• Office 2016Office 2016

Ab dem 05.12.2019 findet an der VHS Wolfenbüttel ein weiteres Seminar für Mitarbeiter/Innen des LK Wolfenbüttel statt. Die Schulung widmet sich dem Programm Outlook 2016 aus der Microsoft Office-Familie in Kombination mit dem Microsoft Exchange Groupware Server.

 Hier die Rahmendaten:

Ort: VHS Wolfenbüttel, Harzstraße 2-5, 38300 WF, Raum MacOS
Zeiten: Do. 05.12.2019; 08.30 - 15.30 Uhr)

Ich wünsche viel Spaß und Erfolg
Ihr Trainer Joe Brandes

Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen

  • Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
    Microsoft Websites: Tastaturkurzbefehle in Windows oder für Word  , Excel - andere Anwendungen lassen sich einfach finden.
    PCSYS: eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auch (auf vielfachen Wunsch) auf meinem Infoportal bereitgestellt
  • Office Versionen
    klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
    neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 (Office 365)
    Übersicht über aktuelle Office Versionen (Link)
  • Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen und Seminartagen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut und mehr Infos dargestellt!
  • Screenshots: da sich die Seminarthemen im Seminarrhythmus wiederholen bitte gerne auch die Screenshots der anderen Seminartage durchschauen.
    Alle Tages-Screenshots (und Trainerdateien) werden im LK WF über LW T: nach den Seminaren bereitgestellt.

Und los geht es mit den Themen und Inhalten für Outlook...

 

Outlook Seminar

Donnerstag, 05.12.2019; 08.30 - 12.00 Uhr

Orientierungsphase,  TN-Themen klären

 

Outlook 2016

Orientierungsphase,  TN-Themen klären...

 

Wir verschaffen uns schnell einen technischen Überblick...

E-Mail - Client-/Server Prinzip

Der Internet-Dienst E-Mail basiert auf dem klassischen E-Mail-Client / E-Mail-Server Prinzip.
Einfache Erläuterung: Der Client kopiert sich Daten vom Server - eine Kopiermaschine.

Hier eine kurze Gegenüberstellung (möglicher) Techniken:

TechnikGroupware-ClientGroupware-Server
Quasi-Standard MS Outlook MS Exchange Server

Es gibt in der IT auch noch andere Client-/Server Groupware "Gespanne": z.B. Lotus/IBM Notes/Domino.

Microsoft Exchange Server

... zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server:

  • gemeinsam nutzbaren Kontakte
  • Termine/Kalender für Gruppen
  • einfache Abwesenheitsnotiz direkt mit Outlook
  • OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
  • ...

Hier mal eine "Technikübersicht" als einfache Skizze:

tafelbild 20160407 800px

Anm.: bei der Nutzung einfacher Mail-Server fällt immer der "Groupware"-Charakter weg!

E-Mail

Die Sicherheit und der "Datenschutz" einer E-Mail sind vergleichbar einer Postkarte!
Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von

Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"),
Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc" (Blind Carbon Copy)
Tipp: für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz bereitstellen

Hinweis zu "Nur Text" setzen:
Anm.: hier werden keine Formatierungen zugelassen (siehe Typen "HTML" oder "Rich-Text"), was vielen Mitarbeitern im Bereich "Informatik" die Verarbeitung von Mails erleichtert.
Grund: diese Mitarbeiter nutzen seit Jahrzehnten einfachste Mail-Programme (Mail-Clients) in der Konsole - also in einer einfachen Text-Eingabeaufforderung.

