Im Rahmen der Seminarangebote des GITZ für Studenten der TU Braunschweig findet sowohl am 28.05. als auch 25.06.2022 das Seminar "Microsoft Excel - Grundkurs" als Online-Seminar statt.
Sie lernen in diesem praxisorientierten IT-Kompakt-Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Excel aus dem Hause Microsoft. Durch die saubere und effiziente Nutzen von Grundtechniken optimiert man die tägliche Arbeit mit Excel und ist für die Vertiefung mit weiterführenden Techniken sehr gut vorbereitet.
Stichworte / Inhalte: (siehe Ausschreibung in StudIP)
- Eingabearten und -techniken
- Formeln und Bezüge
- Funktionen erstellen und bearbeiten
- Summe und Autosumme
- Der Funktionsassistent
- Relative und absolute Bezüge
- Übungsbeispiele aus der kaufmännischen Praxis
- Ihre Themen und Fragen
Hier die Rahmendaten zum Seminar:
Ort: Online per BigBlueButton (max. 30 TN mit Wartelisten)
Zeiten: Sa., 28.05.2022 bzw. Sa., 25.06.2022 jeweils 10.30 - 17.30 Uhr
Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit ausführlichen Infos begleiten.
Und ebenfalls wie immer: nach dem Seminar ist vor dem Seminar!
Was in diesem Fall heißt, dass wir in der folgenden Woche ein Seminar zum Thema "Excel - Fortgeschrittene" anbieten und die Themen entsprechend auch hier schon einmal inhaltlich aufbereiten.
Damit findet man die Themen zusammen präsentiert und wir sind für unseren Grundkurs ausreichend thematisch aufgestellt.
Ihr Trainer Joe Brandes
Termine:
- Termin 01: Samstag, 28.05.2022, 10.30 - 17.30 Uhr
- Termin 02: Samstag, 25.06.2022, 10.30 - 17.30 Uhr
Intro:
- Orientierungsphase
- Pausen (in Online-Seminaren) - ungefährer Fahrplan für "Übungen + Pausen + Seminarende":
10.30 - 11.50 | Pause | 12.00 - 13.15 | Mittagspause
13.45 - 15.00 | Pause | 15.10 - 16.20 | Pause | 16.30 - 17.20 | Feedback (StudIP) bis Seminarende 17.30 - Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
Hinweis auf Online-Resourcen und Tools
...für die weiteren Arbeiten in Excel-Seminaren bitte beachten:
Downloads
Falls wir in den Schulungen vorbereitete Trainingsunterlagen benötigen sollten, so werde ich diese über StudIP Dateiablage bereitstellen.
Kurzanleitung:
Bitte einfach Dokumente sauber markieren und auf eigenen Rechner downloaden!
Falls Ihr Browser keine Rückfrage zum Speicherort stellt, dann sollten sich die heruntergeladenen Dateien in Ihrem Benutzer-Ordner Downloads finden lassen. Die Dateien müssen beim Öffnen in Anwendungsprogrammen oft noch "aktiviert" werden, da sie aus Sicht Ihrer Anwendungen aus einer "unvertrauten Netzwerkquelle" stammen.
Trainer-Tools
Screenshots mit Windows Boardmitteln ( Win + Druck )
Anm.: die Screenshots der Seminartage finden Sie nach dem Seminar (gezippt) in der Dateiablage zum Seminar.
Bildschirmlupe mit Windows Boardmitteln ( Win + + ;weglegen der Lupe mit Win + ESC )
Anm.: Bildschirmlupen bzw. Vergrößerungen lassen sich in Online-Seminaren oft nicht optimal einsetzen!
Monitor(e) in Online-Seminar
Online-Seminaren kann man natürlich am Besten folgen, wenn man einen Monitor für die Darstellungen des Trainers (Anm.: bezeichne ich oft als "Beamer") und auf einem zweiten Monitor die eigenen Arbeiten und Übungen durchführen kann.
Für die Teilnahme an Online-Seminaren mit nur einem Monitor (Bildschirm) empfehle ich die effiziente Umschaltung von Fenstern durch Tastenkombinationen.
Tipp: die Tastenkombination Alt + Tab (also die Alt- und dann die Tabulatortaste hinzudrücken) schaltet
- bei gehaltener Alt-Taste mit Tab , Tab , ... durch alle Fenster hindurch und
- mit (kurz) Alt + Tab zwischen den letzten beiden Fenstern hin und her!
