Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 04.09.2019 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Word 2010 - Seriendruck" statt. Bitte beachten Sie gerne auch die anderen Beiträge zum Thema Word/Office auf diesem Info-Portal.

Word ermöglicht es, ein einheitliches Dokument für unterschiedliche Empfänger versandbereit zu machen. In diesem praxisorientierten Seminar erfahren Sie, wie Sie einen solchen Serienbrief in Word erstellen können:

  • Kurzdarstellung: Hauptdokument und Datenquellen
  • Feldfunktionen
  • Übungen: Serienbriefe mit Word und Excel
  • Tipps & Tricks
  • Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mi, 04.09.19;  13.30 - 16.00 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

Mittwoch, 04.09.2019, 13.30 - 16.00 Uhr

Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren

Konfigurationen, Online-Resourcen und Tools...

...für die weiteren Arbeiten mit Word

Erstellung von Screenshots mit Windows 10 Bordmittel (Tastenkombi: Win + Druck ):
man erhält automatisch PNG-Dateien im Ordner Bilder\Bildschirmfotos (bzw. Pictures\Screenshots) des Win-Users

Und Bildschirmlupe mit Win + + bzw. Win + - ; Lupe deaktivieren mit Win + ESC
früher: Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)

Einblenden der Dateierweiterungen (Dateiendungen) mittels Windows Explorer ( Win + E ) mit Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen). Bei älteren Windows bitte einfach über Optionen - Ordner- und Suchoptionen...

Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abt13 - Personalentwicklung  
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis über das GITZ (siehe Bestellformular für Software und Skripte).
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html

Arbeitsoberfläche ab Word 2010

neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen

Anm.: über die kleinen Pfeile kommen wir zu den klassischen Dialogfenster: ehemals also Menü Format - Zeichen, Format - Absatz, ...

Seriendruck (mit Excel)

Zusammenspiel Word (Hauptdokument) und Excel (Steuerdatei - Datenquelle)

Seriendruck-Hauptdokumente (Word) und Datenquellen (Steuerdatei - hier: Excel)

Anm.: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck!
Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)

Menüband: Sendungen

Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!

Das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden

SD-Hauptdokumente-Typen:

  • Briefe
  • E-Mails
  • Umschläge
  • Etiketten
  • Verzeichnisse

Datenquellen (Steuerdateien)

Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen,  DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;)

Anm.: Liste nicht vollständig!

Praxis mit Excel-Tabellen

Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter sauber benennen

für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuell benannte Bereiche

Seriendruckfelder einfügen

einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile

Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können

Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")

Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)

hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich

Praxis mit Access Datenbank-Tabellen

... wird selten im Seminar behandel!
In Access werden die effizienteren Auswertungen mittels Abfragen möglich.

Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)

Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
Formatschalter hinzufügen mittels
{mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014

Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen

Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern

Feldfunktionen bearbeiten mit Alt + F9
Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich);
Beispiele für Seitennummerierungen - Empfehlung: Page / SectionPages

Formatierungsoptionen

sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Websiteffice.com Website

Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:

  • Formatschalter (\*)
  • Schalter für numerisches Format (\#)
  • Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@)

andere Hauptdokument-Typen

Etiketten erstellen; Tipp: bei Etiketten über Schalter "Etiketten aktualisieren" die weiteren Datensätze in den weiteren Platzhaltern (Tabellenzellen) einfügen.
Verzeichnisse (Listen) als auch Umschläge werden nicht behandelt.

Feldfunktionen

Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für

  • "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
  • "SectionPages (Seitennummerierung pro Abschnitt)
  • "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
  • "FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
  • "StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)

Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste

Anzeigen der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus

Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)

"Alte" TN-Frage "Rechnen in Word": siehe Anleitungen wie Link 1 , Link 2 , Link 3  (Anm.: nur eine kleine Auswahl)

 

  • Datenquelle verknüpfenDatenquelle verknüpfen
  • Felder sauber zuordnenFelder sauber zuordnen
  • Datum formatierenDatum formatieren

 

Vielen Dank für Ihre tollen Feedbacks und Interessen an unseren IT-Seminaren im Rahmen der Mitarbeiterfortbildung.
Ihr Trainer Joe Brandes

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