Mail-Eigenschaften/Einstellungen:
Betreff-Zeile/Inhalt bitte immer angeben - Anm.: manche Mailer sortieren "leere" Mails aus!
Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen),
Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren,
eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten;
Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte);

Suchordner
Übung: schnell alle ungelesenen Mails anzeigen lassen)

Signaturen
Hier mal eine beispielhafte Signatur (lk-wf.de):

Anm.: Übung mit Erstellungen Signaturen

Beginn Signatur: entgegen meiner sonstigen Website-Formatierungen hier manuelle Formatierungen


-Fachbereichsleitung EDV, Beruf und Qualifikation
-Qualitätsmanagement

Bildungszentrum Landkreis Wolfenbüttel
Harzstr. 2-5
38300 Wolfenbüttel
Telefon: 05331 84-144
Fax: 05331 84-469
Mobil: 0151 28026639
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Internet: www.bildungszentrum-wolfenbuettel.de


Ende Signatur:  manuell eingefügten/formatierte Signaturvorlage "Beispielaccount lk-wf.de".

Es gibt diverse "Vorlagen-Techniken" für das effizientere Erstellen und Komplettieren von Mails...

Vorlagen für E-Mail Erstellungen

Wie in jedem Anwendungsprogramm so auch hier die Möglichkeit das Dokument (hier: die Mail) als Vorlage abzuspeichern.

Outlook-Vorlagen (*.oft)

Kurzanleitung: über Menüband Datei - Speichern unter... den Dokumenttyp auf Outlook-Vorlage (*.oft) ändern.
Man landet standardmäßig im Office-Templates-Ordner (oder bei den eigenen Benutzerdefinierten Vorlagen) - man kann die Vorlage aber auch einfach in einen Ordner nach Wahl speichern. Entweder über

  • Neue Elemente - Weitere Elemente - Formular auswählen... - Vorlagen im Dateisystem auswählen oder
  • neue Mail per Doppelklick auf die Vorlagendatei *.oft

öffnen und weiterbearbeiten.

Anm.: in aktuellen Office 365 (also Outlook 365) hat Microsoft noch eine Extra-Schaltfläche beim E-Mail schreiben eingefügt (Menüband Nachricht - Gruppe Meine Vorlagen - Vorlagen anzeigen), mit dem man die Vorlagen direkt (und überall - siehe Cloud) zur Verfügung hat.

Spezialtechnik: QuickSteps

Menüband Start - Gruppe QuickSteps - Über: Neu erstellen eine Anleitung (hier: Neue Nachricht) nach eigenen Wünschen definieren.
Anm.: auch die anderen Outlook-Objekte (siehe Termin oder Aufgaben) lassen sich so nach eigenen Wünschen vorbereiten.

Und bitte auch an unsere Übung zu den AutoTexten (klassisch: Textbausteine) denken.

Spezialtechnik: Formulare - Mails mit eigenem Aufbau

Größeres Themengebiet mit weitreichenden Möglichkeiten zum Erstellen eigener neuer E-Mail- (aber auch Kontakt- oder Termin-) Dialogsysteme (Formulare).
Tipp: Einblenden des Menübands Entwicklertools über Menüband Datei - Optionen Menüband anpassen - Hauptregisterkarte Entwicklertools aktivieren.
Dort findet man Symbole zum schnellen Auswählen von Formularen (s.a. die Outlook-Vorlagen oberhalb) und zum Entwerfen neuer Formulare (hier: Nachricht).

S/Mime

... Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions ...

Es geht um zwei Aspekte der "Sicherung" von E-Mails:

  • Digitale Unterschrift ermöglichen
  • Nachrichten verschlüsseln

Im einfachsten Fall liegt in unserem Windows bereits ein entsprechendes Zertifikat vor oder muss einfach als Datei (*.pfx bzw. *.p12) importiert werden.

Das "Unterschreiben / Verschlüsseln" selbst ist dann sehr einfach, da es nur einfach einen Klick auf das entsprechende Symbol verlangt:
Menüband Optionen - Gruppe Berechtigung - Schaltfläche Signieren

Als erste Übersicht hier ein paar Infolinks zum Thema:

  • RZ Uni Osnabrück "Signieren und Verschlüsseln von E-Mails" (Link)
  • PSW Group ("SSL-Anbieter"): Wie installiere ich ein S/MIME Zertifikat" (Link)
  • Privater Blog "Doenselmann" (Link / Link)

Abwesenheitsnotizen

Anm.: hierfür sieht die Outlook-Technik über Menüband Datei
aktuell den Eintrag "Automatische Antworten (Außer Haus)" vor:

groupware abwesenheitsnotiz

Eine Konfiguration über das Menüband Datei (siehe oft Google-Recherche zum Stichwort "Abwesenheitsnotiz") bleibt also den Outlook-Nutzern vorbehalten, die an einen Exchange-Server angebunden sind.