Noch effizienter lassen sich bei Windows die "Desktops" nutzen, mit denen man dann nach Wunsch die geöffneten Fenster auf verschiedene "Bildschirme - genannt: Desktops" verteilen kann. Auch diese Desktops lassen sich sehr effizient und schnell per Tastatur wechseln.
Linksammlung
(Kurzauflistung)
- Ansprechpartner an der TU Braunschweig - GITZ
Infos siehe StudIP - oder Link: https://www.tu-braunschweig.de/it - Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
Anm.: für Kostenerstattung (Mitarbeiter TU) spezielles Formular verfügbar (s.a. Software-Kauf) - Tastatur effizient für Betriebssystem und Anwendungen nutzen
Link: http://www.pcsystembetreuer.de/shortcuts.html
Inklusive Erläuterungen zur Tastatur und den Tastenbezeichnern - Tastenkombinationen für Excel (Link MS Portal)
Seminarende
... auf Online Plattform BigBlueButton:
bitte das Online-Seminar rechts oben (Drei-Punkte-Menü) über die Schaltfläche "Ausloggen" verlassen!
Anm.: sonst schmeißen Sie ALLE aus der Konferenz, wenn Sie Moderatoren-Status haben!
Roter Faden
Diesen Begriff hört man in meinen Seminaren häufiger ;-). Gemeint ist hier: Das grundsätzliche Verständnis der fraglichen IT-Techniken. Am Besten gleich so, dass man auch nach einer Zeit ohne Beschäftigung mit diesen Techniken sehr schnell wieder in Fahrt kommt.
Unter einem roten Faden versteht man ein Grundmotiv, einen leitenden Gedanken, einen Weg oder auch eine Richtlinie. „Etwas zieht sich wie ein roter Faden durch etwas“ bedeutet beispielsweise, dass man darin eine durchgehende Struktur oder ein Ziel erkennen kann.
Quelle: Wikipedia - Roter Faden
Eine sehr grundsätzliche Erfahrung in der IT ist, dass sich natürlich die IT modernisiert. ABER: keine Entwicklergemeinschaft setzt sich dauernd hin und erfindet das Rad neu. Wir werden uns also erarbeiten, wie eine Technik tickt und dann profitieren wir einfach mal ein paar Jahrzehnte davon ;-).
Und los geht es ...
Excel Grundlagen
Grundlagen (Excel Basics)
Besonders in einführenden Veranstaltungen wollen wir uns auf die Praxis mit den folgenden Excel-Grundlagen-Themen konzentrieren - "Learning by Doing"... und los geht es:
Zellen
... können drei Inhalte aufnehmen
- Texte
- Zahlen
- Formeln
Formeln beginnen immer mit einem =
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben.
Eingaben bitte immer sauber mit Return beenden!
Inhalte wie
- Datum und
- Uhrzeit
sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) und bedürfen besonderer Betrachtung und Nutzung.
Diese Datumzellen sind Zahleninhalte mit Bezug auf den 01.01.1900 (bei Microsoft Systemen)
Anm.: MacOS anders mit 1904 (siehe Optionen)
Anm./Hilfe bei MacOS-Excel-Mappen:
über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)
Es sind keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf Darstellung ####### in Zellen)!
Einfachste Formel mit lediglich Zellbezug: =F12
Erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / *
Hinweis: die Operatoren finden sich auf Haupttastatur oder auf Nummernblock rechts außen - gegen den Uhrzeiger
... sind in Spalten und Zeilen organisiert
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen - also z.B. A1
Die Zellbezüge lassen sich aber auch in andere Darstellung umschalten: Z1S1 (Zeile 1 / Spalte 1) - siehe Excel Optionen
Anm.: diese Sicht auf Zellbezüge muss man später auch bei der Beschäftigung im Rahmen von Makros/VBA berücksichtigen.
Bewegen mit Maus und Tastatur (Anm.: Tastatursteuerung immer sehr effizient!)
- mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
- mit Umschalten -Taste und Cursor wird markiert
Tipp: das lässt sich für effizientes Markieren großer Tabellenbereiche kombinieren!
Tabellenblätter
Exceltabellen (*.xlsx ab 2007): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
Vorher/alt in Format *.xls: 256 Spalten x 65.536 Zeilen
Schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten lassen sich über Kontextmenü (Rechte Maus) oder mit Maus-Ziehen auf Spaltengrenzen ändern.
