüllen
  Beispiele: Monate - Individuelle "Benutzerdefinierte Listen"; Datum / Uhrzeit (Formate beachten);
  Zahlen mit zwei Werten - markieren und ausfüllen
• Nachtrag zum Seminar: gewünschtes Thema AutoTexte
  die Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3, Sichern in Dokumentvorlage (Normal.dotm für Word, Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates - Pfad ab AppData normaler Weise versteckt)
  Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der TB-Namen und Return (bzw. F3); Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
• TN-Bescheinigungen und letzte Fragen

Di., 19.03.13

• Zellbezüge

Dienstag, 19.03.2013, 08.30 - 15.30 Uhr

• Orientierungsphase / TN-Themen, Excel (vormittag) - Word (nachmittag)
• Excel-Versionen, Ribbon-Oberfläche und Dateitypen
  Infos hierzu auch siehe Montag, 18.03.2013 und Download Excel-Hand-Out
• Einstellung Windows
  mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen; hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
  Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
• Zellinhalte
  Texte, Zahlen, Formeln (starten mit =)
• Funktionen
  am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
  MIN(), MAX(), MITTELWERT()
• Automatisches Ausfüllen
  Beispiele: Monate - Individuelle "Benutzerdefinierte Listen"; Datum / Uhrzeit (Formate beachten);
  Zahlen mit zwei Werten - markieren und ausfüllen
• Tabellenblätter
  Dimensioenen Spalten (XFD - 16.384) * Zeilen (1.048.576); Blätter umbenennen, Navigieren mit Cursor und Strg-Taste + Cursor
  Tabellen fixieren / einfrieren; neue Tabellenblätter einfügen
• Tipps / Tricks
  Eingabe "erzwingen" mit Anführungszeichen; manueller Zeilenumbruch in Zelle mit Alt + Enter
  Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -), mehrere Zellbereiche markieren mit Strg-Taste
• Zellbezüge
  Relative vs. Absolute Zellbezüge; Absolute mit $-Symbolen bzw. mit F4
• Zellformate
  Nachkommastellen, Prozente, Währung vs. Buchhaltung, Ausrichtung, benutzerdefiertes Format 0,00 "Liter"
• Eingabetrick:
  Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
  so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
• Als Tabelle formatieren...
  neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Mitarbeiter[Gehalt])
• Diagramm auf Knopfdruck
  Werte markieren und mit F11 eigenständiges Diagrammblatt erstellen
• Seriendruck
  siehe Inhalt Montag, 18.03.2013
• Word-Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden
• Aufzählungen (oder auch Nummerierungen)
  besteht aus einzelnen Absätzen (mit Return bekommt man neuen Absatz) und werden über die Formatierungssymbole zugewiesen
  Trick: für Zusatzzeilen in Aufzählungen (oder Nummerierunen) einfach am Ende einer Zeile die Kombi Umschalten + Return drücken - hierdurch erhält man eine neue Zeile und das Format bleibt sauber ausgerichtet
• AutoFormat und AutoKorrektur
  siehe Eingriffe von Word während der Eingaben oder mittels Optionen (Ribbon Datei)
• OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch Hand-Out)
  Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
  1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
  2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
  3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
  Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung
• TN-Bescheinigungen und letzte Fragen