Erstellen von Regeln/Filtern

Im Seminar üben wir die Outlook-Regeln mit den Outlook-Board-Techniken.

Übungen: gezielt E-Mails eines Empfängers in eigene UnterOrdnerStruktur verschieben lassen!

Spezielle Regeln: Aufräumen (Postfachregel). Diese Regeln lassen sich über die gleichlautenden Schaltflächen nutzen.
Das Aufräumen lässt sich über Optionen - E-Mail - Unterhaltungen aufräumen konfigurieren: z.B. Ungelesen Nachrichten nicht verschieben.

Nachverfolgung

Über die Technik(en) der Nachverfolgung kann man sich selbst - und per E-Mail auch anderen -  Erinnerungen in Form automatisch gehandelter Aufgaben verwalten, die man dann auch mit Erinnerungen (Weckfunktion) kombinieren kann.

Nachverfolgung

Im Screenshot sind die benutzerdefinierten Einstellungen für Nachverfolgungen beim Erstellen/Versenden einer Mail zu sehen.
Achtung: man kann also auch den Empfängern von Mails diese Nachverfolgung - inklusive Erinnerungen - aufzwingen.

Für die manuelle eigene Verwaltung stehen die "Flaggen" (tiefrot: zeitnah/dringlich bis hellrot oder Grüner Haken für erledigt) zur Verfügung.
Die "Aufgaben" und "Termine", die durch solche Nachverfolgungen erzeugt werden tauchen in den entsprechenden Ansichten beim E-Mailing, den Terminen (Kalendern) und Aufgaben auf.

Infosites:
Microsoft Office Support "Kennzeichnen von e-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung",
Video Andrea Thehos "Outlook - Kennzeichnung als Aufgabenelement - Nachverfolgung" (Anm.: bis ca. 10:00)

Funktions-E-Mail-Adressen

Technische Darstellung: es kann Funktions-Adressen in unterschiedlicher Ausführung geben

  • als eigenständiges Postfach (auf Mail-Server)
    Für die Einrichtung eines eigenständigen Postfachs für einen Funktions-Account sollte es Ansprechpartner bei der Ostfalia geben
  • ohne eigenes Postfach - als
    Funktionsverteiler: die Funktionsadresse wird als Mailalias für verschiedene Konten administriert
    oder andere Lösungen (Mailingliste, E-Mail-Verteiler des Groupware-Servers, spezielle Groupware Mail-Adressen: z.B. Ressourcen bei MS Exchange)

Für die Lösungen "ohne eigenes Postfach" ist (eigentlich) immer ein administrativer Eingriff auf dem Server nötig!

Alle weiteren Infos zu den Funktionsadressen dann immer über Ihre zuständige IT-Abteilung.

Ansichten

Für alle folgenden Umsetzungen in Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte) lassen sich vorbereitete Ansichten (siehe Menüband Ansicht) nutzen.

ansichten

Es lassen sich aber auch jeweils eigene Ansichten auf "Maß" konfigurieren.
Anm.: Screenshot von Outlook 2010 - sie sehen in 2016 identisch aus!

Kalender

Termine anlegen und konfigurieren, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen

Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen...";

Hinweis/Tipps:
Online-Kalender mit Endung *.ics (z.B. Google Kalender) können online verlinkt werden; Kalender können per Mail versendet werden

Gruppenkalender

... gemeinsam mit anderen Mitarbeitern genutzte Kalender über "Kalender freigeben..."
Anm.: hier kurz techn. Problem, weil der Exchange-Server die Kalender nur "per einzelne Freigabe-Mails" abarbeiten wollte - das funktionierte dann aber!