Tipp: Doppelklick auf Spaltengrenze stellt (sogenannte) optimale Spaltenbreite ein. (Funktioniert bei vielen tabellarischen Darstellungen - s.a. Windows Explorer9
Spalten ein-/ausblenden: wieder über Kontextmenü (Rechte Maus)
"Automatisches" Ausfüllen
Praxis: Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten - technisch eigentlich ein "Kopieren"
Tests mit: Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten aber auch Zellinhalte wie "Artikel 1"
Benutzerdefinierte Listen:
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
ab Excel 2010 / 2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
Tipp: Ausfüllmechanismus bei Zahlen (funktioniert später so auch mit Datumzellen/Uhrzeiten!)
- Startwert und nächsten Wert (ergibt Schrittweite) eintragen,
- dann beide Zellen markieren und
- mit kleinem Fadenkreuz ziehen
Eingabetricks und Zellen nutzen
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1-zu-1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
Manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
Anm.: siehe Zelleigenschaften - Zellen formatieren... - Register Ausrichtung
Neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + + bzw. - einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)
Eingaben in Zellen mit Text, Zahlen und Formeln - Besondere Eingaben von Datum oder speziellen Formaten (Rohtexte).
Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"
Praxis: Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
Als Grundtechnik gilt hier bei Excel wie auch sonst bei Drag & Drop im System:
- mit Strg - Taste wird kopiert
- mit Umschalten - Taste wird kopiert
Bei Dateien/Ordnern kann man dann auch vernachlässigen, ob man Drag & Drop auf demselben Laufwerk oder verschiedenen durchführt!
Zellen markieren
Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche
Tipp: markierte Bereiche, die man häufiger benötigt lassen sich einfach über das Namenfeld (oben links) benennen und in der Arbeitsmappe nutzen.
Neue Spalten / Zeilen / Zellen
Markieren der Spalte(n) / Zeile(n) und dann
- mittels Strg + + einfügen
- bzw. Strg + - entfernen
Bei spantaner Nutzung ohne sinnvolle Markierungen von Zellen oder Zeilen erscheint ein zusätzliches Menü.
Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit...
Datum / Uhrzeit
Problem: Datum-/Uhrzeitzellen sind speziell formatierte Zahlenzellen und bei Uhrzeiten kann es keine negativen Zahlenwerte als Uhrzeitformat geben!
Zahleninhalte mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen - das heißt: 0,0000 entspricht dem 01.01.1900 um 0.00 Uhr
Es sind keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen).
Anm./Hilfe bei Apple/MacOS-Excel-Mappen:
über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)
Benutzerdefinierte Zahlenformate
Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
Gerne auch mit Tausender-Trennzeichen: #.##0,00 "Liter"
Alternativ kann man dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen (z.B. kWh).
Einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten des Users.
Format übertragen
Über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" kann man die Formate aus einer Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen.
Tipp: mit Doppelklick behält man den Kopierpinsel bis man zum Beenden der Formatierungen dann ESC drückt
Zellbezüge (relativ und absolut)
Relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln mit (daher der Name) relativen Anpassungen der Zellbezüge.
Absolute Zellbezüge erhält man durch das Hinzufügen von $ - Symbolen - so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert".
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 erhält man automatisch alle relativ/absolut Kombinationen von Spalten und Zeilen.
Übung und Beispiel für gemischte relative/absolute Zellbezüge:
"kleines 1-Mal-1" - Formel: =B$1 * $A2 zum Kopieren von Multiplikationen aus Spalten- (B$1) und Zeilen-Köpfen ($A2)
Kommentare
Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar einfügen und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden.
Menüband: Überprüfen - Gruppe Kommentare
In den Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare einstellen.
Funktionen
Erste einfache Nutzungen am Beispiel SUMME(): Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
Tipp: vermeiden der Autosumme von Excel ;-)
Andere Standardfunktionen (s.a. Einsatz kaufmännische Praxis)
- ANZAHL()
- ANZAHL2()
- MIN()
- MAX()
- MITTELWERT()
- HEUTE()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter oder Online-Hilfe aus Excel heraus.
DATEDIF()
(Ein Beispiel für versteckte Funktionen in Excel und auch häufig als Lösung von Trainees nachgefragt)
Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder auch Kombinationen
Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link)
Weiterführende Übungen
Fortgeschrittene Techniken
An dieser Stelle als Zusatzthemen und für Excel-Vertiefungen...