Mi., 20.03.13

• Formatvorlage

Mittwoch, 20.03.2013, 08.30 - 15.30 Uhr

• Orientierungsphase / TN-Themen: Word (vormittag) - Excel (nachmittag)
• Historie und Versionen 2007 / 2010 (s.o. und auch Hand-Out - Download)
  bitte auch die Beiträge zu den ersten beiden Seminartagen beachten (Mo, 18.03. + Di, 19.03.2013)
• Einstellung Windows
  mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen; hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
  Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
• Office Versionen
  97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und  .xls (Excel)
  "Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
  2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx und mit Makros .docm, .xlsm;
  Templates: .dotx, .xltx (auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
  siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellstartleiste)
• Tipps/Infos zu 2010-Version:
  klassisches Menü nachrüsten mit UBit Tool (Link)
  Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - funktionieren aktuell anscheinend die Links nicht; können aber heruntergeladen und offline genutzt werden.
• Word
  Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
  Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden
• Effektives Markieren
  Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
  Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile); mit Strg zum Anfang / Ende Gesamtdokument springen
• Bilder (bzw. ClipArts)
  einfügen und positionieren (Textfluss), Proportionen beibehalten über Skalieren in Ecken
  eigenes Ribbon "Bildtools" für Grafikformatierungen
• Nummerierungen / Aufzählungen
  Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
• AutoTexte (siehe Ribbon Einfügen - Schnellbausteine - ...)
  die Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3, Sichern in Dokumentvorlage (Normal.dotm für Word, Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates - Pfad ab AppData normaler Weise versteckt)
  Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der TB-Namen und Return (bzw. F3); Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
• Seriendruck - Hauptdokumente und Datenquellen (Steuerdatei)
  SD-Hauptdokumente-Typen: Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
  Datenquellen: Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, CSV-Dateien, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte
• Serienbrief-Praxis mit Excel-Tabellen:
  Empfehlungen: in oberster Zeilen beginnen, Tabellen benennen
  Seriendruckfelder einfügen: einzeln und per Addressblock bzw. Grußzeilen
  Serienbriefe erzeugen (Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten)
• Hinweis: Lösung für Datumsproblem (englisches/amerkanisches Format: 08/30/2011)
  Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9 (oder natürlich mit Rechter Maustaste) - Formatschalter hinzufügen:
  {mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 30. August 2011
• Excel (Grundlagen)
  Eingaben von Texten, Zahlen, Formeln; Tipps und Tricks; Probleme bei Formeln
  Zahlenformate; relative vs. absolute Zelladressierung (Berechnung Proz. Umsätze)
• Zellbezüge
  Relative vs. Absolute Zellbezüge; Absolute mit $-Symbolen bzw. mit F4
• Zellformate
  Nachkommastellen, Prozente, Währung vs. Buchhaltung (Ausrichtung beachten)
• Funktionen (eine Übersicht)
  SUMME(), MITTELWERT(), MIN(), MAX(), RUNDEN(), HEUTE(), JETZT()
• Automatisches Ausfüllen
  Beispiele: Monate - Individuelle "Benutzerdefinierte Listen"; Datum / Uhrzeit (Formate beachten);
  Zahlen mit zwei Werten - markieren und ausfüllen
• Diagramm auf Knopfdruck
  Werte markieren und mit F11 eigenständiges Diagrammblatt erstellen
• TN-Bescheinigungen

Fr., 21.03.13

• Regeln für E-Mails

Freitag, 22.03.2013, 08.30 - 12.30 Uhr

• Orientierungsphase / TN-Themen zum Thema Outlook und Office 2010
• Hinweis auf Interaktives Handbuch zu Office Programmen; hier Office 2010 (Link)
• Ribbons - neue Oberfläche (Look & Feel)
  Ein-/Ausblenden der Ribbons (Doppelklick); Gruppen mit kleinem Pfeil unten rechts für Dialogfenster, Steuerung über Tastatur (mittels Alt-Taste aktivieren); Ribbons dynamisch zur Programmnutzung, Ribbon Datei mit Drucken und Optionen
• Client-/Server Prinzip Dienst E-Mail
  E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet)
  Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit gemeinsam nutzbaren Kontakten, Terminkalendern
• Outlook.pst
  die Outlook Datendatei - Windows 7 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien, Archivierung manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst), Komprimieren großer Datendateien möglich mit eigener Outlook-Komprimierung, bei Exchange oft zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk)
• E-Mail
  Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
  Mails versendet/empfangen, Nutzung von "An", "Cc", "Bcc", Betreff angeben, Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen, Regeln für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; E-Mail Formate: HTML, Nur Text, Rich-Text (Anm.: bei "Nur Text"-Mails gibt es keine Auto-Texte s.u., da Outlook 2010 jetzt die Vorlagen NormalEmail.dotm weglässt!)
• Kalender
  Termin angelegt und konfiguriert, Erinnerungen, Einladung Termine per Mail, Serientermine
• Kontakte
  Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte, Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder, Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)
• AutoTexte (klassisch: Textbausteine)
  gibt es in Word und Outlook in jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm vs. NormalEmail.dotm), Erstellen von Bausteinen: gewünschten Text schreiben und formatieren, markieren, Tastenkombi Alt + F3, Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden der Programme bedenken
  Wichtig: keine AutoTexte bei Mails im "Nur Text"-Format (s.o.) - da arbeitet Outlook 2010 komplett ohne Dokumentvorlage und somit auch ohne Zugriffsmöglichkeit auf die Textbausteine!
  Trick: um Textbausteine (AutoTexte) auch unter Word erstellen zu können und diese aber in der Dokumentvorlage für Outlook (NormalEmail.dotm) speichern zu können (Dialog von Alt + F3) muss man die NormalEmail.dotm Datei in den Startup-Ordner von Word verknüpfen (bitte nicht verschieben!)
  Dateipfad NormalEmail.dotm: C:\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm
  Verknüpfung bitte in Ordner: C:\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP\
• Abwesenheits-Assistent (klassische Bezeichnung)
  ist auf Zusammenarbeit mit geeignetem Service (s.o. Client/Server/Exchange) angewiesen
  Anleitung/Erläuterung Microsoft Exchange (Link), Erläuterung (engl. Bastelanleitung) für Nutzung ab Outlook 2010 ohne Exchange (Link)
• Seriendruck mit Outlook als Datenquelle
  Ribbon Sendungen - Seriendruck starten - Assistenten genutzt; Seriendruck-Hauptdokument mit Datenquelle "Outlook" verbinden; alternative Datenquellen: Word-Tabellen-Dok, Access-Tabelle, Outlook, andere Datenbanken
  optimale Nutzung der Seriendruckfelder "Grußzeile" und "Adressblock"
• Diverses
  Outlook Heute (eine Übersichtsseite, die sich anpassen lässt),
  Aufgaben (To-Do-Listen mit Auflistung in Kalender und anderen Übersichten),
  Notizen ("Post-Its" für den Desktop)
• TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