Für das Erstellen, Freigeben und Nutzen von Gruppenkalendern mit Hilfe des Exchange Servers - bzw. der Voreinstellungen auf der Serverseite - sollte man sich erst einmal eine genaue Überlegung zur Nutzung machen und die Koordination mit den beteiligten Mitarbeitern (Konten) suchen.

Oft trifft man hier auch den Begriff der sogenannten Leitungskalender: diese repräsentieren den "öffentlichen" Kalender einer "Leitung". Die Kalender werden aber letztlich von den "Assistenten der Leitung" gepflegt und genutzt.

Manchmal werden Gruppenkalender auch als einfach "Raumbelegungs"-Werkzeuge genutzt.

Kontakte

Man hat neben einer "privaten" Kontakteverwaltung bei Exchange Servern auch immer Zugriff auf ein "öffentliches" Adressbuch: hier als Globales Adressbuch bezeichnet.

Kontakte freigeben 800px

Mit Hilfe von Kontaktgruppen kann man Outlook diverse E-Mail-Kontakte als "Verteiler" beibringen, sodass man einer Vielzahl von Kontakten (E-Mail-Adressen) unter einem "Kontakt" die Mails zukommen lassen kann. Technisch: genau dasselbe, als würde ich die gewünschten Mail-Adressen manuell in die Adressaten kopieren!

Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte

Empfehlung:
eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10,
Übersicht über alle Kontaktfelder

Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten

Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)

Aufgaben

einfache Koordination von Status und Wichtigkeit für Aufgaben

Integration der Fälligkeiten von Aufgaben in den Kalenderansichten (Ausnahme: nicht in Monatsansichten)

Besonderheit: die Nachverfolgungen hier als Infos/Aufgaben

Outlook - Optionen

siehe Menüband Datei - Optionen / Beispiele:
Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen

hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren, F9), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ...

Tipp: AutoTexte

klassisch: Textbausteine; Schlagwort: Schnellbausteine vom Typ AutoText

In Word und Outlook die jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm für Word und NormalEmail.dotm für Outlook) nutzen.

Erstellen von Bausteinen:

  • gewünschten Text schreiben und formatieren,
  • markieren,
  • Tastenkombination Alt + F3,
  • Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden

Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder auch kompletten Namen und dann F3;
oder alternativ über Menüband Einfügen - Schnellbausteine - AutoTexte

Suche in Outlook

Die komplette Suchtechnik (siehe eigenes Menüband Suchtools) ist erst nach Klick in eine Suchbox in den Outlook-Ansichten verfügbar.

Erweiterte Suche 800px

Die Suchen lassen sich bis ins Feinste definieren: Menüband Suchtools - Gruppe Optionen - Erweiterte Suche...
Anm.: normaler Weise läuft (im Hintergrund) eine "indizierte Suche / Indexierungsdienst". Das sorgt dafür, dass bei Einträgen in die Suchbox sofort Standardergebnisse gefiltert werden.

Outlook.pst

Die Nutzung von Outlook ermöglicht auch die Einrichtung von lokalen bzw. Windows Profil-basierten Persönlichen Outlook-Ordner!
Diese werden in einer Datei mit Typ *.pst (oft dann Datei outlook.pst) verwaltet und enthalten Ihre diversen E-Mail, Kalender oder Kontakte-Objekte.

Die Outlook Datendatei kann sich - je nach Windows-OS - an verschiedenen Positionen in der Ordner-Struktur befinden.
Beispiel: Windows 7/10 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien

Archivierungen können manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst) erfolgen.
Das Komprimieren großer Datendateien ist mit eigener Outlook-Komprimierung möglich.

bei Groupware-Servern (siehe wieder Microsoft Exchange oder Alternativen wie CommuniGate Pro):
zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Groupware-Server-Administratoren

 

TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

  • Filter - RegelnFilter - Regeln
  • SignaturenSignaturen
  • KalenderKalender

 

BIZ ISERV + Outlook via. Citrix

Allgemeine Info zu Seminaren im BIZ ab 2019

ISERV im BIZ

Das BIZ Wolfenbüttel bietet über den ISERV (Link: iserv.eu) eine zentrale Verwaltung für die Seminarteilnehmer und Trainer.