Große Tabellen
Wir pflegen in unseren Excel-Seminaren seit vielen Jahren das Thema "Große Tabellen".
Allerdings könnte man das Thema auch beschreiben mit "Wie gehe ich effizient mit den Excel-Tabellen um und welche Helferlein stellt mir Excel beiseite?!"
Im Einzelnen handelt es sich um die folgenden Techniken, die wir jeweils mit Übungen begleiten und nachvollziehen werden:
In Tabellenblatt navigieren
Hier möchte ich die Tastenkombinationen zum effizienten bewegen und markieren in Erinnerung bringen:
- Strg + Cursor : an Tabellengrenzen springen
- in Kombination mit Umschalten - Taste wird markiert
In Arbeitsbereich zoomen
Über die Oberflächen-Zoom- und Ansichtstools den Ausschnitt für die Arbeit optimieren. Insbesondere:
- mit Strg + Maus-Rollrad manuell zoomen
- nach Markieren eines Bereichs: Menüband Ansicht - Gruppe Zoom - Auswahl vergrößern
Tabellenfenster teilen
Mittels Menüband Ansicht - Gruppe Fenster - Teilen lässt sich ein Arbeitsblatt mit geteilten Fensterbereichen nach eigenen Wünschen mit Inhalten darstellen.
Zeilen und/oder Spalten fixieren
Bei langen Tabellen kann man hier die gewünschten Kopfbereiche "festhalten / fixieren", damit man beim Scrollen immer die Tabellenkopfbeschriftungen erhält.
Einstellung mittels Menüband Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster fixieren. Für die Standardwahl "Fenster fixieren" bitte vorher Zelle markieren an der links/oberhalb fixiert wird.
Tipp: die "als Tabelle formatieren" Bereiche zeigen dieses Verhalten automatisch und tragen ihre Spaltenköpfe in die Standardspalten des Tabellenblatts ein.
Ausdruck optimieren
Bei größeren Tabellenblättern sollte man sich die Ausdrucksgestaltung über die Druckoptionen von Excel genauer anschauen.
Als Tabelle formatieren...
Neue 2007/2010er Technologie, die häufig unterschätzt wird als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen.
Unter der Haube handelt es sich allerdings um eine komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen.
Außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(KassenbuchSep[Eingang])
Tipps / Best Practise:
- Tabellen sauber benennen
- Filter-Pfeile ausblenden mittels (z.B.) Ribbon Daten - Filter
- Tabellenbereiche lassen sich auch wieder "In Bereich konvertieren" - also zurückwandeln in Standardbereiche
- Indexspalte nutzen
eine Spalte mit Reihenfolge der Eingabe einpflegen (z.B. "Laufende Nr" oder "Id"), damit sich eine Reihenfolge bewusst pflegen/erzeugen lassen kann
Anm.: bei Filterung reagieren die Standardsummen nicht auf unsere Filterung. Wir brauchen spezielle Summenfunktionen (s. DBSUMME) oder andere Tricks.
Sortieren und Filtern
Wir nutzen die neuen Tabellenformate und das Menüband Daten.
Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und eigentlich völlig OK ist.
Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte pflegen (siehe Best Practise für "Als Tabelle formatieren...")
Wichtige Erkenntnis (bzw. Erinnerung):
beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!)
Bedingte Formatierung
Neue Regeln und Hervorhebungen seit Excel 2007/2010:
- Datenbalken
- Farbskalen
- Symbolsätze
Alle diese Stilmittel lassen sich kombinieren.
Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate...
Hinweis: alle vordefinierten Regeln (z.B. "Top 10 Werte" oder "Obere 10%") lassen sich auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Auch die grafischen Formatierungen können auf die eigenen gewünschten Intervalle konfiguriert werden.
WENN()-Funktion
Logische Funktion mit Parametern: (technisch: verbindliche und optionale Parameter bei Funktionen)
- Prüfung/Bedingung
- Dann-Wert
- Sonst-Wert
Tipp: Syntax beachten (siehe ; als Trenner zwischen Parametern) und Hilfestellung bei Eingabe (Hoverinfo - schwebende Kurzerläuterung zur Eingabe)
Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (→ 10 Zuweisungen)
Die Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen).
SVERWEIS()-Funktion
Die verschachtelten WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
Mit der SVERWEIS()-Funktione lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2) =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
oder mit Tabellen: (Technik: Als Tabelle formatieren...)=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden!