In Woche 2 der Seminarereihe für die Mitarbeiter/Innen der Stadt Wolfenbüttel werden wir uns den folgenden speziellen Themenvorgaben widmen, aber natürlich auch weiterhin Ihre individuellen Fragen rund um das neue Office be- und erleuchten.

 

Woche 2 ab 25.03.13

• Office 2010

Woche 2 der Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Stadt Wolfenbüttel zum Thema "Office 2010 Migration"

Hier eine Kurzübersicht zu den Schwerpunkten der zweiten Woche. Bitte blättern Sie gerne auch durch die anderen Seminartage und lesen die dortigen Infos nach.

• Tag 1: Excel 2010
  Arbeiten mit Formeln und Funktionen
• Tag 2: Word 2010
  Textgestaltung: Spaltentexte Nummerierungen Aufzählungen Gliederungen Einbinden von Bildern/Grafiken
• Tag 3: PowerPoint 2010
  Folienerstellung und -gestaltung, Folienübergänge, Animationen
• Tag 4: Outlook 2010
  Kontakte, Kalender, Ordner, Verwaltung, Gruppen, Einladungen und Terminabsprachen

Mo., 25.03.13

• Zellbezüge

Montag, 25.03.2013, 08.30 - 15.30 Uhr

• Orientierungsphase, TN-Themen
• Excel 2010: Arbeiten mit Formeln und Funktionen
• Excel-Versionen, Ribbon-Oberfläche und Dateitypen
  Infos hierzu auch siehe Montag, 18.03.2013 und Download Excel-Hand-Out
• Einstellung Windows
  mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen; hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
  Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
• Zellinhalte
  Texte, Zahlen, Formeln (starten mit =)
• Funktionen
  am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
  MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE(), JETZT,
  Spezial-Funktion "Alter aus 2 Datumszellen" (nicht in Funktionsassistent-Übersicht): =DATEDIF(B5;B6;"y")
• Automatisches Ausfüllen
  Beispiele: Monate - Individuelle "Benutzerdefinierte Listen"; Datum / Uhrzeit (Formate beachten);
  Zahlen mit zwei Werten - markieren und ausfüllen
• Tabellenblätter
  Dimensioenen Spalten (XFD - 16.384) * Zeilen (1.048.576); Blätter umbenennen, Navigieren mit Cursor und Strg-Taste + Cursor (Springen an Tabellenränder); mit Kombination Umschalten gleich auch markieren!
  Blatt kopieren mit Maus (per Drag & Drop) mit gehaltener Strg-Taste
• Tipps / Tricks
  Eingabe "erzwingen" mit Anführungszeichen; manueller Zeilenumbruch in Zelle mit Alt + Enter
  Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -), mehrere Zellbereiche markieren mit Strg-Taste
• Zellbezüge
  Relative vs. Absolute Zellbezüge; Absolute mit $-Symbolen bzw. mit F4
• Zellformate
  Nachkommastellen, Prozente, Währung vs. Buchhaltung, Ausrichtung, benutzerdefiertes Format 0,00 "kWh"
  Formate übertragen (Pinsel), Datum/Uhrzeitformate bezogen auf Zahlenzelle ab 01.01.1900 (keine negative Uhrzeit möglich)
• Eingabetrick:
  Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
  so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
• Als Tabelle formatieren...
  neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(KassenbuchTabelle[Eingang])
  Hinweis: Deaktivieren der Filterknöpfe in Spaltenköpfen über Ribbon Daten - Symbol Filter
• Diagramm auf Knopfdruck
  Werte markieren und mit F11 eigenständiges Diagrammblatt erstellen; effektive neue Diagrammvorlagen möglich; siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten; weitere Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur
• Excel in der "Wolke" (Cloud)
  kostenloser Dienst (live.com mit E-Mail, Skype und Co) inklusive Skydrive (7 GB in der kostenlosen Variante)
  Excel als WebApp - also als Anwendung im Browser; Bereitstellung (Teilen) von Trainingsdateien
• Pivot-Tabellen
  mittels Ribbon Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
  Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Ribbons für die Pivot-Konfiguration; nach Überarbeitung der Datentabelle muss die Pivot-Tabelle manuell aktualisiert werden
  eigentlich: DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
• TN-Thema Seriendruck bitte in den anderen Tagen nachschlagen
• TN-Bescheinigungen, letzte TN-Fragen