Hier folgen eine paar Kurzinfos zu wichtigen Erstinfos und Konfigurationen für die Nutzung der Windows 10 Rechner in den Seminaren.

  • Outlook - KontoOutlook - Konto
  • KontoinfosKontoinfos
  • Konfiguration zulassenKonfiguration zulassen
  • ISERV - WebmailISERV - Webmail
  • ISERV - DateienISERV - Dateien
  • BIZ - ErstkonfigurationBIZ - Erstkonfiguration

 

Kurze Anmerkung zu Passworten:

  • mindestens 8 Zeichen
  • Buchstaben, Sonderzeichen, Zahlen gemischt (komplexe Kennworte)
  • keine Wordanteile aus Wortstämmen/Dictionarys
  • keine Zeichen aus Nutzernamen
  • unterschiedliche Passworte für unterschiedliche Dienste
  • (möglichst ;-) Passworte regelmäßig neu setzen

Tipps zur Passworterstellung:

  • mit "Geekspeak" arbeiten: P(a)ssw0Rd!
  • mit Merksätzen arbeiten: IhdSti2019dISERVe!
    meint: "Ich habe den Seminarteilnehmern in 2019 den ISERV erklärt!
    Gerne noch "salzen" des Passworts: das meint z.B. einfach Zeichenketten (##!!) anhängen/vorsetzen

 

Outlook via Citrix

Anm./Erklärung: Citrix ist die eingesetzte Virtualisierungs-Infrastruktur des LK Wolfenbüttel für Home-Office und andere "Fern-Anbindungen".

Wir können uns also über die Seminarrechner des BIZ an der Citrix-Infrastruktur des LK WF anmelden: Citrix-Online-Plattform 

Die Anmeldung geschieht, wie die Mitarbeiter es auch am LK-EDV-Arbeitsplatz gewöhnt sind - also mit Ihrem Benutzer-/Passwort-Paar.

Über die Plattform/Oberfläche bei der Anmeldung bitte den angegebenen "Receiver ermitteln" und die Nachfragen jeweils bestätigen.

  • access.lkwf.deaccess.lkwf.de
  • Citrix ReceiverCitrix Receiver
  • CTX Outlook 2016CTX Outlook 2016

Und dann lässt sich die "App CTX Outlook 2016" per Klick starten und nutzen!

Anm.: durch die Virtualisierung und Netzwerkübertragungen kann der Start und die Nutzung von Outlook leicht verzögert erscheinen.

 

So weit in Kürze...

 

Ihr Trainer Joe Brandes

 

...

  Privates

... zu Joe Brandes

Sie finden auf dieser Seite - als auch auf meiner privaten Visitenkarte joe-brandes.de einige Hintergrundinformationen zu mir und meinem Background.
Natürlich stellt die IT einen Schwerpunkt in meinem Leben dar - aber eben nicht nur ...

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Private Visitenkarte / Technik: HTML & CSS /
  joe-brandes.de

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... IT-Trainer & Dozent

Ich erarbeite und konzipiere seit über 20 Jahren IT-Seminare und -Konzepte. Hierfür stehen der "PC-Systembetreuer / FITSN" und der "CMS Online Designer / CMSOD". Ich stehe Ihnen gerne als Ansprechpartner für Ihre Fragen rund um diese und andere IT-Themen zur Verfügung!

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BECSS Visitenkarte / Technik: HTML & CSS /
  becss.de

  Hobby

... Snooker & more

Wer einmal zum Snookerqueue gegriffen hat, der wird es wohl nicht wieder weglegen. Und ich spiele auch immer wieder gerne eine Partie Billard mit den Kumpels und Vereinskameraden. Der Verein freut sich über jeden, der einmal in unserem schicken Vereinsheim vorbeischauen möchte.

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Billard Sport BS / Joomla 3.x /
  billard-bs.de

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