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()
TEILERGEBNIS-Funktion
Mit dieser besonderen "Funktionssammlung" lässt sich eine gefilterte Tabelle jetzt sofort auswerten:=TEILERGEBNIS( 9 ; BestellungenSep[Bestellungen] )
Anm.: hier definiert die "9" die Funktionalität "Summe erstellen"
Die Alternativen: 1 für Mittelwert, ... (siehe Hilfe zur Funktion TEILERGEBNIS)
DB-Funktionen
DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien (Queries).
Übungen zu einfachen
- ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu
- UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile)
bei den Suchkriterienzellen.
Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
DB-Funktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ...
Pivot-Tabellen
Kurzanleitung: mittels Menüband Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
Technischer Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable lassen sich ändern (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
Hinweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren!
(Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Menüband Optionen der PivotTable-Tools)
Es sind mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich.
Datenschnitt einfügen (Menüband PivotTable-Tools - Optionen - Gruppe Sortieren und Filtern) - so lassen sich weitere attraktive Filterungen durchführen.
Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich:
zusätzlich Zeilen für "Abteilung" mit Feld "Team" erweitert - also als 2. Zuordnung bei den "Zeilenbeschriftungen" hinzufügen
Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Zuweisungen und nicht als relative (oder gar absolute) Zellbezüge (z.B. H19) übernommen. So passen die Zellen immer - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat!
Beispiel:=PIVOTDATENZUORDNEN("Gehalt";$A$3;"Abteilung";"IT")
Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung!
Arbeitsmappenvorlagen (*.xltx bzw. *.xltm)
Sammeln von Inhalten, Funktionen oder auch Makros in einer Mappe und bereitstellen als Template
Über neue Mappe - Meine Vorlagen lassen sich dann die Mappen inkl. der aktiven Elemente nutzen
Arbeitsmappenvorlagen mittels "Speichern unter..." und Dateityp Excel-Vorlage *.xltx in passenden Vorlagenordner des Office-Users speichern.
Vorlagen für Mappen mit Makros natürlich mit *.xltm speichern!
Standardordner: C:\Users\benutzername\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen
Anm.: im Windows Explorer einfach deutschen Ordner "Dokumente" aufsuchen...
Die Vorlagen über Menüband Datei - Neu - Rubrik: Persönlich aufrufen/nutzen.
Speicherort für Vorlagen in Vorgänger-Windows/Office:..\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Tipp: Unterordner im Templates-Ordner des Office lassen Registerkarten für Meine Vorlagen entstehen!
Excel 2016 / 2019 / 365 - Special
... eine Übersicht ohne Anspruch auf Vollständigkeit und für Ihre Recherchen im/nach dem Seminar ...
Excel 2016 / 2019 / 365 - neue Techniken
Sechs neue Diagramm-Typen erleichtern die Darstellung von Daten, ohne diese erst umarbeiten zu müssen.
Das ist aber noch nicht alles. Hier ein paar Stichworte zu den neuen Techniken:
- Schnellanalyse
- Blitzvorschau
- Datenschnitt universell einsetzbar
- Empfohlene Pivot-Tabellen
- Tabellen-Datenmodell mit Beziehungen
- Power Pivot integriert
- Externe Datenquellen
- Zeitachse in Pivot-Auswertungen
- Prognose
- Überblick Diagramme
- Histogramm
- Pareto
- Hierarchie (Treemap und Sunburst)
- Wasserfall
- Kastengrafik (Box and Whiskers)
- Blasendiagramm
- 3D-Karte
Aktualisierte und "neue" Techniken
Warum mal "neue" Techniken kursiv oder in Anführungszeichen? Manche der Neuerungen wurden auch schon vor 2016 eingeführt. Dabei manchmal sogar eher "still und heimlich", um die Techniken mal mit den Nutzern zu evaluieren.
Hier für den Anfang ein paar Techniken zum Nachschlagen:
Schnellanalyse
seit Excel 2013; Tipp: einfach mal Tabelle mit Daten markieren und dann auf Schnellauswahl-Werkzeug unten rechts klicken.
