Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 04.09.2019 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Word 2010 - Formatvorlagen" statt. Bitte beachten Sie gerne auch die anderen Beiträge zum Thema Word/Office auf diesem Info-Portal.

In diesem praxisorientierten Seminar werden Ihnen Kenntnisse und Fertigkeiten über
die Anwendung der Formatvorlagen vermittelt, die Microsoft Word seinen Nutzern an-
bietet:

  • Absatz- und Zeichen-Formatvorlagen
  • Dokumentvorlagen erstellen und verwalten
  • Designs - einheitliches Dokumentenstyling
  • Textdokumente sauber gliedern
  • Verzeichnisse: Inhalt, Abbildungen, Tabellen
  • Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mi, 04.09.19;  09.00 - 13.00 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

Mittwoch, 04.09.2019, 09.00 - 13.00 Uhr

Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren

Konfigurationen, Online-Resourcen und Tools...

...für die weiteren Arbeiten mit Word

Erstellung von Screenshots mit Windows 10 Bordmittel (Tastenkombi: Win + Druck ):
man erhält automatisch PNG-Dateien im Ordner Bilder\Bildschirmfotos (bzw. Pictures\Screenshots) des Win-Users

Und Bildschirmlupe mit Win + + bzw. Win + - ; Lupe deaktivieren mit Win + ESC
früher: Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)

Einblenden der Dateierweiterungen (Dateiendungen) mittels Windows Explorer ( Win + E ) mit Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen). Bei älteren Windows bitte einfach über Optionen - Ordner- und Suchoptionen...

Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abt13 - Personalentwicklung  
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis über das GITZ (siehe Bestellformular für Software und Skripte).
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html

Arbeitsoberfläche ab Word 2010

neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen

Anm.: diesen kleinen Pfeil brauchen wir dann später z.B. für die komplette Liste mit allen Formatvorlagen!

Ein paar Tipps & Tricks vorweg...

Effektives Markieren

Wort (Doppelklick),
Zeile (links neben Zeile),
Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
Satz (Strg + Klick in den Satz),
Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung,
Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) bzw. mit Strg Anfang Dokument und Ende Dokument
Manuelle Markieren mit Tastatur mit Umschalten + Cursor

Vom "Groben ins Feine" arbeiten

erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"; siehe Linker und Rechter Seitenrand)
→ dann Absatzformate (mit Absatzformatvorlagen)
→ dann Zeichenformate (individuelle Formate mit Zeichenformatvorlagen)

also vom Groben ins Feine überarbeiten und dann "Alles" in einer Dokumentvorlage (*.dotx) ablegen und nutzen!
Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link)

Nummerierungen / Aufzählungen

Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern

Hinweis: 3. Symbol rechts daneben "Liste mit mehreren Ebenen" (Gruppierungen) vermeiden - später bei Formatvorlagen "Überschriften" nutzen!

Absatz- und Zeichenformatvorlagen

Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen

Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" gemäß Dokument (siehe Ü1 bzw. Ü2 in Absätzen)

Anpassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern

Übung zu Formatvorlagen:
Standard: statt Calibri / 11pt / ändern auf Arial / 12pt und andere Abstände vor/nach dem Absatz
Überschrift 1 und 2: Arial, Schriftfarbe "Automatisch" oder eine der "Designfarben"; Farben bitte niemals manuell "anmischen"

Tipp: Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung ("Liste mit mehreren Ebenen") und dann auf eine Gliederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen
Es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen/Kapitelnummern versehen!

Übungen: Eigene neue Formatvorlagen für Absätze und Zeichen erstellt.

Tipp für Kopieren von Texten aus Websites oder PDFs:
Entfernen von Formatierungen über die Zwischenablage → in einfachste Texteditoren (z.B. mit Editor - Notepad von Windows) einfügen → dann erst zu Word kopieren!

Verweise (Menüband)

für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)
Hinweis: auf Aktualisierung der Feldfunktionen vor dem Drucken achten!