Di., 26.03.13

• Spaltentexte

Dienstag, 26.03.2013, 08.30 - 15.30 Uhr

• Orientierungsphase, TN-Themen
• Word 2010: Textgestaltung: Spaltentexte, Nummerierungen, Aufzählungen, Gliederungen, Einbinden von Bildern/Grafiken
• Einstellung Windows
  mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen; hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
  Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
• Office Versionen
  97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und  .xls (Excel)
  "Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
  2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx und mit Makros .docm, .xlsm;
  Templates: .dotx, .xltx (auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
  siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellstartleiste)
• Tipps/Infos zu 2010-Version:
  klassisches Menü nachrüsten mit UBit Tool (Link)
  Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link); können aber heruntergeladen und offline genutzt werden.
• Word
  Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
  Tipp: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden
• Effektives Markieren
  Wort (Doppelklick), Zeile (links neben), Absatz (Doppelklick links), Satz (Strg + Klick), Alles Markieren (Strg + A)
  Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile); mit Strg zum Anfang / Ende Gesamtdokument springen
• Bilder (bzw. ClipArts)
  einfügen und positionieren (Textfluss), Proportionen beibehalten über Skalieren in Ecken
  eigenes Ribbon "Bildtools" für Grafikformatierungen
• Manuelle Sonderzeichen
  Bedingter Trennstrich (Strg + -), geschützte Trennstriche und Leerzeichen (Umschalten + Strg)
  Manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen - Umschalten + Return), manueller Seitenwechsel (Strg + Return)
• Nummerierungen / Aufzählungen
  Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge; Trick: für Zusatzzeilen in Aufzählungen (oder Nummerierunen) einfach am Ende einer Zeile die Kombi Umschalten + Return drücken - hierdurch erhält man eine neue Zeile und das Format bleibt sauber ausgerichtet
• Spalten
  Text schreiben / formatieren und Ribbon Seitenlayout - Spalten; automatische Silbentrennung beachten; Technisch: Abschnittswechsel (fortlaufend) werden erzeugt
• Tabulatoren und Tabstopps, Tabellen
  linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Tabulatoren (s. a. Kopfzeilen)
  Tabellen und neue Tabellenformate
• AutoFormat und AutoKorrektur
  siehe Eingriffe von Word während der Eingaben oder mittels Optionen (Ribbon Datei)
• AutoTexte (siehe Ribbon Einfügen - Schnellbausteine - ...)
  die Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3, Sichern in Dokumentvorlage (Normal.dotm für Word, Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates - Pfad ab AppData normaler Weise versteckt)
  Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der TB-Namen und Return (bzw. F3); Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
• Kopf-/Fußzeilen
  aktiviert; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt,
  Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite) und "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten), Dokumentname (FileName - inklusive Dateipfad)
• Seriendruck - Hauptdokumente und Datenquellen (Steuerdatei)
  SD-Hauptdokumente-Typen: Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
  Datenquellen: Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, CSV-Dateien, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte
• Serienbrief-Praxis mit Excel-Tabellen:
  Empfehlungen: in oberster Zeilen beginnen, Tabellen benennen
  Seriendruckfelder einfügen: einzeln und per Addressblock bzw. Grußzeilen (letztere funktionieren besonders gut mit Outlook)
  Serienbriefe erzeugen (Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten)
• Lösung für Datumsproblem (englisches/amerkanisches Format: 08/30/2011)
  Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9 (oder natürlich mit Rechter Maustaste) - Formatschalter hinzufügen:
  {mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 30. August 2011
• Übersichten einfügen (angesprochen - Ribbon Verweise)
  Fußnoten, Inhaltsverzeichnis (kurz gezeigt), Abbildungsverzeichnis, Index
  technisch: Feldfunktionen, aktualisieren über Kontextmenü oder F9
• TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