Links für Schnellanalyse:
- http://www.huegemann-informatik.de/blog/excel/excel-2013-die-extrem-ntzliche-funktion-schnellanalyse
- https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2012/10/22/quick-analysis-discover-new-insights/ (mit Demo-Mappe)
Blitzvorschau
eine Option - also: Menüband Datei - Optionen - Registerkarte: Erweitert - Automatische Blitzvorschau; aktivieren mit Shortcut Strg + E
Links Blitzvorschau:
- https://support.office.com/de-de/article/Aktivieren-der-Blitzvorschau-in-Excel-2016-4e8cda31-51a7-45b7-ad19-a050ecc63cc4
- https://support.office.com/de-de/article/Verwenden-von-AutoAusf%C3%BCllen-und-Blitzvorschau-2e79a709-c814-4b27-8bc2-c4dc84d49464
Beispiel: Telefonnummer "blitzartig" formatieren
Datenschnitt - jetzt universell einsetzbar
Menüband Einfügen - Gruppe Filter - Datenschnitt; Datenschnitte gehören klassisch zu Pivot, können aber auch bei anderen Datenaufbereitungen genutzt werden
Vorbedingung: Tabellenbereiche "als Tabelle formatieren"
LInk Datenschnitt:
Empfohlene Pivot-Tabellen
einfach nur PivotTable mal schnell per Klick...
Anm.: wer meine Best Practices kennt - ich bin ja nicht so für die "1-Klick-Solutions" ;-)
Tabellen-Datenmodell mit Beziehungen zwischen "Tabellen"
Excel goes Database... geht in Richtung Power View mit Power BI (Business Intelligence) Tools
Power View muss(te) erst einmal als Schaltfläche angeboten und installiert (Silverlight) werden
Beispielhafte Anleitung für Aktivieren der Schaltfläche für "Power View":
Power Pivot integriert
Und wieder Datenbank-Profitechnik und BI: Leistungsstarke Datenanalyse und -Modellierung
LInks Power Pivot:
- https://support.office.com/de-de/article/Erste-Schritte-mit-Power-Pivot-in-Microsoft-Excel-fdfcf944-7876-424a-8437-1a6c1043a80b
- https://support.office.com/de-de/article/Lernprogramm-Erweitern-von-Datenmodellbeziehungen-mit-Excel-Power-Pivot-und-DAX-cf7197d3-1938-490e-93fb-20371e8dd67a
ganz ehrlich: eine Riesenbaustelle und absolute DB-/Excel-Profitechnik Richtung Big Data und BI!
Externe Datenquellen
ging schon immer... siehe Access-Tabellen, SQL-Connections, ...
Zeitachse in Pivot-Auswertungen
seit Excel 2013... Funktioniert wie die Technik der Datenschnitte
hier: PivotTable-Tools - Menüband Analysieren - Gruppe Filtern - Zeitachse einfügen
Prognose
seit Excel 2016 - Menüband Daten - Gruppe Prognosen - Prognoseblatt
Link Prognose:
Histogramm
Daten nach Häufigkeit anzeigen lassen
Links Histogramm:
- https://support.office.com/de-de/article/Erstellen-eines-Histogramms-85680173-064b-4024-b39d-80f17ff2f4e8?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE
- https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2015/08/18/visualize-statistics-with-histogram-pareto-and-box-and-whisker-charts/ (mit Beispieldaten)
Pareto
eigentlich: sortiertes Histogramm
Link Pareto:
Neue Diagrammtypen ab 2016 Preview
Sechs neue Diagramm-Typen erleichtern die Darstellung von Daten
Überblick Diagramme: (inkl. Downloadmöglichkeit für Beisipieldaten für Diagramme)
Hierarchie-Diagramme (Treemap und Sunburst) - für Treemap und Sunburst (Beispieldaten)
Treemap
Sunburst
Wasserfall (auch Brückendiagramme genannt)
Kastengrafik (engl.: Box and Whiskers)
Blasendiagramm - eigentlich schon seit Excel 2007 (!)
3D-Karte - komplett neue 3D-/Visualisierungstechnik - sehr Performancehungrig!
Viel Spaß mit dieser Zusammenfassung und dem Auprobieren der "neuen" Techniken.
So viel zu den Topics und Übungen zum Thema "Excel" mit Seminarschwerpunkt Grundlagen.
Seminarende:
- Letzte TN-Fragen
- Feedback (siehe StudIP - Seminarinfos)
Für persönliche Anmerkungen nutzten Sie gerne auch den BigBlueButton Chat! - Bitte Big Blue Button über "Ausloggen" verlassen (nicht Konferenz beenden)
- TN-Bescheinigungen: siehe Infos in Stud.IP
Ihr Trainer Joe Brandes