Feldfunktionen

Übungen: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für

  • "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
  • "SectionPages (Seitenanzahl pro Abschnitt - Feldkategorie: Nummerierung; wichtig für Seriendruck-Dokumente)
  • "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
  • "FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
  • "StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)

Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste

Anzeigen der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus

Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)

TN-Frage "Rechnen in Word": siehe Anleitungen wie Link 1 , Link 2 , Link 3  (Anm.: nur eine kleine Auswahl)

Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm)

... erläutert und Übungen

Die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder auch AutoTexten für die Dokumente!

Neue "Leere Dokumente" basieren auf Dokumentvorlage "Leeres Dokument" / Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
Pfad ab Kombination Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates  
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
Aktuelle Win10/Office 2016/Office 365: C:\Benutzer\UserName\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen  (der neue Templates-Ordner!)

Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung und Nutzung.

Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert

Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen.

Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen  -> Eigenschaften (Link auf rechter Anzeigeseite) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung konfigurieren

Bilder

... Menüband Einfügen - Grafik

mit Hilfe von Textumbruch (Rechte Maus oder Menübänder) den Textfluss um die Bilder konfiguriert und die Bilder mit Schnellformatvorlagen (Effekten / Rahmungen / Schatten / Spiegelungen) versehen;
neuer Textumbruch: eng bei aktuellen Word-Varianten

Zeichnenelemente / Formen:
auch hier Tipps zum Zeichnen: Proportionen behalten mit Umschalten-Taste; direkt in Zeichnenelemente Text schreiben

SmartArts: neue intelligente "clevere Grafiken"

Beschriftungen:
Bildunterschriften per Kontextmenü hinzufügen und über Absatzformatvorlage Beschriftung auf eigene Formate anpassen.

Über Menüband Verweise lassen sich jetzt einfache Abbildungsverzeichnisse im Dokument einfügen.
Anm.: auch für Tabellen lassen sich Verzeichnisse erstellen.

Tipps zu Farbschema & Designs

Enwurf freien Farbschemas mit Hilfe von Tool wie www.paletton.com (früher: colorschemedesigner.com) oder Kuler von Adobe Photoshop
Die TU Braunschweig besitzt ein festes CI / CD (Corporate Identity / Corporate Design), welches alle zu nutzenden Farben sauber vordefiniert!

Farben

Z.B. Farben aus dem TU BS CD;
Farben landen im Templates-Unterordner - Document Themes - Theme Colors als XML-Dateien:
C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\Theme Colors\TUBS.xml  

Designentwurf

Schriftart, Schriftgrößen, Farben
Planung und Entwurf mit Hilfe von Skizzen (Scribbles) und Dokumentation

 

  • Formatvorlage StandardFormatvorlage Standard
  • DesignfarbenDesignfarben
  • FormatvorlagenFormatvorlagen
  • Seitenumbruch oberhalbSeitenumbruch oberhalb
  • InhaltsverzeichnisInhaltsverzeichnis
  • DokumentvorlagenDokumentvorlagen

 

Vielen Dank für Ihre Super-Feedbacks und Interessen an unseren Seminaren.
Ihr Trainer Joe Brandes

 

Diverse Themen:

Kopf-/Fußzeilen

aktiviert per Doppelklick; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt
weitere Einstellungen: 1. Seite, Gerade / Ungerade Seiten anders ergibt dann 3 individuelle Kopf-/Fußzeilen

mit Abschnitten/Abschnittswechsel (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche - Abschnitt-Variante

Tabulatoren (TabStopps)

Übung (siehe auch Kopf-/Fußzeilen)
eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt;
Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts

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Wer einmal zum Snookerqueue gegriffen hat, der wird es wohl nicht wieder weglegen. Und ich spiele auch immer wieder gerne eine Partie Billard mit den Kumpels und Vereinskameraden. Der Verein freut sich über jeden, der einmal in unserem schicken Vereinsheim vorbeischauen möchte.

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