Mi., 27.03.13

• Designs (thmx)

Mittwoch, 27.03.2013, 08.30 - 15.30 Uhr

• Orientierungsphase, TN-Themen,
  Hinweis auf Hand-Out "Excel" und "PowerPoint" für Übersichten zu 2010-Technik, Dateitypen, OLE
• PowerPoint 2010: Folienerstellung und -gestaltung, Folienübergänge, Animationen
• Einstellung Windows
  mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen; hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
  Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
• PowerPoint "Basics"
  Wichtig: in der Folienberbeitung möglichst keine Formatierungen und Verschiebungen der Platzhalter für Titel, Untertitel, Aufzählungen und Co vornehmen, da dann keien sauberen Übernahmen der Enwurfsvorlagen/Designs mehr möglich sind (Stichwort: "verhunzte Folien" ;-)
  Formate werden über die Ansicht - Folienmaster manipuliert (s.u.), damit die Folien einheitlich sind!
• Folienelemente
  Aufzählungen, Tabellen, Diagramme, SmartArts, Grafiken/Bilder, ClipArts, Multimedia-Objekte
  Praxis mit einigen Elementen; Neu ab 2007: SmartArt
• AutoKorrektur und AutoFormat-Optionen
  Automatische Korrekturen/Formatierungen und Vervollständigungen, siehe auch PowerPoint-Optionen
• Folienlayout
  Aufbau der Folien mit Platzhaltern für Titel und Co, mit PowerPoint 2010 neue Layouts gegenüber 97-2003 Techniken
  Folienansicht vs. Foliensortierung, Zoom einstellen; Präsentation mit verschiedenen beispielhaften Layouts erstellt und gespeichert
• Dateitypen (PowerPoint 2010)
  Präsentationen: *.pptx; Vorlage: *.potx; Präsentationen als "Show": *.ppsx;
  Designs: *.thmx (Speichern über Ribbon Entwurf - Designs - Aktuelles Design speichern...)
  weitere Formate: Exporte als Bilddokumente (jpg, gif, png)
• Folienmaster
  eigene Ansicht (Ribbon) in der nicht die Inhalte, sondern jetzt die Formate und Grafikobjekte die wichtige Rolle spielen
  die Folienmaster sind hierarchisch gegliedert und "vererben" ihre Eigenschaften auf die jeweiligen Unterebenen (siehe Bild)
• Vorlagen
  speichern von Präsentationen als Präsentationsvorlagen (*.potx); so lassen sich nicht nur das Design, sondern auch Folien mit Inhalten als Vorlagen über Datei - Neu als Dokumente erzeugen
  siehe auch Vorlagen (online) auf office.com
• Übergänge und Animationen
  Übergänge sind von Folie zu Folie und Animationen auf einer Folie für die Inhaltselemente verfügbar; viele neue Effekte und Wirkungen!
• PowerPoint in der "Wolke" (Cloud)
  kostenloser Dienst (live.com mit E-Mail, Skype und Co) inklusive Skydrive (7 GB in der kostenlosen Variante)
  PowerPoint als WebApp - also als Anwendung im Browser; Bereitstellung (Teilen) von Dateien und PowerPoint-Präsentationen
• OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch Hand-Out)
  PowerPoint Folien über die Zwischenablage in Word einfügen
  1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Bild/Grafik
  2) Inhalte einfügen... - Einfügen PowerPoint Objekt
  3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen PowerPoint Objekt
  Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung, manchmal manuelles Aktualisieren nötig
• Bildschirmpräsentation
  einrichten (z.B. Startfolie, Endlosschleife, Ausgabe-Monitor - Tipp Windows 7: Win + P Tastenkombi), Starten mit F5 oder entsprechenden Symbolen, Anhalten/ Fortsetzen von Präsentationen, Begleiten mit farbigen Stiften oder Textmarkierungen
• 10/20/30-Regel von Guy Kawasaki
  Eine beispielhafte Regel: maximal also 10 Folien in 20 Minuten mit Mindestschriftgröße 30
  Hinweis: hier für kurze Vorstellung von Geschäftsideen gedacht - Orientierungswerte!
• TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

Do., 28.03.13

• Regeln für E-Mails

Donnerstag, 28.03.2013, 08.30 - 15.30 Uhr

• Orientierungsphase, TN-Themen
• Outlook 2010: Kontakte, Kalender, Ordner, Verwaltung, Gruppen, Einladungen und Terminabsprachen
• Windows 7 Betriebssystem Intro:
  Fenstermanagement Aero Desktop; Vollbild, minimieren / maximieren, Fenstergrößen ändern, Fenster bewegen (an der Titelleiste nehmen)
  Aero-Desktop Windows 7: durchscheinende Fenster, Vorschau in Taskleiste (Task bedeutet Anwendung),
  Win + D für Desktop anzeigen (alle Fenster minieren / wiederherstellen); Win + P Mehrmonitor konfigurieren; Win + L Benutzer sperren; Win + Pfeiltasten (Cursur) zum Fenster bewegen/maximieren/minimieren; Alt + Tab und Win + Tab zum Fensterblättern
  Windows Dateimanager (Explorer - Starten mit Win + E)
  Kontextmenüs Rechte Maus an passender Stelle klicken für effektives Menü; Beispiel: Rechte Maus auf Desktop, Taskleiste, für Umbenennen, ...
• Hinweis auf Interaktives Handbuch zu Office Programmen; hier Office 2010 (Link)
• Ribbons - neue Oberfläche (Look & Feel)
  Ein-/Ausblenden der Ribbons (Doppelklick); Gruppen mit kleinem Pfeil unten rechts für Dialogfenster, Steuerung über Tastatur (mittels Alt-Taste aktivieren); Ribbons dynamisch zur Programmnutzung, Ribbon Datei mit Drucken und Optionen
• Client-/Server Prinzip Dienst E-Mail
  E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet)
  Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit gemeinsam nutzbaren Postfächern, Kontakten, Terminkalendern oder WebAccess (Zugriff auf Services über Browser), Abwesenheits-Notiz (s.u.)
• E-Mail
  Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
  Mails versendet/empfangen, Nutzung von "An", "Cc", "Bcc", Betreff angeben, Anhänge (eigenes Menüband; Empfehlung: meherere Dateinen in einem Zip-Archive bündeln und anhängen), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen, Regeln für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; E-Mail Formate: HTML, Nur Text, Rich-Text
• Kalender
  Termin angelegt und konfiguriert, Erinnerungen, Einladung Termine per Mail, Serientermine
• Kontakte
  Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte, Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder, Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)
• AutoTexte (klassisch: Textbausteine)
  gibt es in Word und Outlook in jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm vs. NormalEmail.dotm), Erstellen von Bausteinen: gewünschten Text schreiben und formatieren, markieren, Tastenkombi Alt + F3, Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden der Programme bedenken
• Abwesenheits-Assistent (klassische Bezeichnung)
  ist auf Zusammenarbeit mit geeignetem Service (s.o. Client/Server/Exchange) angewiesen
  Anleitung/Erläuterung Microsoft Exchange (Link) und Einrichtung (Link), Erläuterung (engl. Bastelanleitung) für Nutzung ab Outlook 2010 ohne Exchange (Link)
• Seriendruck mit Outlook als Datenquelle
  Ribbon Sendungen - Seriendruck starten - Assistenten genutzt; Seriendruck-Hauptdokument mit Datenquelle "Outlook" verbinden; alternative Datenquellen: Word-Tabellen-Dok, Access-Tabelle, Outlook, andere Datenbanken
  optimale Nutzung der Seriendruckfelder "Grußzeile" und "Adressblock"
• Diverses
  Outlook verschiede Übersichtsseiten / Ansichten, die sich anpassen lassen,
  Aufgaben (To-Do-Listen mit Auflistung in Kalender und anderen Übersichten),
  Notizen ("Post-Its" für den Desktop)
• TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

Vielen Dank für Ihr überaus freundliches Feedback im Laufe der Veranstaltung und zum Ende der Seminartage.
Ihr Trainer Joe Brandes